Система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости. Документы поступают из любых систем, получают архивные шифры и место в деле, хранятся положенный срок и уничтожаются по акту. Отличие от файлового хранилища: электронная подпись не «умирает» вместе с сертификатом — программа доводит её до архивного формата и продлевает метками времени. Разработан на основе нормативных актов по архивному делу, соответствует требованиям Росархива.
Программа ведёт документ на всём пути от попадания в архив до уничтожения: в каком деле лежит, чем подтверждается его подлинность сегодня и через двадцать лет, когда истекает срок хранения.
Поддержка простой и усиленной подписи — квалифицированной и неквалифицированной. Программа усовершенствует подпись до формата архивного хранения CAdES-A v3 и добавляет новые архивные метки времени по мере истечения сертификатов. Без этого подпись со временем перестаёт что-либо подтверждать.
Описи дел, реестр описей, книга учёта поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение. Они собираются из данных архива, поэтому не расходятся с его фактическим составом.
Документы загружаются через zip-контейнер установленного формата — из 1С или из системы на другой платформе. Либо готовыми сдаточными описями, либо произвольным пакетом: тогда дела определяются автоматически, а описи оформляются в программе.
Принятым документам и делам присваиваются архивные шифры. Ведутся классификаторы подразделений и номенклатура дел: у каждого дела индекс, заголовок и срок хранения. Из карточки видно, где лежит бумажный оригинал.
При приёме сохраняются реквизиты, связи между документами, визы и резолюции бумажных документов и их файлов — история согласования не теряется при передаче в архив. Отдельно передаётся информация о персональных данных.
Программа добавляет копии файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи: такой файл открывается и предъявляется без специального ПО, и на нём видно, кем и когда он подписан. Тексты распознаются, поэтому документ ищется и по содержимому.
Экспертиза ценности с работой экспертной комиссии, автоматический подбор документов и дел к уничтожению по истёкшим срокам, оформление вручную, акты на уничтожение. Файлы уничтоженного документа удаляются и в архиве, и в системе-источнике.
Программа периодически проверяет документы и подписи: цел ли файл, действительна ли подпись, не пора ли добавить метку времени. Права доступа ограничиваются — архив хранит кадровые и финансовые данные. Журнал передачи фиксирует, кому и когда документ выдавался.
Готовая двусторонняя связка с 1С:Документооборот редакций 3.0 и 2.1: передача документов, подтверждения о получении, удаление файлов из рабочей базы, доступ к архивному документу из карточки документооборота. Любое другое решение на платформе 1С подключается через библиотеку интеграции — разрабатывать ничего не нужно.
Продукт покупают там, где документы надо хранить долго и уметь предъявить: срок измеряется годами, а подтверждать подлинность придётся не сегодня.
Договоры и первичка подписываются электронной подписью и существуют только в цифровом виде. Через несколько лет сертификаты подписей истекут, и без продления метками времени такой документ перестанет что-либо подтверждать. Это главная причина покупки.
Кадровые документы, бухгалтерские регистры, проектная документация, дела постоянного хранения. Номенклатура дел, описи, книга учёта поступления и выбытия ведутся по правилам — и пока они в таблицах, они расходятся с фактическим составом.
Учётная система или документооборот тормозят, потому что в них лежат вложения за десять лет. Архив принимает старые документы вместе с историей, а файлы из рабочей базы удаляются — без потери юридической значимости, а ограничений на объём у архива нет.
Уничтожать документы по истечении срока — обязанность, а не право, и хранение лишнего создаёт риск, особенно по персональным данным. Автоматический подбор к уничтожению и акты закрывают это регламентом, а не разовой инвентаризацией.
Проверка, суд, аудит, запрос сотрудника о стаже. Документ нужно найти, показать, кем и когда подписан, и подтвердить, что он не менялся. Поиск по реквизитам и содержимому плюс копия PDF/A с визуализацией подписи закрывают такой запрос за минуты.
Документы живут в бухгалтерии, документообороте, кадрах, а иногда и в системе не на 1С. Архив собирает их в одно хранилище: с 1С:Документооборот интеграция встроенная, с остальными решениями на платформе — через библиотеку интеграции, с внешними — через zip-контейнер.
Документооборот ведёт документ, пока он в работе, архив отвечает за то, что с ним будет потом. Это не два варианта одной задачи: у продуктов встроенная взаимная интеграция, и их обычно ставят один за другим.
| Возможность | 1С:Архив | 1С:Документооборот |
|---|---|---|
| Согласование, подписание и утверждение документа по маршруту | — | ✓ |
| Поручения по документу и контроль сроков исполнения | — | ✓ |
| Регистрация входящих и исходящих, работа с документом в процессе | — | ✓ |
| Обращения граждан по 59-ФЗ, ведомственная переписка | — | ✓ |
| Усовершенствование электронной подписи до архивного формата CAdES-A v3 | ✓ | — |
| Продление подписей новыми архивными метками времени по мере истечения сертификатов | ✓ | — |
| Копии файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи | ✓ | — |
| Регулярная автоматическая проверка документов и электронных подписей на хранении | ✓ | — |
| Архивные шифры документам и делам, структура фондов | ✓ | — |
| Обязательные учётные документы архива: описи дел, реестр описей, книга учёта поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда | ✓ | — |
| Экспертиза ценности, автоматический подбор к уничтожению, акты на уничтожение | ✓ | — |
| Комплектование из любых систем через zip-контейнер, сдаточные описи | ✓ | — |
| Учёт дел с бумажными оригиналами наравне с электронными | ✓ | — |
| Ограничений на объём хранимых данных нет | ✓ | — |
| Электронная подпись документов и файлов | ✓ | ✓ |
| Ограничение прав доступа к документам | ✓ | ✓ |
| Полнотекстовый поиск с распознаванием текста файлов | ✓ | ✓ |
| Номенклатура дел с индексами и сроками хранения | ✓ | ✓ |
| Встроенная интеграция между этими двумя продуктами | ✓ | ✓ |
| Цена поставки, без НДС | 133 400 ₽ | от 63 100 ₽ |
| Что закрывает | Что с документом будет после того, как работа с ним закончена: хранение по срокам, подтверждение подлинности через годы, уничтожение по акту | Что с документом происходит, пока он в работе: регистрация, согласование, подписание, поручения, сроки исполнения |
«—» значит «не входит в задачу этого продукта», а не «невозможно». Обратите внимание на четыре первые строки: по работе с документом в процессе 1С:Архив уступает документообороту — он для другого. Цена документооборота указана как «от»: у него две редакции, ПРОФ 63 100 ₽ и КОРП 327 100 ₽. Главное: продукты не заменяют друг друга, у них встроенная интеграция и общий комплект нормативных документов от 1С.
Связка настраивается штатными средствами, разрабатывать интеграцию не нужно.
Передаются не только файлы, но и реквизиты, связи, визы, резолюции и роли файлов: в архиве видно, кто согласовал и кто подписал, а не просто PDF без контекста. Архив присылает подтверждение о получении и проверке, и только после этого файлы удаляются из рабочей базы.
Архивный документ виден из карточки 1С:Документооборот — по правам, настроенным в самом документообороте. Пользователю не нужно знать, что документ переехал: он открывает его оттуда, откуда привык. Для остальных систем на платформе 1С то же делает библиотека интеграции.
| Наименование | Цена | Действие |
|---|---|---|
| 1С:Архив. Электронная поставка | 133 400 ₽без НДС |
В цене программы — одно рабочее место. Дополнительные места добираются платформенными лицензиями 1С:Предприятие 8, при большой базе нужна лицензия на сервер. Архиву лицензий нужно немного: остальные сотрудники видят документы из своей программы через интеграцию. Отдельно считается дисковое пространство и резервное копирование.
Открытой демо-базы у этого продукта нет, поэтому покажем программу на созвоне со своей: как документы принимаются из вашей системы, как выглядит опись дел и книга учёта поступления, как продлевается подпись метками времени, как подбираются дела к уничтожению. Заодно пройдём официальный опросник 1С по внедрению архива — по нему сразу видно, сколько у вас систем-источников и какие сроки хранения. Бесплатно и ни к чему не обязывает.
Работаем по шагам: каждый следующий этап начинается после того, как закрыт предыдущий.
Поставка — это программа на одно рабочее место. Но главные сопутствующие расходы у архива не в лицензиях: без службы штампов времени и без места под файлы программа не сделает того, за чем её берут.
От этого зависит главная функция продукта. Усовершенствование подписи до архивного формата и новые метки времени требуют доверенной службы штампов времени — её предоставляет удостоверяющий центр, обычно по подписке. Разберём, что уже есть у вашего центра и что понадобится подключить: без этого архив будет просто хранилищем файлов.
Ограничений на объём у программы нет, но место под файлы, копии в PDF/A и резервные копии считается отдельно: сюда переезжают вложения за все прошлые годы, и хранить их придётся десятилетиями. Посчитаем объём по вашим системам-источникам и предложим схему: файлы можно держать в томах на диске, а не в базе.
Цены со страницы 1С:Клиентские лицензии: 9 400 ₽ за одно место, 31 800 ₽ за пять, 60 900 ₽ за десять. Архиву их нужно немного: в нём работают архивист и делопроизводитель, а остальные видят документы из своей программы через интеграцию, не занимая лицензию архива.
Архивная база большая по определению, поэтому клиент-серверный режим берут почти всегда. Со страницы 1С:Лицензия на сервер: Сервер МИНИ на 5 подключений — 21 300 ₽, ПРОФ на сервер — 74 100 ₽, 64-разрядный — 126 800 ₽. Для архива обычно берут 64-разрядный: он снимает ограничение по памяти при больших объёмах.
Обновления конфигурации, сервисы 1С и линия консультаций идут по договору сопровождения. Для архива это существеннее, чем для учётных программ: требования к хранению и форматы подписи меняются, и продукт под них обновляется. С договором приходит «Комплект нормативных документов» по хранению из методики 1С.
Фонды и номенклатура дел со сроками, правила архивных шифров, права доступа, подключение систем-источников, перенос первой партии. Отдельно организационная часть: положение об архиве, состав экспертной комиссии, регламент передачи. Часть закрывает комплект нормативных документов от 1С, остальное делаем вместе: настройку 1С считаем часами.
Четыре вещи, из-за которых от программы ждут не того, что она делает. Проверить их дешевле сейчас, чем после оплаты.
Уникальные тарифы сопровождения 1С с полноценной консалтинговой поддержкой Клиентов.
Зачем заключать договор ИТС после покупки лицензии:
Вы получите:
1С:ИТС ПРОФ
от 4 750 ₽
в месяц
1С:ИТС ПРОФ СТАРТ
от 5 634 ₽
в месяц
1С:ИТС ПРОФ КОМФОРТ
от 8 640 ₽
в месяц
1С:ИТС ПРОФ ОПТИМУМ
от 12 250 ₽
в месяц
ООО «Александра Плюс»
Клиент «Что делать Внедрение»
★★★★★
ООО «АРХ»
Клиент «Что делать Внедрение»
★★★★★
АНО «Центральный дом шахматиста им. М.М. Ботвинника»
Клиент «Что делать Внедрение»
★★★★★
ООО «Федерация шахмат России»
Клиент «Что делать Внедрение»
★★★★★
ИП Калинин В.Н.
Клиент «Что делать Внедрение»
★★★★★
Собрали то, о чём чаще всего спрашивают перед покупкой. Если вашего вопроса здесь нет — задайте его специалисту.
Нет. Согласование, подписание, поручения, контроль сроков и регистрация входящих в архиве не делаются — он принимает документ, когда работа с ним закончена. У продуктов встроенная двусторонняя интеграция и общий комплект нормативных документов от 1С, а типовой порядок такой: сначала документооборот, через год-два архив.
Сертификат подписи действует ограниченное время. Когда он истёк, проверить подпись под старым документом уже нельзя — файл лежит на диске, но ничего не подтверждает. Программа усовершенствует подпись до формата CAdES-A v3 и добавляет новые архивные метки времени. Для этого нужна доверенная служба штампов времени удостоверяющего центра — обычно по подписке, в лицензию она не входит.
Тремя способами. С 1С:Документооборот интеграция встроенная: документы передаются вместе с реквизитами, связями, визами и резолюциями, архив присылает подтверждение, после чего файлы можно удалить из рабочей базы. Для других решений на платформе 1С есть библиотека интеграции. Из систем на других платформах — zip-контейнером установленного формата.
Да, продукт рассчитан на бумажные и электронные документы вместе. Сохраняются реквизиты, связи, визы и резолюции бумажных документов, делам присваиваются архивные шифры, ведётся номенклатура дел со сроками, а журнал передачи фиксирует, кому и когда дело выдавалось. Искать нужно в одной системе, а не сверять электронную опись с бумажной картотекой.
Описи дел, реестр описей, книгу учёта поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и другие обязательные формы. Они собираются из данных архива, поэтому не расходятся с фактическим составом. Продукт разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу и соответствует требованиям Росархива.
Уничтожение по истечении срока хранения — обязанность, а не право, и хранение лишнего создаёт риск, особенно по персональным данным. Программа сама подбирает документы и дела к уничтожению по истёкшим срокам, поддерживает экспертизу ценности и работу экспертной комиссии и формирует акты.
Поставка даёт лицензию на одно рабочее место, дополнительные — клиентские лицензии 1С:Предприятие 8: 9 400 ₽ за одно, 31 800 ₽ за пять, 60 900 ₽ за десять. Архиву их нужно немного: в нём работают архивист и делопроизводитель, остальные видят документы из своей программы через интеграцию. Типовой комплект — программа 133 400 ₽, пять лицензий 31 800 ₽ и сервер 74 100 ₽, около 239 300 ₽ без НДС.
В самой программе ограничений нет — это её заявленное свойство. Но дисковое пространство и резервное копирование ваши, и для архива это существенная часть бюджета: сюда переезжают вложения за все прошлые годы плюс копии в PDF/A. Частично оптимизируется настройкой: файлы можно хранить не в базе, а в томах на диске. Из-за объёма архиву почти всегда нужен клиент-серверный режим.
Самостоятельного демо-доступа по этому продукту нет — открытой демо-базы у него не существует. Вместо этого показываем программу на созвоне со своей базы и проходим официальный опросник 1С по внедрению архива, бесплатно. Договор 1С:ИТС нужен: требования к архивному хранению и форматы подписи меняются, а хранить документы приходится дольше, чем живёт любая версия программы. С договором приходит и «Комплект нормативных документов» по хранению.
Получить бесплатный доступ к программе 1С
