Как настроить и изменить график работы при сокращенном рабочем времени в 1С?

Кадровое дело с каждым годом становится всё сложнее. Бухгалтеру необходимо знать не только принципы расчета и проводки по оплате труда, но и иметь представление о действующих нормах законодательства.

Программы 1С автоматически обновляют законодательную базу. Но программа — это только программа, и корректность ее работы зависит от правильных настроек. Кому по закону положено работать по сокращенному графику и как настроить учет рабочего времени — расскажем в этой статье.

Категории работников, которым положен сокращенный график работы

Предельная продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов. Это оговорено ст. 91 ТК РФ. Работники могут по своему желанию выбирать сокращенное рабочее время, устраиваясь на 1/2 ставки, или по договоренности с работодателем.

Но есть определенные категории сотрудников, которым в обязательном порядке устанавливается сокращенный рабочий день. При этом оплата труда должна соответствовать зарплате по нормальной продолжительности работы (кроме трудовых договоров с несовершеннолетними).

Перечень таких сотрудников определен ст. 92 ТК РФ, но он может быть расширен внутренними локальными нормативами (ВЛН). В Трудовом кодексе РФ к работникам, которым положено сократить рабочее время, относятся:

• Граждане младше 16 лет;
• Работники в возрасте 16–18 лет;
• Инвалиды I и II групп;
• Работники, занятые на вредных и опасных условиях труда.

Существует еще ряд категорий, перечисленных в ст. 173, 174, 176, 258, 320, 333, 350 ТК РФ. Работники, трудящиеся по сокращенному графику, перечисленные в этих статьях, получают зарплату в полном объеме, кроме несовершеннолетних.

По сложным вопросам кадрового учета вы всегда можете проконсультироваться со специалистами компании «Что делать Внедрение» в рамках договора обслуживания программ 1С. Его можно оформить по ссылке https://www.4dk.ru/1c/soprovozhdenie.

Настройка и изменение графиков работы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3

По умолчанию в программе 1С:ЗУП 8 ред. 3 определена 40-часовая рабочая неделя. Настраивается график работы по каждому сотруднику в момент оформления кадровых документов. Это может быть:

• Прием на работу;
• Перевод;
• Кадровое перемещение.

Настройка рабочего времени:

• Откройте справочник «Графики» в меню «Настройка» и создайте или измените документ.
• По блоку «Неполное рабочее время» можно активировать нужную строку — «Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя», или поставить галочку в строке «Считать норму по другому графику».
• Далее, выбрав нужные виды времени, в таблице слева «Расписание работы» заполняются рабочие часы по соответствующим дням. Программа автоматически рассчитает количество рабочих часов за неделю по данным таблицы.

После проверки данных документ записывается по кнопке «ОК». Такой график будет действителен весь календарный год.

ВАЖНО. Если в элементе справочника «График» установлена галочка в строке «Автоматическое обновление по производственному календарю», то при наступлении нового года таблица перезаполняется автоматически и все ручные корректировки будут сброшены.

Если трудовые отношения с сотрудником длятся уже давно, но ему нужно поменять график, в ПО 1С:ЗУП 8 такую операцию проще всего оформить документом «Кадровый перевод», отметив галочкой строку «Перевести на другой график работы» (специфический график должен быть уже настроен в справочнике). При этом убирается галочка со строки «Отразить в трудовой книжке», чтобы изменения условий работы не отражались в отчетных формах СЗВ-ТД и СТД-Р.

Когда сокращение рабочего времени связано с производственной необходимостью и касается отдела, подразделения или цеха, можно создать документ «Изменение графиков работы списком». Как и в предыдущем случае, следует убрать флаг со строки «Отразить в трудовой книжке», так как это кадровое мероприятие и не должно отражаться в отчетах.

Если изменение графика нужно произвести не с начала месяца, удобнее всего установить работнику индивидуальный график с момента приема на работу или с первого числа месяца, но в жизни так происходит нечасто. Например, сотрудник 17 лет с середины месяца стал совмещать работу с учебой. Согласно ст. 94 ТК РФ ему следует установить график работы не более 4 часов в день, до этого работник трудился 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ).

Расчет нормы рабочего времени за месяц

В программе 1С:ЗУП 8 предусмотрены два варианта решения этой проблемы: либо норма рассчитывается двумя отдельными частями (до перевода и после, это должно быть оговорено в ВЛА), либо на переходный месяц составляется отдельный график, в котором соединяется время работы до перевода и после.

Для того чтобы правильно рассчитать норму рабочего времени, в программе необходимо войти в подменю «Настройки» и выбрать вкладку «Расчет зарплаты». Кнопкой «При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени» выбрать одно из действий:

• «Исходя из графиков работы до и после изменения»;
• «Исходя из индивидуального графика работы».

Настройка сокращенного рабочего времени в программе 1С:Бухгалтерия 8.3

В программах по бухгалтерскому учету и производственной деятельности блока по установке особых графиков рабочего времени и возможности вести табель нет (всё же это больше вопрос кадрового дела). Но и в 1С:Бухгалтерия можно применить специфические настройки, чтобы программа корректно рассчитывала оплату труда.

По аналогии с 1С:ЗУП изменение начислений оформляется при приеме на работу или документом «Кадровый перевод». Для этого в подменю «Зарплата» нужно зайти в «Кадровые документы» и выбрать создание документа.

Тогда с момента проведения документа начисления по выбранному сотруднику поменяются автоматически.

Для того чтобы не делать перерасчет индивидуально, в программах 1С можно настроить рабочее время в рамках неполного рабочего дня. Для этого в подменю «Настройки» выбираем строку «Функциональность» и попадаем на вкладку «Функциональность программы».

В этом случае при оформлении перевода на 1/2 ставки программа автоматически пересчитает заработную плату, исходя из заданных параметров.

ВАЖНО. Автоматически в программах 1С (кроме конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3) ставка пересчитывается только с 1-го числа месяца. Если изменения вступили в силу в межрасчетный период, рассчитывать и корректировать начисления потребуется вручную.

Нюансы настройки неполного рабочего времени в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Для бюджетных учреждений настройка программ кадрового учета не менее актуальна, чем для коммерческих. Но, поскольку интерфейс конфигурации 1С:ЗКГУ несколько отличается от стандартного вида, разберем подробнее, как учитывать неполное рабочее время в этой программе.

Как в случае с 1С:Бухгалтерия, необходимо расширить функционал ПО. Для этого на вкладке «Настройки» нужно найти строку «Кадровый учет».

На открывшейся вкладке нужно поставить галочку в строке «Используется работа по неполной ставке». После активации этой функции можно принимать сотрудников на неполный рабочий день, а для расчета отработанного времени в подменю «Расчет зарплаты» (меню «Настройки») нужно найти пункт «Настройка состава начислений и удержаний». При открытии вкладки «Почасовая оплата» нужно поставить галочку в строке «Используется почасовая оплата».

После внесения изменений в настройки программы можно создавать графики работы для отдельных категорий работников.

Аналогично по настройкам 1С:ЗУП 8 ред. 3 создается новый график работы для заполнения справочника либо в кадровых документах можно пометить галочкой строку «Неполный рабочий день».

В программе предусмотрен расчет заработной платы для сотрудников, работающих на 1/8 (восьмая часть ставки), 1/4 (четверть ставки), 1/3 (треть ставки), 1/2 (полставки), 2/3 ставки (две третьих ставки).

ВАЖНО. В форме «Оплата по окладу» указывается полная сумма должностного оклада. Программа автоматически рассчитает начисления, исходя из документов, оформленных по сотруднику.

Линейка продуктов 1С позволяет решить практически все вопросы, возникающие в процессе учета, в том числе и оформление документов кадрового учета. Отслеживать изменения законодательства у бухгалтера не всегда есть время, а в сфере трудовых отношений они происходят достаточно часто.

Программное обеспечение, предоставляемое компанией «Что делать Внедрение» обновляется, как только выходят какие-либо изменения, поэтому и руководство, и кадровики, и бухгалтеры могут быть уверены, что ничего не упустят.

Выбрать наиболее актуальное для вашего бизнеса ПО, а также попробовать работу в демоверсии можно по ссылке: https://www.4dk.ru/1c или по телефону +7 (499) 956-21-70.