Резерв на оплату отпусков представляет собой сумму денежных средств, которую организация заранее формирует для покрытия будущих расходов на выплату отпускных своим сотрудникам. Формирование такого резерва позволяет равномерно распределять расходы по оплате труда в течение всего налогового периода и избежать значительных колебаний налоговой базы.
Создание резерва по отпускам — обязательная процедура в бухгалтерском учете для большинства компаний. В налоговом учете такой резерв является добровольным.
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете могут не создавать организации, которые имеют право вести упрощенный бухучет. Компания, которая имеет право не создавать резерв на оплату отпусков, может формировать его в добровольном порядке. Решение о том, создавать или не создавать резерв отпусков, нужно отразить в учетной политике.
2. Резерв отпусков в бухгалтерском учете
2.1. Общие правила
В учетной политике также отражаются правила расчета резерва отпусков для целей бухучета, которые компания разрабатывает самостоятельно, т.к. в ПБУ 8/2010 они не отражены.
Т.к. резервы по оплате труда относятся к оценочным обязательствам организации с неопределенной величиной и сроком исполнения, то можно ориентироваться на рекомендации бухгалтерского методологического центра (БМЦ) N Р-23/2011/КпР «Оценочные обязательства по расчетам с работниками», в которых рассмотрены два варианта расчета резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.
2.2. Методы расчета резерва в бухучете
2.2.1. Метод обязательств
Метод обязательств — трудоемкий, но более точный.
При использовании этого метода нужно на каждую отчетную дату по каждому сотруднику рассчитать сумму, которую компания должна была бы выплатить ему при увольнении в эту дату. Т.е. речь идет о выплате за все неиспользованные дни отпуска на дату расчета.
Сумму по каждому сотруднику следует определять по формуле:
Р = Д х СДЗ х (1 + СЗ)
Где:
- Д — неиспользованные дни отпуска.
- СДЗ — среднедневной заработок для расчета отпускных, определенный в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства от 24.05.2025 N 540.
- СЗ — ставка страховых взносов с зарплаты сотрудника.
Это точный метод, который отражает фактические обязательства компании по отпускным на дату расчета.
2.2.2. Нормативный метод
Нормативный метод — менее точный, но позволяющий упростить расчеты. Его применяют в случае, если использование метода обязательств для компании трудно реализуемо в силу определенных факторов (особенностей условий хозяйствования, величины компании).
Организация может разработать и применять иной упрощенный метод учета таких обязательств, который может быть менее точным, но должен давать приближенный к точному результат.
При использовании нормативного метода размер резерва определяют как процент от фонда оплаты труда (ФОТ) за отчетный период. Процент отчислений в резерв можно определять на основе данных за предыдущие периоды или плановых показателей.
2.3. Бухгалтерские проводки
В бухгалтерском учете резервы отпусков следует отражать на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (п. 8 ПБУ 8/2010). Целесообразно для удобства открыть отдельный субсчет 96.1.
Начисление резерва отпусков: Дт 20 (23, 25, 26, 44…) — Кт 96.1
Выплата отпускных и страховых взносов за счет резерва: Дт 96.1 — Кт 70 (69)
Списание неиспользованного остатка резерва в конце года: Дт 96.1 — Кт 91.1
Если резерв ежегодных отпусков создан в должном объеме, то отпускные не влияют на текущие расходы периода.
Если суммы созданного резерва окажется недостаточно, то отпускные и взносы с них, не обеспеченные резервом, отражают проводкой: Дт 20 (23, 25, 26, 44…) — Кт 70 (69)
2.4. Порядок создания резерва в бухучете
1. Определиться с периодичностью. Резерв по отпускам в бухгалтерском учете следует формировать не реже, чем на каждую отчетную дату. Если считать резерв отпусков только ежегодно, то его сумма может существенно отличаться от фактических затрат компании на отпуска, так как за год может значительно измениться и численность сотрудников, и уровень оплаты труда.
2. Выбрать метод расчета.
3. Резерв отпусков в налоговом учете
Если решение о создании резерва в налоговом учете принято, то далее организация должна руководствоваться правилами ст. 324.1 НК РФ. В налоговом учете разрешен только один метод — нормативный.
Компания обязана отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Норматив следует рассчитывать по следующей формуле:
Н = ОТпл / ФОТпл х 100%
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете следует формировать ежемесячно.
Р = ФОТ х Н
Расходы на формирование резерва для целей налогового учета относятся к расходам на оплату труда (п. 2 ст. 324.1 НК РФ).
3.1 Пример расчета
- Плановый фонд оплаты труда на год в целом, с учетом страховых взносов – 4 765 000 руб.
- Плановые затраты на оплату отпусков на год, с учетом страховых взносов – 405 000 руб.
- Фактические затраты на оплату труда с учетом взносов за январь — 397 000 руб.
Норматив отчислений в резерв:
Н = 405 000 руб. / 4 765 000 руб. х 100% = 8,5%
Сумма отчислений на 31.01.2026 года:
Р = 397 000 руб. х 8,5% = 33 750 руб.
4. Учет резерва отпусков в 1С:Бухгалтерия 8
4.1. Настройка расчета резервов
Для создания резервов по оплате труда по ежегодным отпускам в настройках расчета зарплаты (раздел «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты») установите флажок «Расчет резервов по оплате труда».
Рисунок 1 — «Настройка зарплаты»
Необходимость формирования резервов для конкретной организации подключается в форме «Настройки учета зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» – ссылка «Порядок учета зарплаты») на закладке «Резервы отпусков».
Рисунок 2 — «Резервы по оплате труда»
1. В настройках резерва укажите год формирования, процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов в поле «Ежемесячный процент отчислений от ФОТ».
2. Для формирования резерв в налоговом учете, установите флажок «Формировать резерв в налоговом учете (по налогу на прибыль)» и в поле «Предельная сумма отчислений в резерв» укажите предельную величину, до достижения которой будут начисляться резервы в налоговом учете.
3. Для определения количества дней неиспользованного отпуска при инвентаризации необходимо указать продолжительность ежегодного отпуска в поле «Продолжительность ежегодного отпуска работников». По умолчанию продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. При инвентаризации это количество дней будет уменьшено на фактически использованные дни отпуска.
4. По ссылке «История» можно посмотреть настройки расчета резервов по годам. Наименование резерва заполняется из справочника «Оценочные обязательства и резервы» (резерв ежегодных отпусков уже создан программой).
Начисление и отражение в учете резерва отпусков производится в соответствии с заданными настройками при закрытии месяца регламентной операцией (раздел «Операции»). При нажатии на ссылку «Начисление резервов по оплате труда» – «Открыть «Помощник начисления резервов по оплате труда» можно посмотреть документ начисления резерва за месяц и сформировать справку-расчет резерва.
4.2. Начисление резерва
Начисление и отражение в учете резерва отпусков производится при закрытии месяца регламентной операцией (раздел «Операции»).
Рисунок 3 — «Начисление резервов по оплате труда»
Документы по начислению резерва можно также просмотреть из рабочего места «Резервы по оплате труда» (раздел «Зарплата и кадры»).
Документ начисления резерва «Резервы по оплате труда» с типом операции «Начисление» содержит пять закладок: «Начисления», «Взносы», «Расчет обязательств и резервов», «Обязательства и резервы по сотрудникам», «Обязательства и резервы (сводно)».
Рисунок 4 — «Резерв по оплате труда: Начисление»
По документу будут сформированы следующие проводки:
- Дт счет затрат Кт 96.01.1 - начисление оценочного обязательства (резерва)
- Дт счет затрат Кт 96.01.2 - начисление страховых взносов с обязательства (резерва)
- Дт счет затрат Кт 96.01.2 - начисление страховых взносов на травматизм с обязательства (резерва).
Все расходы на оплату отпусков и страховые взносы с них в течение года следует списывать за счет резерва. Если суммы резерва не хватит, то не обеспеченные резервом суммы отпускных и взносов нужно включить в расходы по состоянию на 31 декабря (п.3 ст. 324 НК РФ).
В отличие от резерва в бухучете, в налоговом учете нельзя списать за счет резерва компенсацию за неиспользованный отпуск. По мнению Минфина, отпускные и компенсация — это разные виды расходов на оплату труда, отраженные в разных пунктах ст. 255 НК РФ.
По состоянию на 31 декабря каждого года необходимо провести инвентаризацию резерва с учетом количества дней неиспользованного отпуска и среднедневной зарплаты по каждому работнику (п. 4 ст. 324.1 НК РФ, Письмо Минфина от 11.01.2013 N 03-03-06/1/4).
В программе 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 для инвентаризации необходимо регистрировать документ «Резервы по оплате труда» с типом операции «Инвентаризация».
5. Инвентаризация резерва
По состоянию на 31 декабря каждого года необходимо провести инвентаризацию резерва.
Рисунок 5 — «Резервы по оплате труда: Инвентаризация»
Если окажется, что рассчитанная сумма резерва больше, чем его фактический остаток на конец года, то резерв нужно пополнить, включив разницу в состав расходов на оплату труда.
Если же фактический остаток оказался больше расчетного, то резерв следует уменьшить и отнести разницу на внереализационные доходы.
Возможна ситуация, когда компания решит со следующего года больше не формировать резерв. Тогда весь остаток резерва на конец года нужно отнести на внереализационные доходы (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).
5.1 Практический пример
Остаток резерва по отпускам в компании ООО «МЕГАПОЛИС-СЕРВИС» на начало 2026 года был равен 30 000 руб. Фактический фонд оплаты труда за 2025 год с учетом страховых взносов был равен 4 300 000 руб. Сумма пополнения резерва за год:
Рп = 4 300 000 руб. х 8,5% = 366 000 руб.
Компания за год фактически использовала для оплаты отпускных и взносов 410 000 руб. резерва. Остаток резерва на 31.12.2025 года:
Ро = 30 000 руб. + 366 000 руб. – 410 000 руб. = 14 000 руб.
По результатам инвентаризации на основе среднедневного заработка и неиспользованных дней отпуска расчетная сумма резерва на 31.12.2025 получилась равной 37 000 руб. Поэтому компания дополнительно пополнила резерв на сумму:
Рп = 37 000 руб. – 14 000 000 руб. = 23 000 руб.
Если организация обязана создавать бухгалтерский резерв, но не делает этого, то такие действия могут быть расценены как грубое нарушение правил учета расходов, что наказывается штрафом (ст. 120 НК РФ).
Если же организация не обязана формировать резерв отпусков в бухучете, то никаких санкций за его отсутствие не будет. Не отражать в учете оценочные обязательства, в том числе не создавать резерв на оплату отпусков, могут только организации, которые применяют упрощенные способы ведения бухучета. Решение о том, что резерв на оплату отпусков не создается, нужно зафиксировать в учетной политике.
6. Ответственность и последствия
Если организация обязана создавать бухгалтерский резерв, но не делает этого, такие действия могут быть расценены как грубое нарушение правил учета расходов, что наказывается штрафом (ст. 120 НК РФ).
В налоговом учете резерв отпусков не обязателен по закону, поэтому наказаний за его отсутствие не будет. Однако если его не создавать, налоговая нагрузка внутри года будет распределяться неравномерно.
