Что такое 1С:Распознавание первичных документов и как работает сервис
Возможности сервиса 1С:Распознавание первичных документов:
- Автоматическое распознавание и сопоставление данных. Сервис автоматически определяет тип документа (счет, чек, накладная, акт, ТОРГ-12, УПД) и извлекает значимые поля: номенклатура, ИНН, контрагентов, даты, суммы. При обнаружении отсутствующих элементов в справочнике, система помогает создать их с последующим автоматическим запоминанием для будущих распознаваний.
- Работа с разными форматами и документами. Сервис принимает как графические форматы (JPEG, PNG, TIFF, BMP), так и PDF, текстовые редакторы (Word, Excel) и сжатые папки RAR, ZIP.
- Создание комплектов документов. Сервис помогает объединять связанные документы (накладную и счет-фактуру) в единый комплект с возможностью генерации недостающего экземпляра.
- Формирование электронного архива. Исходные отсканированные изображения подшиваются к финальным документам в программе, обеспечивая целостность документов.
- Существенная разгрузка времени сотрудника. Освобождение от процедуры заполнения полей вручную позволяет перерабатывать большие массивы входящих бумаг в сжатые сроки.
- Снижение вероятности дублирования и сбоев. Исключение ручного ввода уменьшает количество случайных помарок и задвоений записей.
- Удобство и гибкость. Сервис встроен непосредственно в рабочее пространство 1С, а для оперативного сканирования предусмотрено мобильное приложение 1С:Сканер документов.
Как подключить сервис через 1С:ИТС
Для того, чтобы подключить сервис 1С:Распознавание первичных документов через 1С:ИТС, перейдите по ссылке https://portal.1c.ru/ и нажмите на кнопку «Войти».
Рисунок 1 — «Вход»
В открывшемся окне произведите авторизацию (см. рисунок). По вопросам восстановления логина/пароля можно обратиться к своему персональному менеджеру.
Рисунок 2 — «Авторизация»
Нажмите на карточку пользователя и выберите вкладку «Личный кабинет».
Рисунок 3 — «Личный кабинет»
В боковой панели профиля абонента выберите вкладку «Сервисы».
Рисунок 4 — «Сервисы»
Выберите карточку сервиса 1С:Распознавание первичных документов.
Рисунок 5 — «Карточка сервиса»
В карточке сервиса имеется возможность подключить бесплатный тестовый период (250 страниц на 12 месяцев), нажав на кнопку «Получить» (опция возможна, если тестовый период не был использован ранее). Также имеется возможность приобретения сервиса (кнопка «Купить» или через персонального менеджера).
Рисунок 6 — «Тарифы сервиса»
Тарифы приобретения сервиса можно посмотреть ниже.
Рисунок 7 — «Детализация тарифов»
Как подключить и настроить распознавание документов в 1С:Бухгалтерия 8.3
Пробный период сервиса 1С:Распознавание первичных документов также можно напрямую подключить в программе 1С:Бухгалтерия предприятия. В левом меню нужно выбрать раздел «Продажи» или «Покупки» и в подразделе «Сервис» открыть раздел «Распознавание документов».
Рисунок 8 — «Распознавание документов»
Далее необходимо сначала нажать на зеленую гиперссылку «Подключить сервис», а затем на синюю гиперссылку «Начать использовать».
Рисунок 9 — «Подключение»
Через некоторое время с личного кабинета прогрузится информация о количестве доступных страниц для распознания. Также есть возможность подключить тестовый период, нажав на синюю гиперссылку «Получить бесплатно 250 страниц».
Рисунок 10 — «Получить бесплатно»
После нажатия на гиперссылку появится окошко, в котором нужно нажать на кнопку «Подключить».
Рисунок 11 — «Подключить»
В результате проделанных действий баланс страниц должен увеличиться на 250 страниц.
Рисунок 12 — «Увеличение баланса»
Работа с сервисом: сканирование и создание документов
Доступ к функционалу сервиса осуществляется через рабочее место 1С:Распознавание первичных документов:
- Для полного интерфейса: раздел «Продажи» или «Покупки» – «Сервис» – «Распознавание документов».
- Для простого интерфейса: «Документы» – «Основное» – «Загрузить» – «Из скана (фото)».
Рисунок 13 — «Добавить файлы»
Далее выберите нужный документ с компьютера, который собираемся загружать в базу 1С. Для начала распознавания загруженных документов необходимо нажать на кнопку «Распознать». Обычно, процесс распознания занимает всего несколько минут.
Рисунок 14 — «Распознать»
По завершении распознавания баланс уменьшается на количество распознанных страниц. Статусная метка каждого элемента сменяется на «Распознанные», что сигнализирует о готовности к проверке.
Рисунок 15 — «Распознанные»
Для детального просмотра результатов достаточно выполнить двойной щелчок по интересующему документу. На экране разворачивается три панели: изображение исходного документа, шапка документа и его табличная часть.
Рисунок 16 — «Панели»
Для упрощения проверки корректности распознавания, можно нажать на номенклатуру в шапке или табличной части открывшегося документа, и они подсветятся в изображении исходного загруженного документа (см. рисунок). Это позволяет мгновенно сверить правильность распознавания без переключения между окнами.
Рисунок 17 — «Проверка корректности распознавания»
Если какой-то номенклатуры из загружаемого файла нет в базе 1С, его можно создать прямо в рабочем месте 1С:РПД (см. рисунок).
Рисунок 18 — «Создание»
После проверки документа необходимо нажать на кнопку «Создать документ» (верхний левый угол) с последующим выбором требуемого типа.
Рисунок 19 — «Создать документ»
Мобильное приложение 1С:Сканер документов
Документы в сервис 1С:Распознавание первичных документов можно добавлять с помощью мобильного приложения 1С:Сканер документов.
Для того, чтобы добавить новое устройство, необходимо в рабочем месте 1С:РПД нажать на кнопку «Мобильные приложения» – «Добавить».
Рисунок 19 — «Добавить»
В открывшейся форме задайте название мобильного пользователя и в мобильном приложении 1С:Сканер документов отсканируйте открывшийся в форме QR-код или укажите ключ пользователя. Затем нажмите на кнопку «Подключить».
Рисунок 20 — «Мобильное приложение»
Процесс загрузки через телефон интуитивен: можно либо сфотографировать бумажный носитель прямо сейчас, либо подгрузить готовые снимки из галереи устройства.
Рисунок 21 — «Подгрузка»
После того, как отбор завершен, необходимо последовательно отправить пакет на обработку через кнопки «Завершить» и «Распознать».
Рисунок 22 — «Отправка на обработку»
На главном экране видна поэтапная смена состояний: «Отправляется» – «Обработка» – «Загружено». После появления финального статуса «Загружено» все загруженные документы автоматически становятся доступными для проверки и фиксации в учете в рабочем месте 1С:РПД.
Автоматизируйте работу с первичными документами в 1С
1С:Распознавание первичных документов помогает сократить объем ручной работы с первичкой и быстрее переносить данные из сканов, фотографий и файлов непосредственно в 1С:Бухгалтерию 8.3. Сотруднику остается проверить результат распознавания и создать нужный документ в информационной базе.
Сервис особенно полезен компаниям, которые регулярно получают большое количество счетов, накладных, актов, УПД и других документов. А мобильное приложение «1С:Сканер документов» позволяет отправлять первичку на обработку прямо со смартфона.
Если Вам нужна помощь с подключением, настройкой или работой в 1С:Распознавании первичных документов, обратитесь к специалистам «Что делать Внедрение». Поможем подключить сервис и настроить его для работы в Вашей 1С.
Связаться с нами:
+7 (495) 784-71-73
tlm1c@4dk.ru
