В этой инструкции пошагово разберем, как подключить и настроить 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии 8. Покажем, как установить сертификат электронной подписи, создать учетную запись, отправить приглашение контрагенту, подписывать и отправлять документы, принимать входящие документы и отражать их в учете.
Также рассмотрим обслуживание ЭДО в 1С: замену сертификатов, обновление статусов и действия при окончании срока действия электронной подписи. Инструкция подойдет пользователям, которые впервые подключают электронный документооборот или хотят проверить уже выполненные настройки.
Начало работы с сервисом
Для того чтобы инициировать обмен электронными документами, первым делом удостоверьтесь в наличии установленного криптопровайдера на вашем ПК. Это может быть КриптоПро CSP или ViPNet CSP. При отсутствии данного компонента невозможно шифрование и работа с электронной подписью. Все последующие манипуляции мы будем рассматривать на примере КриптоПро CSP.
Рисунок 1 — «КриптоПро CSP»
Чтобы ваш сертификат электронной подписи корректно отображался в интерфейсе 1С, выполните определенную последовательность действий, описанных ниже.
Примечание: для работы с криптопровайдером и 1С ЭДО требуется нахождение флешки ЭЦП в компьютере.
Запустите КриптоПро CSP, перейдите во вкладку «Сервис» – выберите пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере…» – нажмите «Обзор…».
Рисунок 2 — «Запуск»
В открывшемся перечне считывателей выделите актуальный сертификат (двойным кликом), после чего последовательно щелкните по кнопкам «Установить» и «Готово».
Рисунок 3 — «Выбор актуального сертификата»
Следующий шаг выполните уже внутри информационной базы. Откройте раздел «Администрирование», затем в блоке «Настройки программы» выберите пункт «Обмен электронными документами».
Рисунок 4 — «Обмен электронными документами»
В открывшемся окне выберите пункт «Настройки электронной подписи и шифрования» из раздела «Электронная подпись и шифрование».
Рисунок 5 — «Электронная подпись и шифрование»
Далее нажите на кнопку «Добавить…» и выберите вариант «Для подписания и шифрования из личного хранилища».
Рисунок 6 — «Для подписания и шифрования из личного хранилища»
Система выведет перечень всех имеющихся (в том числе и просроченных) ключей. Выберите из списка нужный и нажмите на кнопку «Далее».
Рисунок 7 — «Далее»
В открывшемся окне выберите пользователей информационной базы, которым будет доступна работа с добавляемым ЭЦП, соответствующую организацию, ПРИ НАЛИЧИИ введите пароль и нажмите на кнопку «Далее».
Рисунок 8 — «Выбор»
После проделанных действий ЭЦП добавится в список сертификатов и будет доступна для использования в информационной базе 1С.
Подключение 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии 3.0
Для подключения 1С-ЭДО в программе 1С Бухгалтерия редакции 3.0 необходимо перейти в раздел «Администрирование» и в подразделе «Настройки программы» выбрать пункт «Обмен электронными документами».
Рисунок 9 — «Обмен электронными документами»
Затем раскройте пункт «Обмен с контрагентами» и нажмите на пункт «Учетные записи ЭДО».
Рисунок 10 — «Учетные записи ЭДО»
Для создания новой учетной записи нажмите «Создать». Далее последовательно укажите организацию, сертификат ЭЦП и нажмите на кнопку «Далее».
Рисунок 11 — «Создание»
В открывшемся помощнике подключения ЭДО заполните поле «Описание учетной записи» (например, текстом «Для 1С ЭДО. Оператор: Калуга Астрал»), поставьте галочку о согласии с условиями использования и нажмите на кнопку «Подключить». На этом этапе данные направляются оператору для регистрации учетной записи в системе.
Рисунок 12 — «Заполнение поля»
Далее введите пароль (или не вводить ничего, если пароль ЭЦП отсутствует) для подписания регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО и нажать на кнопку «Подписать».
Рисунок 13 — «Подписать»
Дождитесь, пока в помощнике появятся все три галочки и нажмите на кнопку «Закрыть».
Рисунок 14 — «Помощник»
После проделанных действий добавляемая учетная запись отобразится в общем списке учетных записей ЭДО. Для каждой организации необходимо создать свою учетную запись.
Рисунок 15 — «Отображение»
Чтобы посмотреть идентификатор учетной записи, необходимо выбрать ее из списка (двойной щелчок) и открыть вкладку «Основное».
Рисунок 16 — «Основное»
Настройка обмена с контрагентами
Для начала электронного документооборота с конкретным контрагентом, необходимо настроить обмен с ним. Для начала откройте справочник «Контрагенты».
Рисунок 17 — «Контрагенты»
Найдите нужного контрагента по ИНН/названию или просто в списке, нажмите на кнопку «ЭДО» – «Пригласить к обмену электронными документами».
Рисунок 18 — «Приглашение к обмену»
В форме отправки приглашения укажите идентификатор контрагента либо отправьте приглашение на все перечисленные системой идентификаторы поочередно и нажмите на кнопку «Отправить».
Рисунок 19 — «Отправить»
Далее необходимо введите пароль от ЭЦП (если он установлен) и нажмите на кнопку «ОК».
Рисунок 20 — «Пароль от ЭЦП»
При успешной отправке приглашения выйдет соответствующее сообщение, которое нужно только закрыть (см. рисунок).
Рисунок 21 — «Сообщение»
Статус отправленного приглашения можно отследить в разделе «Продажи»/«Покупки» – «Текущие дела ЭДО».
Рисунок 22 — «Текущие дела ЭДО»
Примечание: дальнейшую демонстрацию будем производить на примере расширенного интерфейса 1С-ЭДО. Для перехода к нему нажмите на кнопку «Еще» – «Настройки» – «Персональные настройки».
Рисунок 23 — «Персональные настройки»
В открывшемся окне персональных настроек выберите «Расширенный» вариант интерфейса.
Рисунок 24 — «Расширенный»
В папке «Ждем согласия» будут отображаться все отправленные из базы приглашения на обмен электронными документами со статусами подключения и датой отправки. Также, при необходимости, тут можно отозвать приглашение.
Рисунок 25 — «Отзыв приглашения»
Для обновления статусов документов и приглашений необходимо периодически выполняйте обновление раздела «Текущие дела ЭДО» кнопкой «Отправить и получить».
Рисунок 26 — «Отправить и получить»
Массовые отправки и регулярный обмен становятся возможны только после того, как контрагент примет приглашение. Если вы получили приглашение на обмен от вашего контрагента, его необходимо принять, чтобы начать двусторонний электронный документооборот.
Для этого перейдите в папку «Требуется согласие», выберите нужное приглашение и нажмите на кнопку «Принять» или «Отклонить». Подписанные документы фиксируются у оператора и приобретают полную юридическую силу.
Рисунок 27 — «Согласие»
Отправка и подписание документов
Чтобы отправить электронный документ, предварительно сформируйте его в учетной системе (например, реализацию товаров или акт выполненных работ). Выделите нужный документ, нажмите кнопку «ЭДО» и выберите команду «Отправить электронный документ».
Рисунок 28 — «Отправка электронного документа»
Если взаимодействие с данным контрагентом ранее не было установлено, программа автоматически предложит сначала выслать приглашение. Для подписания документов выберите корректный сертификат и введите пароль.
Также можно предварительно просмотреть сформированный документ, а затем инициировать его отправку.
Рисунок 29 — «Отправка»
В модуле «Текущие дела ЭДО» доступна опция создания произвольного документа. Для этого выберите папку «Исходящие» – «Создать произвольный документ».
Рисунок 30 — «Создать произвольный документ»
В открывшемся окне заполните поля «Организация», «Контрагент», «Договор» (при наличии), прикрепите нужный файл и подтвердите отправку.
Рисунок 31 — «Отправка»
Прием и отражение входящих документов
Входящие документы от контрагентов попадают в раздел «Текущие дела ЭДО». Нажмите кнопку «Отправить и получить» – программа автоматически загрузит новые документы и обновит статусы отправленных.
Рисунок 32 — «Отправить и получить»
Далее откройте нужный нам документ и нажмите на кнопку «Утвердить» или «Отклонить».
Рисунок 33 — «Выбор кнопки»
После утверждения появляется возможность подписать документ (кнопка «Подписать и отправить») или отклонить документ (кнопка «Отклонить»).
Рисунок 34 — «Выбор кнопки»
Для отражения входящего документа в учете сопоставьте номенклатуру входящего документа с номенклатурой в информационной базе. Для этого нажмите на «Сопоставить номенклатуру».
Рисунок 35 — «Сопоставить номенклатуру»
В окне сопоставления можно выбрать номенклатуру, уже существующую в базе или создать новую по данным контрагента. В дальнейшем программа запомнит этот выбор и будет подбирать сопоставленную номенклатуру автоматически.
Рисунок 36 — «Подбор номенклатуры»
Теперь вместо надписи «Сопоставить номенклатуру» появится надпись «Создать документы». Нажмите на эту гиперссылку и создайте новый документ учета или подберите уже существующий в базе.
Рисунок 37 — «Создание документа учета»
Далее остается только проверить заполнение документа, скорректировать нужные данные (по необходимости) и провести документ в учете.
Обновление и обслуживание ЭДО
Чтобы сервис работал стабильно и без сбоев, необходимо регулярно обновлять 1С и криптопровайдер до актуальных версий.
Также администрирование включает контроль сроков действия подписи и ротацию ключей.
В случае, если учетная запись ЭДО отображается с красной меткой и предупреждением об отсутствии действительных сертификатов, требуется незамедлительно настройте параметры данной учетной записи.
Рисунок 38 — «Настройка параметров»
В разделе «Сертификаты» программа автоматически предложит удалить недействительные сертификаты.
Рисунок 39 — «Удаление сертификатов»
А затем добавить действующий сертификат.
Рисунок 40 — «Добавление»
Для оперативного контроля статусов всех операций используйте раздел «Текущие дела ЭДО», не забывая периодически обновлять его через кнопку «Отправить и получить».
Храните каждый электронный документ в архиве программы – он имеет полную юридическую силу и может быть предоставлен по запросу. Регулярное администрирование и обновление – залог безопасности и бесперебойного обмена с партнерами.
Настройка ЭДО в 1С: что важно проверить после подключения
Правильная настройка 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии позволяет вести обмен электронными документами непосредственно из учетной базы: отправлять и принимать документы, подписывать их электронной подписью, контролировать статусы и отражать полученные данные в учете. После подключения важно следить за сроком действия сертификатов, своевременно обновлять программу и периодически проверять раздел «Текущие дела ЭДО».
Если при подключении 1С-ЭДО возникли сложности, не отображается сертификат, не отправляются приглашения контрагентам или требуется настроить электронный документооборот с нуля, специалисты «Что делать Внедрение» помогут разобраться в настройках и подготовить 1С к работе с ЭДО.
Получить консультацию:
Телефон: +7 (495) 784-71-73
E-mail: tlm1c@4dk.ru
