Электронные перевозочные документы в 1С: зачем нужен 1С-ЭПД и как его внедрить

С 2026 года привычные бумажные документы в грузоперевозках постепенно заменяют электронными. Транспортные накладные, путевые листы и другие перевозочные документы теперь нужно оформлять в цифровом виде, поэтому бизнесу важно заранее подготовиться к новым правилам.

Один из вариантов перехода — сервис 1С-ЭПД. Он позволяет создавать, подписывать, отправлять и получать электронные перевозочные документы прямо в 1С, без перехода в сторонние программы.

В статье разберём, какие документы поддерживает 1С-ЭПД, как подключить сервис, сколько это стоит и на что обратить внимание при переходе на электронный документооборот.

Суть сервиса

С какими документами работает сервис

• транспортная накладная в электронном виде (ЭТрН);
• путевой лист в электронном виде (ЭПЛ);
• заказ-заявка на перевозку (ЭЗЗ);
• сопроводительная ведомость;
• договор фрахтования;
• договор перевозки грузов;
• дорожная ведомость;
• квитанция о приёме груза;
• договор морской перевозки.

Что умеет 1С-ЭПД

• Создаёт все узаконенные формы документов прямо внутри 1С — ставить дополнительные программы не придётся.
• Передаёт документы контрагентам через оператора ЭПД в автоматическом режиме, без ручной пересылки файлов.
• Подстраивается под разные роли участников и разные схемы взаимодействия в цепочке перевозки.
• Поддерживает подписание по машиночитаемой доверенности — для сотрудников грузоотправителя, получателя, перевозчика, фрахтовщика, фрахтователя, а также водителя, врача и специалиста по техосмотру и одометру.
• Оповещает всех участников о ходе перевозки в реальном времени.
• Работает через мобильное приложение — удобно показывать документы прямо в дороге.

Чем электронный формат выгоден компании

• Деньги приходят быстрее. Перевозчики получают оплату в среднем на 2–3 недели раньше, чем при работе с бумажными оригиналами.
• Документы не теряются. Всё хранится в электронном архиве, доступном каждому участнику сделки в любой момент — найти, поправить или распечатать бумагу не составляет труда.
• Меньше влияет человеческий фактор. Система блокирует отправку документа, если в нём есть критическая ошибка.
• Данные под защитой. Обмен идёт по зашифрованным каналам, что исключает утечку и подмену информации.
• Проверка занимает секунды. Инспектору достаточно увидеть QR-код в приложении на телефоне водителя — распечатки не нужны.
• Контролирующие органы работают быстрее. ГИС ЭПД даёт им прямой доступ к данным о перевозке.
• Сокращаются офисные расходы. Меньше трат на бумагу, картриджи и архивные помещения — эффект тот же, что и при переходе на электронную бухгалтерию.
• Повышается репутация. Компании, работающие по ЭПД, выглядят современнее в глазах партнёров, а за счёт оптимизации процессов могут снижать стоимость своих услуг.

С чего начать подключение

• Определиться с программным продуктом. Обмен ЭПД реализован в двух решениях — Доки и 1С-ЭПД, оба входят в партнёрскую сеть ГК Астрал. Наша команда берёт на себя установку и последующее сопровождение любого из вариантов.
• Понять свою роль в цепочке. Нужно зафиксировать, кем выступает компания — отправителем, получателем, перевозчиком, медорганизацией — и назначить сотрудников, ответственных за отправку документов. Им понадобится квалифицированная ЭП и оформленная МЧД; в этом тоже поможем.
• Настроить обмен ЭДО. После того как определён круг контрагентов, из 1С рассылаются приглашения к обмену, а затем проверяются настройки с каждой стороной. Сделать это можно самостоятельно или через техподдержку 1С Connect.
• Подобрать тариф. Зная примерный месячный объём входящих и исходящих документов, легко посчитать, какой пакет выгоднее.
• Протестировать на копии базы. Пилотный обмен с несколькими контрагентами лучше запускать на тестовой копии информационной базы; если тестируете в рабочей — сначала сделайте резервную копию.
• Перейти в промышленную эксплуатацию. Дальше документооборот идёт в штатном режиме со всеми участниками перевозок.
• Следить за обновлениями. Формы документов и настройки транспортного ЭДО меняются вместе с законодательством — важно вовремя обновлять базу.
• Подвести итоги и donести обратную связь. Если возникают технические сложности или пожелания по доработке — можно обращаться напрямую в поддержку.

Стоимость подключения

• в расчёт идут только ЭТрН и ЭПЛ, остальные форматы пока не тарифицируются;
• получатели груза, подписывающие ЭТрН, пользуются сервисом бесплатно;
• медицинские учреждения, которые владелец транспорта привлекает для осмотра водителей и оформления ЭПЛ, тоже освобождены от оплаты.

• свою роль в транспортной цепочке — отправитель, получатель или экспедитор;
• примерное число документов в месяц, входящих и исходящих;
• наличие собственного автопарка;
• какие ещё виды ЭПД (кроме ЭТрН и ЭПЛ) понадобятся после 1 января 2027 года.

Вопросы, которые чаще всего задают на консультациях

• По какому закону переход на ЭПД становится обязательным? Норма закреплена в федеральном законе № 140-ФЗ от 07.06.2025 — им внесены поправки в ФЗ-87 «О транспортно-экспедиционной деятельности». С 1 сентября 2026 года весь документооборот между юрлицами в сфере грузоперевозок обязан вестись только в электронном виде.
• Кому обязательно подключаться к системе? Каждому, кто физически участвует в перевозке — отправляет, перевозит, принимает или получает груз.
• Останется ли бумажный вариант документов действительным? Нет. После 1 сентября 2026 года бумага юридической силы не имеет — работает исключительно электронный документ.
• Придётся ли докупать отдельный модуль для работы с ЭПД? Нет, ничего покупать дополнительно не нужно — функция уже встроена в стандартные конфигурации: 1С:Бухгалтерию 3.0, 1С:Управление нашей фирмой 3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексную автоматизацию и решения на их платформе.
• Как найти раздел ЭПД внутри «1С:Бухгалтерии»? Путь такой: «Продажи» → «Доставка» → «Электронные перевозочные документы». Внутри вкладки выбирается нужный тип документа и создаётся новый экземпляр.
• Перевозчик везёт грузы сразу нескольким получателям — сколько документов оформлять? Один путевой лист на весь рейс плюс отдельная транспортная накладная на каждого получателя.
• Кто отвечает за оформление ЭТрН и заявки на перевозку? Формально — грузоотправитель. Но если перевозчика находит и нанимает получатель или покупатель, роль отправителя для целей документооборота переходит к нему.
• Курьеру тоже нужно оформлять ЭПД?Смотря какая у него схема работы: доставка обычному человеку — документы не нужны; курьер оформлен как ИП или работает через агрегатора — ЭПД готовит отправитель; курьер сам выступает перевозчиком — тогда обязательна регистрация в ГосЛог и полноценное участие в оформлении ЭПД.
• Что нужно сделать, чтобы ЭТрН подписывал менеджер по продажам, а не директор? Оформить на него квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность, зарегистрировать доверенность в реестре ФНС, загрузить сертификат в учётную запись ЭДО и проверить настройки подписания. После этого менеджер сможет подписывать накладные самостоятельно.
• А если между грузоотправителем и перевозчиком стоит экспедитор? Если экспедитор не берёт груз на баланс, а работает как агент, он не участвует в оформлении ЭТрН и ЭЗЗ — это по-прежнему задача грузоотправителя.
• Такси обязано оформлять путевой лист в электронном виде? Жёсткого требования нет — решение остаётся за водителем или транспортной компанией в зависимости от ситуации.
• А если в точке погрузки нет интернета? Место погрузки-разгрузки стоит заранее обеспечить связью. Водителю перед выездом лучше открыть приложение и убедиться, что QR-код загрузился — тогда он останется в кэше и будет виден без сети. Если и у самого водителя при проверке нет интернета, инспектор ГИБДД всё равно найдёт нужный рейс по госномеру машины через систему ГосЛог.
• Самозанятый может подключиться к ГИС ЭПД? Нет, для этого нужен статус ИП или юрлица с подходящим кодом ОКВЭД — самозанятость такой возможности не даёт.
• Сервис 1С-ЭПД работает внутри Доков? Да, полностью — оформление и обмен ЭПД идёт из того же интерфейса, что и обычный бухгалтерский ЭДО, независимо от того, работаете вы через десктопную версию 1С или через веб.
• Можно новой транспортной компании подключить сервис бесплатно хотя бы на месяц? С 1 сентября 2026 года отправка ЭТрН и ЭПЛ станет платной услугой. Но у сервиса Доки, где тоже реализован функционал ЭПД, есть 90 дней бесплатного пользования по входящим и исходящим документам.
• Как в Доках считаются документы — отдельно бухгалтерские и отдельно перевозочные? Нет, счётчик один общий на все типы документов, без разделения по категориям.
• Как быть с перевозками в Белоруссию — какой формат накладной применять? Зависит от того, кто везёт груз. Если перевозчик — российское юрлицо, оформляется ЭТрН и передаётся через оператора в ГИС ЭПД. Если перевозку выполняет белорусская компания, для неё пока действует бумажная накладная единого российско-белорусского образца — так решил Минтранс.
• Белорусскому перевозчику нужно регистрироваться в ГосЛог? Нет, эта обязанность на него не распространяется.
• Компания сама себе и отправитель, и получатель, и перевозчик — нужен ли тогда ЭПД? Только электронный путевой лист, который уходит в ГосЛог. Остальные документы не требуются — груз не передаётся между разными юрлицами, значит, оформлять ЭТрН не нужно.
• Обязательно работать с одним оператором ЭДО на всех контрагентов? Нет. Можно настроить роуминг — либо прямо из 1С:Предприятия, либо через заявку на сайте Астрал.Роуминг.ЭДО (roaming.astral.ru/client). После обработки заявки документы (и бухгалтерские, и перевозочные) уходят контрагентам в их привычную систему — они даже не заметят, через какого оператора прошла отправка.
• Строительная компания возит своё оборудование к заказчику разными перевозчиками — нужны ли ей ЭПД? Да. Раз присутствует элемент коммерческой перевозки, заказчику должны быть оформлены и путевой лист, и транспортная накладная.
• Долго ли ГИБДД проверяет документы на дороге? Буквально пару минут. Даже если у водителя пропал интернет, инспектор свяжется с диспетчерской и найдёт рейс по госномеру машины в системе ГосЛог.

Заключение