При получении материальных ценностей от поставщиков организация обязана оформить доверенность на сотрудника, уполномоченного принимать ТМЦ. Такой документ подтверждает его право действовать от имени компании и подписывать накладные. В 1С:Бухгалтерия предприятия можно быстро сформировать доверенность по унифицированной форме М-2 или М-2а. В этой статье разберем, как создать и распечатать доверенность в программе, чтобы документ соответствовал требованиям законодательства и бухгалтерского учета.
Для чего нужна доверенность на получение ТМЦ
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) выдается сотруднику организации, который получает товары, материалы, оборудование или иные активы от поставщика. Документ подтверждает полномочия получателя и является обязательным при оформлении операций с ТМЦ. Без доверенности контрагент может отказать в передаче груза, а бухгалтерия не сможет подтвердить законность получения ценностей.
Доверенность может быть оформлена:
- по унифицированной форме М-2 — для разовых операций;
- по форме М-2а — если сотруднику регулярно поручается получение ТМЦ.
В 1С можно автоматически сформировать обе формы, при этом данные заполняются на основании документов закупки, что снижает вероятность ошибок.
Как создать доверенность в 1С:Бухгалтерия предприятия
Процесс оформления доверенности в 1С достаточно простой и занимает всего несколько минут. Рассмотрим пошаговый порядок действий.
1. Переход в раздел “Покупки”
Для начала необходимо открыть раздел Покупки и перейти к списку документов «Поступление (акт, накладная, УПД)». Найдите нужную поставку, по которой требуется оформить доверенность, и откройте ее карточку.
2. Создание доверенности
В открывшемся документе нажмите кнопку Создать на основании → Доверенность на получение ТМЦ. Система автоматически создаст новый документ доверенности, заполнив основные реквизиты:
- организацию и поставщика;
- номер и дату доверенности;
- перечень товарно-материальных ценностей, указанных в накладной;
- сотрудника, который будет получать ТМЦ.
Если сотрудник не выбран, его можно указать вручную, выбрав из справочника Сотрудники. При необходимости можно задать срок действия доверенности и дату выдачи.
3. Проверка реквизитов и печать
После заполнения проверьте корректность данных:
- наличие ИНН и КПП организации;
- верные данные получателя и наименование ТМЦ;
- номер и дата доверенности;
- срок действия документа.
Затем нажмите Печать → Доверенность по форме М-2 (или М-2а). Программа сформирует печатную форму, которую можно распечатать или сохранить в PDF.
Регистрация и учет доверенностей
Все выданные доверенности хранятся в специальном журнале, доступном через раздел Покупки → Доверенности. Здесь отображаются:
- номер и дата выдачи;
- сотрудник-получатель;
- поставщик и перечень ТМЦ;
- статус — действующая, использована, аннулирована.
Для контроля можно установить фильтр по состоянию документа или дате окончания срока действия. Если сотрудник не воспользовался доверенностью, ее можно аннулировать, нажав кнопку Отменить.
Настройка нумерации доверенностей
Для удобства рекомендуется настроить автоматическую нумерацию. Сделать это можно в разделе Администрирование → Общие настройки → Нумерация документов. Присвоение уникальных номеров поможет избежать дублирования и упростит поиск доверенностей в журнале.
Типичные ошибки при оформлении доверенности
Чтобы избежать проблем с учетом и получением ТМЦ, обратите внимание на распространенные ошибки:
- не указан сотрудник, получающий ТМЦ;
- неверно заполнен срок действия доверенности;
- не совпадают данные поставщика с реквизитами в документе поступления;
- отсутствует подпись руководителя или печать организации (если используется).
1С автоматически подсказывает, какие реквизиты не заполнены, и не позволяет провести документ без обязательных данных.
Заключение
Оформление доверенности на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерия предприятия — это простой и безопасный процесс. Программа автоматически заполняет реквизиты на основании данных поставки, формирует печатную форму М-2 или М-2а и сохраняет все доверенности в едином журнале. Такой подход обеспечивает прозрачность учета, контроль за движением материальных ценностей и соответствие нормативным требованиям.
