Ведете учет командировок в 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 8.3? Узнайте, как правильно оформить приказ, выдать аванс, принять авансовый отчет и отразить расходы в учете. Актуальные инструкции на 2026 год с учетом последних изменений. В статье вы найдете подробные шаги, скриншоты и ответы на частые вопросы.
Подготовка к оформлению командировки
Для регистрации командировочных выплат требуется перейти в меню «Зарплата и кадры», затем выбрать «Настройки зарплаты», подраздел «Расчет зарплаты» и, наконец, «Начисления». Здесь уже предусмотрена стандартная опция для оплаты командировок.
Рисунок 1 — «Настройка»
В графе «Наименование» введите «Оплата за время командировки». Поле «Код» должно содержать уникальный идентификатор данного вида начисления.
В блоке «НДФЛ» установите переключатель в положение «облагается» и укажите код дохода 2000, соответствующий «Вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, денежному содержанию и иным налогооблагаемым выплатам военнослужащим и приравненным к ним».
Поле «Категория дохода» автоматически заполнится значением «Оплата труда (основная налоговая база)». Галочка «Доход в натуральной форме» нужно поставить, если выплата не производится сотруднику наличными.
Для корректного отражения в отчетности 6-НДФЛ до 2024 года в соответствующем поле указывается, как данное начисление включается в строки 110-113 (с 2024 форма изменена).
В разделе «Страховые взносы» выберите способ учета доходов, облагаемых взносами, например, «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ)».
В подразделе «Налог на прибыль» по статье 255 НК РФ выберите вариант «учитывается в расходах на оплату труда» и укажите подпункт 6 статьи 255 НК РФ.
Блок «Отражение в бухгалтерском учете» требует указания «Способа отражения», который будет использоваться для формирования бухгалтерских проводок. Это значение выбирается из справочника «Способы учета зарплаты». Если подходящий способ отсутствует, его необходимо создать, указав дебетовый счет учета расходов по зарплате.
В разделе «Исполнительное производство» с 01.05.2022 г. в поле «Вид дохода» указывается значение 1 («Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания»).
Флажки «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений» для «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» должны быть сняты.
Рисунок 2 - «Начисление»
Создание приказа (распоряжения) на командировку
К сожалению, в 1С:Бухгалтерии 3.0 отсутствуют кадровые документы, такие как приказы о направлении в командировку или командировочные удостоверения. Однако, существует возможность доработать функционал самостоятельно или привлечь для этого специалиста по программированию.
Выдача аванса на командировочные расходы
Ниже представлено перечисление средств на личный счет сотрудника в качестве аванса для покрытия представительских расходов.
Документ «Списание с расчетного счета»
Местоположение: «Банк и касса» – «Банковские выписки».
Рисунок 3 - «Банковские выписки»
Сформируйте новый документ, нажав «Списание», или отредактируйте существующий, импортированный через «Клиент-банк».
Для типа операции выберите «Перечисление сотруднику под отчет».
Заполните поля документа:
- в «Счет учета», укажите счет 51 «Расчетные счета» и проверьте корректность выбранного банковского счета;
- в поле «Получатель» выберите соответствующего сотрудника;
- в поле «Сумма» внесите размер аванса, выданного на командировку;
- в поле «Статья расходов» укажите статью движения денежных средств, соответствующую «Прочим текущим расходам».
Отметьте галочкой «Подтверждено банковской выпиской» и нажмите «Провести».
Рисунок 4 — «Списание с расчетного счета»
Далее описан процесс выдачи наличных средств из кассы сотруднику как аванс на представительские нужды.
Документ «Выдача наличных средств»
Категория: «Банк и касса» – «Кассовые документы».
Рисунок 5 - «Кассовые документы»
Создайте запись, нажав «Выдача».
Заполните следующие поля:
- в поле «Вид операции» выберите «Выдача сотруднику под отчет»;
- в поле «Получатель» укажите сотрудника, которому выдаются средства;
- в поле «Сумма» внесите сумму аванса, выданную из кассы на командировочные расходы;
- в поле «Статья расходов» выберите статью движения денежных средств «Прочие платежи по текущим операциям»;
- в блоке «Реквизиты для печатной формы» внесите данные для формирования расходного кассового ордера.
Нажмите «Провести».
Рисунок 6 — «Выдача наличных»
Оформление авансового отчета по возвращении
Для оформления командировочных расходов, включая суточные, в программе 1С Бухгалтерия предприятия редакции 8.3, необходимо использовать документ «Авансовый отчет». Этот документ находится в разделе «Банк и касса», далее «Касса» и «Авансовые отчеты».
Рисунок 7 - «Авансовые отчеты»
В верхнем разделе документа следует указать подотчетное лицо, выбрав соответствующего сотрудника из справочника «Физические лица».
На вкладке «Аванс» с помощью кнопки «Добавить» следует внести сведения о выданных сотруднику авансах.
Начисление суточных, а также учет прочих командировочных затрат, таких как билеты на поезд или расходы на проживание, производится на вкладке «Прочее».
При выборе статьи затрат необходимо указать «Вид расхода» — «Командировочные расходы».
Рисунок 8 - «Прочее»
Начисление оплаты за время командировки
В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 отсутствует специализированный документ для оформления командировочных расходов. Следовательно, расчет среднего заработка за период служебной командировки осуществляется вручную. Для его регистрации в системе используется документ «Начисление зарплаты», который находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Зарплата» — «Все начисления». После нажатия кнопки «Создать», выберите «Начисление зарплаты».
При заполнении документа выполните следующие действия:
- «Зарплата за» — выберите месяц, за который производится расчет.
- «От» — установите последний день этого месяца.
Нажмите кнопку «Добавить» для выбора сотрудника, которому положена выплата за время командировки. Затем, используя кнопку «Начислить», выберите следующие пункты:
- «Начисление «Оплата по окладу» — здесь вручную введите количество рабочих дней, исключая дни, проведенные в командировке. Сумма будет рассчитана автоматически.
- «Начисление «Оплата за время в командировке» — вручную внесите рассчитанную ранее сумму к оплате за командировочные дни.
Обязательно проверьте все начисленные сотруднику суммы, а при необходимости внесите корректировки в появившейся форме по ссылке «Начислено».
В графе «НДФЛ» отображается сумма налога, подлежащая исчислению. По ссылке «НДФЛ» в соответствующей форме можно верифицировать расчет налога с нарастающим итогом за текущий отчетный период по конкретному сотруднику.
Рисунок 9 - «Начисление»
Особенности и частые ошибки в учете командировок
- Отсутствие подтверждающих документов: непредоставление посадочных талонов, что особенно важно при электронных билетах для фиксации факта перелета, а также отсутствие чеков.
- Некорректное отражение суточных расходов: включение всей суммы суточных в затраты для налога на прибыль, игнорируя тот факт, что суммы, превышающие установленные нормы, не принимаются к учету.
- Неточности в оформлении авансовых отчетов: ошибки в указании валюты при зарубежных командировках или неверное сопоставление сумм в иностранной валюте и их рублевом эквиваленте.
- Неправильный учет налога на добавленную стоимость: заявление вычета по НДС без его явного отображения в авансовом отчете.
- Искажения при расчете среднего заработка: система 1С:Бухгалтерия имеет ограничения в расчете среднего заработка. Часто данный показатель рассчитывается в 1С:Зарплата и управление персоналом и затем переносится вручную, что может приводить к ошибкам в подсчете календарных дней.
- Неправильная дата признания расходов: отражение затрат не на дату, когда был утвержден авансовый отчет.
