Инвентаризация — это обязательная процедура сверки фактического наличия имущества и обязательств компании с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Она позволяет выявить ошибки учета, излишки, недостачи или порчу активов. Проверке подлежит не только собственное имущество организации, но и то, что учитывается за балансом: например, арендованные основные средства или товары, принятые на ответственное хранение.

Все юридические лица обязаны применять новый стандарт — ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». При этом продолжает действовать и общая норма закона о бухгалтерском учете (ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ).

Когда инвентаризация обязательна: перечень расширился

Ранее процедура была строго обязательна:

• Перед составлением годовой отчетности;

• При смене материально ответственных лиц; 

• Выявлении хищений;

• Чрезвычайных ситуациях. 

Новый стандарт добавил еще несколько оснований:

• Передача имущества (например, в аренду, безвозмездное пользование или доверительное управление), а также его возврат;
• Реорганизация компании (все формы, кроме преобразования);
• Порча или утрата активов;
• Чрезвычайные ситуации (пожары, аварии, затопления);
• Требование членов коллектива (бригады) при коллективной материальной ответственности.

 Сроки проведения инвентаризации

• Основные средства можно проверять не реже одного раза в три года.

• Библиотечные фонды — не реже одного раза в пять лет.

Что нового разрешил ФСБУ 28/2023

Новый стандарт сделал процедуру более гибкой:

• Технический учет— если физический пересчет невозможен или экономически неоправдан (например, запасы на элеваторе или нефть в резервуаре), разрешено использовать альтернативные методы контроля: фото и видео фиксацию, показания счетчиков, данные технических замеров.

• Несколько комиссий — компания может создать несколько инвентаризационных комиссий, закрепив за каждой свой участок работы.

• Особый порядок для микробизнеса — если в штате числится только руководитель (или руководитель и бухгалтер), создавать постоянно действующую инвентаризационную комиссию не обязательно.

На что обратить внимание при инвентаризации

• В состав комиссии нельзя включать материально ответственных лиц, отвечающих за проверяемое имущество.

• Если в работе комиссии не участвует более 1/5 ее членов, результаты инвентаризации считаются недействительными.

• Выявленные излишки теперь нужно оценивать по справедливой стоимости — это понятие активно используется в современных стандартах учета (ФСБУ).

Таким образом, инвентаризация остается важнейшим инструментом контроля, а обновленные правила делают ее более адаптированной к реалиям современного бизнеса.

Подготовка к инвентаризации

ФСБУ 28/2023 устанавливает четкий алгоритм действий руководителя до начала проверки.

Организационный этап

1. Нужно приказ (форма ИНВ-22 или свободная). В документе обязательно указать:

• состав инвентаризационной комиссии (председатель и члены);
• даты начала и окончания проверки;
• причину проведения (годовая отчетность, смена МОЛ, и т.д.);
• перечень проверяемых активов и обязательств.

2. Сформировать комиссию с учетом новых требований:

• материально ответственные лица (МОЛ) не могут проверять свои участки;
• при больших объемах разрешено создавать несколько комиссий;
• если в штате только директор (или директор + бухгалтер), комиссию можно не создавать;
• отсутствие более 1/5 членов комиссии делает результаты недействительными.

Материально-техническое обеспечение

Комиссии необходимо предоставить (п. 7 ФСБУ 28):

• весовое и измерительное оборудование;
• средства связи;
• транспорт для выезда к удаленным объектам;
• доступ ко всем помещениям и документам (включая забалансовые активы).

Документальная подготовка

До начала проверки комиссия обязана:

• получить от МОЛ последние приходные и расходные документы;
• взять с МОЛ расписки о том, что все ценности оприходованы, а выбывшие — списаны (п. 27 ФСБУ 28);
• обеспечить присутствие МОЛ во время проверки на их участках (п. 23 ФСБУ 28).

Что и когда проверяем: объекты и сроки

Объекты инвентаризации (п. 18 ФСБУ 28):

• активы;

• основные средства, НМА, запасы, денежные средства, финансовые вложения, дебиторская задолженность;

• обязательства;

• кредиторская задолженность, кредиты, займы, оценочные обязательства;

• источники финансирования;

• уставный, добавочный, резервный капитал, нераспределенная прибыль;

• забалансовые объекты;

• арендованные ОС, товары на хранении, бланки строгой отчетности;

• неучтенные объекты;

• имущество, права, обязательства, не отраженные в учете.

Сроки проведения (п. 15-16 ФСБУ 28):

• Годовая отчетность— на 31 декабря каждого года. 

• Основные средства — раз в 3 года, библиотечные фонды — раз в 5 лет.

• Передача/возврат активов (аренда, управление) - непосредственно перед передачей или после возврата.

• Смена МОЛ - на день приемки-передачи дел.

• Смена бригадира или выбытие более 50% бригады - на момент требования.

• Утрата или порча активов - сразу после установления факта.

• Пожар, авария, ЧС – по окончании события (при возможности).

• Реорганизация (кроме преобразования) - перед составлением передаточного акта.

• Ликвидация - перед составлением промежуточного ликвидационного баланса.

Важно: точные даты начала и окончания инвентаризации устанавливает руководитель в приказе. Для годовой инвентаризации допускается использовать данные на 1 октября, если проверка проводилась не ранее этой даты.

3.    Методы инвентаризации по ФСБУ/28

Основные методы проверки фактического наличия:

• Сплошной метод — проверяются все объекты (обязателен для годовой инвентаризации).

• Выборочный метод — проверка части активов (например, при смене МОЛ).

• Документальная проверка — для обязательств и прав (сличение документов с учетом).

• Наблюдение (верификация) — визуальный осмотр объектов без пересчета.

Технические приемы (п. 9 ФСБУ 28):

• Фото- и видеофиксация — разрешена вместо физического пересчета, если это слишком затратно или сложно.

• Анализ косвенных данных — когда прямой пересчет невозможен (объем сырья в емкостях).

Специальные методы:

• Контрольные запуски — для сложного технологического оборудования (проверка фактического расхода сырья).

• Инвентаризация-перекличка — один член комиссии называет характеристики, второй сверяет с документами (для крупных складов).

Разрешено комбинировать разные методы для разных групп активов.

Чек-лист «Готовность к инвентаризации»:

Организационные документы:

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) подписан.

• Утвержден состав комиссии (без МОЛ на их участках).

• Определены причины и сроки проверки.

• Утвержден перечень проверяемых объектов.

Материально-техническая база:

• Весовое и измерительное оборудование готово.

• Обеспечена связь и транспорт (при необходимости).

• Обеспечен доступ ко всем помещениям.

Документы и сотрудники:

• От МОЛ получены последние отчеты и расписки.

• МОЛ уведомлены о необходимости присутствия.

• Определены приоритеты проверки (при частичной инвентаризации.

Основные изменения с 1 апреля 2025 года

Основные изменения с 1 января 2026 года

Если вы коммерческая организация — в 2026 году ничего дополнительно делать не нужно, кроме как соблюдать ФСБУ 28, введенный в 2025-м. Если вы госучреждение — с 1 января 2026 года обязаны применять новые электронные формы описей и актов.

Для бюджетных учреждений и госсектора с 1 января 2026 года вступили в силу новые унифицированные формы электронных документов для инвентаризации (Приказ Минфина No 144н) .

Что именно изменилось — появились новые обязательные формы (к уже существующим добавились специализированные)

Как провести инвентаризацию кассы в 1С

Инвентаризация денег в кассе — это простая сверка: сколько денег по документам и сколько на самом деле. Обычно её проводят перед отчётом, но бывают срочные случаи:

• кассир уходит в отпуск;

• принимаете нового кассира;

• или просто нужна проверка.

Пошаговая инструкция в 1С:

• Зайдите в раздел «Банк и касса» → выберите «Инвентаризация кассы».

• Нажмите кнопку «Заполнить» — программа сама подставит остатки по учёту.

• Перейдите на вкладку «Проведение инвентаризации» и укажите период, название документа-основания, причину инвентаризации.

• Если есть расхождения, 1С покажет разницу. Документ готов — можно распечатать акт (форма ИНВ-15), приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22).

Инвентаризация ОС и ППА в 1С: как провести и не запутаться

Если в компании есть основные средства (ОС) и права аренды (ППА), рано или поздно их придётся пересчитывать. В 1С для этого есть удобный инструмент — документ «Инвентаризация ОС». Разберёмся, как им пользоваться и на какие тонкости обратить внимание, особенно если у вас есть арендованные объекты.

Важный нюанс про ППА

Если у вас есть право аренды (ППА), инвентаризация проводится по тем же правилам, что и для собственных основных средств. Это требование п. 10 ФСБУ 25/2018.

Но есть два нюанса, которые легко упустить:

• Местонахождение — в описи (форма ИНВ-1) указывайте фактический адрес, где находится арендованный объект, — то есть где он реально стоит или лежит (п. 23 ФСБУ 28/2023).

• Статус — автоматически 1С ставит «собственное», а вам нужно вручную исправить на «арендованное». И не забудьте добавить срок аренды — в типовой форме этого поля нет, придётся дописать.

Зачем нужен документ «Инвентаризация ОС»

Этот документ — ваш главный помощник, если нужно:

• подготовить приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22);

• составить инвентаризационную опись (ИНВ-1);

• оформить сличительную ведомость (ИНВ-18), если найдены расхождения.

Важно: сам документ не формирует проводок и не меняет учёт. Он только для фиксации фактов и печати бумаг.

Как создать и заполнить «Инвентаризацию ОС»

1. Зайдите в раздел «ОС и НМА» → «Учет основных средств» → «Инвентаризация ОС» и нажмите «Создать».

2. Заполните шапку:

• Местонахождение ОС — подразделение, где числится имущество.

• МОЛ — материально-ответственное лицо, которое отвечает за сохранность.

3. Перейдите на вкладку «Основные средства» и заполните два столбца:

• Наличие по данным учета — если объект уже есть в базе.

• Фактическое наличие — если объект обнаружили при инвентаризации (например, нашли старый принтер в кладовке).

4. Можно нажать кнопку «Заполнить», и программа сама подтянет все ОС из учёта. А если что-то нашли лишнее — просто добавьте строку вручную.

5. На вкладка «Проведение инвентаризации» укажите: 

• даты начала и окончания проверки;

• причину (плановая, смена МОЛ и т.д.);

• номер и дату приказа-основания.

6. На вкладке «Инвентаризационная комиссия» добавьте председателя и членов комиссии — тех, кто реально будет считать и подписывать.

7. Из документа можно сразу распечатать:

• Приказ (ИНВ-22) — до начала;

• Опись (ИНВ-1) — по факту;

• Сличительную ведомость (ИНВ-18) — если есть расхождения.

Почему новое ОС не попадает в инвентаризацию

Главная причина — документ «Поступление основных средств» только создаёт объект в учёте, но не заполняет специальные регистры сведений, которые нужны для инвентаризации.

Когда вы нажимаете кнопку «Заполнить» в документе инвентаризации, программа обращается к трём источникам:

• Регистр сведений «Местонахождение ОС»;

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01.01;

• ·Справочник «Основные средства».

Если в регистре «Местонахождение ОС» нет актуальной записи для вашего нового объекта — с указанием подразделения и материально-ответственного лица (МОЛ), — то при автоматическом заполнении это ОС просто не появится в списке.

Инвентаризация ОС с помощью ТСД

Если вы работаете с терминалами сбора данных (ТСД), в 1С можно подключить драйвер и проводить инвентаризацию основных средств прямо на складе, сканируя штрихкоды. Это ускоряет процесс и снижает риск ошибок.

Как подключить:

1.    Раздел «Администрирование» — «Подключаемое оборудование» — «Подключить новое».

2.    Выберите тип «Терминалы сбора данных» и нужный драйвер (например, CLEVERENCE).

3.    Укажите организацию и настройте параметры подключения (база, склад).

4.    Сохраните — и можно работать.

Инвентаризация НМА и прав в 1С: как не запутаться в сроках и документах

Помимо основных средств, ежегодной проверке подлежат и нематериальные активы, а также всевозможные права — лицензии, патенты, товарные знаки. Проверьте у объектов НМА следующие моменты.

В ходе инвентаризации нужно убедиться, что:

• есть все документы, подтверждающие права (патенты, свидетельства, лицензионные договоры);

• объекты правильно и своевременно отражены в учёте;

• элементы амортизации (срок полезного использования, способ начисления) актуальны — при необходимости их можно пересмотреть;

• нет ли неучтённых активов, которые «всплыли» в ходе проверки.

Результаты инвентаризации оформляются по состоянию на 31 декабря. Если инвентаризация проводилась раньше (но не ранее 1 октября), датой отражения результатов всё равно будет 31 декабря.

Излишки НМА

Если обнаружили неучтённый актив — это не новый факт хозяйственной жизни, а ошибка прошлых лет. Просто вы что-то упустили при постановке на учёт. Исправьте ошибку по правилам ПБУ 22/2010:

• Если ошибка существенная — скорректируйте через счёт 84 (нераспределённая прибыль).

• Если несущественная — исправьте в текущем периоде через прочие доходы.

Когда первичные документы утеряны и восстановить их невозможно, актив оприходуйте:

• По балансовой стоимости аналогичных объектов (если есть с чем сравнить);

• Или по справедливой стоимости (если аналогов нет).

• Сумму отнесите на доходы.

Недостачи НМА

Если актив числится, а по факту его нет (украли, сгорели документы, истёк срок действия патента без продления), спишите его балансовую стоимость. Следующим шагом:

• если есть виновное лицо — сумма относится на него;

• если виновных нет — в расходы.

Что делать с малоценными НМА и прочими правами

ФСБУ 14/2022 требует контролировать не только полноценные НМА, но и:

• малоценные НМА (стоимостью ниже лимита);

• объекты интеллектуальной собственности, которые не соответствуют всем признакам НМА (например, неисключительные права по лицензионным договорам).

Такие права могут учитываться на забалансовых счетах, на счёте 97 (расходы будущих периодов) или даже сразу списываться на затраты. Но контролировать их наличие и движение всё равно нужно.

Как в 1С отслеживать все права

В 1С:Бухгалтерия предприятия есть удобный механизм для учёта прав, не являющихся НМА. Все сведения собираются в регистре «Результаты интеллектуальной деятельности». Там хранится:

• дата окончания использования (срок полезного использования);

• первоначальная стоимость права (из первичных документов).

Записи в регистр попадают при проведении документов:

• «Приобретение прав» (для постановки на учёт новых прав);

• «Инвентаризация НМА» (при пересмотре срока или выявлении ошибок).

Посмотреть сводные данные можно через «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»). Так вы всегда будете видеть, какие права у компании есть и когда они истекают.

В справочнике «Нематериальные активы» тоже есть графа «Срок действия права» — но она чисто информационная, на признание затрат не влияет. А вот в документе «Приобретение прав» срок указывается обязательно — именно от него пляшет программа при заполнении инвентаризации.

Документ «Инвентаризация НМА» в 1С

В 1С есть специальный документ «Инвентаризация НМА» (раздел «ОС и НМА»). С его помощью можно:

• сформировать приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22);

• распечатать инвентаризационную опись НМА (ИНВ-1а);

• составить сличительную ведомость (ИНВ-18) для НМА;

• а для прочих прав (лицензий, малоценных НМА) — создать ведомость прав на результаты интеллектуальной деятельности.

При нажатии кнопки «Заполнить» программа автоматически подтягивает:

• все НМА, учтённые на счёте 04;

• права, которые были введены документом «Приобретение прав»;

• права, которые уже участвовали в предыдущих инвентаризациях.

Если какое-то право не попало в список (например, вы учитывали его через «Приобретение услуг» на счёте 97), его можно добавить вручную. Для этого предварительно создайте элемент в справочнике «Нематериальные активы» — тогда при следующей инвентаризации он подтянется автоматически.

Рисунок 4 — «Инвентаризация НМА»

Если вдруг в документе не отображаются суммы или данные первичных документов — попробуйте перевыбрать их, установив флажок «Документы затрат». Часто это решает проблему.

Инвентаризация ТМЦ

Инвентаризация — дело тонкое. Особенно когда на одной стороне учёта — коробки с товарами на складе, а на другой — спецодежда, которая давно уже «живёт» на сотрудниках. в 1С:Бухгалтерии есть универсальный документ, который закрывает оба сценария. 

Давайте разложим по полочкам, как проводить инвентаризацию разных типов ТМЦ, начиная с релиза 3.0.85, когда в программе появилась полноценная поддержка забалансового учёта спецодежды и инвентаря.

Инвентаризация спецодежды и инвентаря в эксплуатации

Спецодежда, инструменты, хозинвентарь — они не лежат на складе, а закреплены за конкретными людьми. Учитываются такие ценности на забалансовых счетах МЦ.02 (спецодежда) и МЦ.04 (инвентарь).

Документ используется тот же, что и для обычных товаров, — «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Но есть критически важные отличия в заполнении шапки:

• Поле «Склад» оставляем пустым — если указать склад, 1С будет искать остатки на счёте 41 или 10, а нам нужны забалансовые счета МЦ.

• Ответственное лицо — выбираем сотрудника из справочника физлиц, именно по нему программа подтянет все ценности, которые за ним числятся

• После этого на вкладке «Товары» жмём «Заполнить» — и видим всё, что висит на сотруднике по счетам МЦ.02 и МЦ.04. Красота.

Важно: Если у сотрудника несколько единиц спецодежды, но вы хотите проверить только одну — можно отфильтровать вручную или добавить отбор по номенклатуре.

Инвентаризация «обычных» запасов

Складские остатки — товары (счёт 41), материалы (10), готовая продукция (43), незавершёнка (08). Тут всё классически, но тоже есть нюансы.

Раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров».

Как заполнить:

• В шапке укажите склад и материально-ответственное лицо (МОЛ). Если в карточке склада МОЛ уже заполнен, программа подставит его автоматически.

• На вкладке «Товары» нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». 1С подтянет все позиции, которые числятся на выбранном складе по данным учёта.

• В колонке «Кол-во факт» вручную укажите реальные результаты подсчёта. Если каких-то товаров нет — оставьте ноль, программа сама покажет отклонения.

Рисунок 6 — «Инвентаризация товаров»

Обычный склад с одним МОЛ

Если склад закреплён за одним материально-ответственным лицом:

1.    В карточке склада заполняем поле «Ответственное лицо».

2.    В документе инвентаризации выбираем склад — ответственный подтянется автоматически.

3.    Жмём «Заполнить по остаткам на складе» — полный список того, что числится.

Если на складе несколько МОЛ (сменный режим)

В 1С нельзя официально закрепить несколько ответственных за один склад. В этом случае:

1.    В карточке склада поле «Ответственное лицо» оставляем пустым.

2.    В документе инвентаризации заполняем только склад.

3.    В печатной форме ИНВ-3 вписываем всех материально-ответственных лиц вручную (обычно это делают в строке «Материально ответственное(ые) лицо(а)»).

Если нашли неучтённый объект — просто добавьте строку кнопкой «Добавить» и впишите всё руками. Затем оформите результаты на  вкладке «Проведение» и «Комиссия»

Проведение инвентаризации

• Период с — по — даты, когда ходили и считали.

• Документ, No, от — реквизиты приказа (ИНВ-22).

• Причина — плановая, смена МОЛ, кража, пожар и т.д.

Инвентаризационная комиссия

Добавьте членов комиссии из справочника физлиц, поставьте галочку «Председатель» нужному человеку.

Ещё один нюанс (п. 21 ФСБУ 28): если отсутствует больше 1/5 членов комиссии, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Так что явка строгая.

Печатные формы: что и где

Из документа «Инвентаризация товаров» по кнопке «Печать» доступны три стандартных бланка:

• Форма ИНВ-22 — «Приказ о проведении инвентаризации» — подписываем до начала.

• Форма ИНВ-3 — «Инвентаризационная опись товаров» — для результата подсчетов.

• Форма ИНВ-19 — «Сличительная ведомость» — если есть расхождения.

Все три можно распечатать сразу, можно выборочно.

Что ещё важно помнить:

• Документ не делает проводок. Он только фиксирует результаты. Для оприходования излишков или списания недостачи используются отдельные документы: «Оприходование товаров» и «Списание товаров».

• Забалансовые счета (МЦ.02, МЦ.04) инвентаризируются только через пустой склад и выбор ответственного лица.

• Если у организации несколько складов и несколько МОЛ, инвентаризацию удобно делать отдельными документами на каждое ответственное лицо — так проще сверяться и подписывать.

Инвентаризация НЗП: когда незавершёнка требует внимания

Незавершённое производство (НЗП) — это то, что уже в цехе, но ещё не готово: детали, полуфабрикаты, недособранные изделия. Инвентаризация здесь нужна, чтобы понять: а сколько товара на самом деле «зависло» между цехами.

Когда проводится:

• перед годовой отчётностью;

• при смене материально-ответственных лиц;

• если производство встало или поменялась технология.

Раздел «Производство» → «Инвентаризация НЗП»

Как заполнить:

1.    Шапка документа

• Дата: выбираем последний день месяца (или дату проверки).

• Подразделение: цех, участок, где числятся остатки.

• Счёт затрат: обычно 20.01 или 23.

2.    Табличная часть

• Номенклатурная группа — указываем, по какой группе проводим сверку.

• Сумма (БУ и НУ) — вписываем стоимость НЗП по результатам подсчёта.

• Если фактических остатков нет, ставим ноль — программа поймёт, что всё списано в выпуск.

• Нажимаем «Провести» и идём закрывать месяц.

Важно: документ не формирует проводок. Он только корректирует стоимость выпуска и оставляет нужный остаток на 20-м счёте. Если после инвентаризации выполнить «Закрытие месяца», себестоимость готовой продукции пересчитается автоматически.

Инвентаризация расчётов в 1С: от сверки до списания — полный гид

Деньги на счетах и товары на складах — это полбеды. Самое интересное (и часто самое запутанное) начинается, когда мы заглядываем в расчёты с контрагентами. Кто кому должен, сколько, когда истекут сроки, что подтверждено, а что висит мёртвым грузом.

Разберём пошагово, как в 1С:Бухгалтерии 8.3 провести полноценную инвентаризацию расчётов, чтобы к балансу быть готовым на все сто.

1.    Смотрим общую картину

• Самый быстрый инструмент — отчёт «Анализ субконто».

• Раздел «Отчёты» → «Анализ субконто».

• На вкладке «Виды субконто» ставим галочки напротив «Контрагенты» и «Договоры».

• Сверка с контрагентом: Акт сверки

• Когда общая картина ясна, переходим к двусторонней сверке. Для этого в 1С есть документ «Акт сверки расчётов».

• Раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов».

Хитрость для нескольких договоров  — у контрагента может быть с нами не один, а пять договоров. Если в шапке акта выбрать конкретный договор, в печатную форму попадут операции только по нему.

Как сделать правильно, чтобы увидеть всё сразу:

1.    В шапке документа поле «Договор» оставляем пустым.

2.    На вкладке «Дополнительно» ставим флажок «Разбить по договорам».

Готово — в печатной форме акта расчёты будут сгруппированы по каждому договору отдельно.

Инвентаризация расчётов: Акт инвентаризации (ИНВ-17)

Это — главный документ всей процедуры. Именно он фиксирует результаты проверки и ложится в основу бухгалтерской отчётности. В 1С (с релиза 3.0.82) у него появились очень удобные фишки. Находится в разделе «Продажи» или «Покупки» — «Акты инвентаризации расчетов».

Настройте его под себя:

• Зайдите на вкладку «Счета расчетов». По умолчанию здесь отмечены все возможные счета (60, 62, 76 и др.). Если вы проводите инвентаризацию отдельно по покупателям и отдельно по поставщикам — смело снимайте лишние галочки. Оставьте только то, что нужно в этом конкретном акте.

• Вкладку «Проведение инвентаризации» заполните как обычно: период, причина, реквизиты приказа (ИНВ-22).

• На вкладке «Инвентаризационная комиссия» добавьте членов комиссии и назначьте председателя. Помните правило: материально-ответственное лицо (в данном случае — бухгалтер по расчётам) в состав комиссии входить не может.

Самое полезное: детализация по срокам. В шапке документа есть флажок «Детализировать по срокам». Рекомендую ставить его всегда.

Что это даёт:

• На вкладках «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность» появляется колонка «Срок задолженности».

• Программа автоматически считает, сколько дней прошло с момента возникновения долга.

• По ссылке с цифрой можно провалиться в расшифровку — увидеть, из каких конкретно документов (счетов-фактур, накладных, актов) сложилась сумма.

Из формы расшифровки можно тут же сформировать ОСВ по конкретному контрагенту и договору за нужный период. Очень удобно для анализа.

По кнопке «Печать» формируется стандартный акт по форме ИНВ-17.

Если в шапке стояла галочка «Детализировать по срокам», то в «Справке к акту ИНВ-17» будет расшифровка:

• по счетам расчётов с контрагентами — с указанием первичных документов;

• по остальным счетам (например, 70, 71) первичку при необходимости можно дописать вручную.

Справка не обязательна (п. 4 Информации Минфина No ПЗ-10/2012), но если она нужна вам для внутреннего контроля или закреплена в учётной политике — 1С её исправно сформирует.

Анализируем результаты: отчёт «Расшифровка задолженности»

В журнале документов «Акты инвентаризации расчетов» есть кнопка «Расшифровка задолженности». Это мощный аналитический инструмент, который работает даже без проведения инвентаризации, но особенно полезен после неё.

Что можно настроить:

Все интервалы (30, 60, 90 дней) можно менять под себя — программа позволяет задать любые периоды в настройках.

Если долг безнадёжный: Корректировка долга

Инвентаризация часто выявляет долги, которые пора списывать:

• контрагент ликвидирован;

• истёк срок исковой давности;

• долг признан нереальным ко взысканию.

Для списания в 1С используется документ «Корректировка долга».

Списание дебиторской задолженности (нам должны) — раздел «Продажи» → «Корректировка долга».

Заполняем:

1.    Вид операции: «Списание задолженности».

2.    Списать: «Задолженность покупателя».

3.    Поставщик (дебитор): выбираем контрагента.

4.    Нажимаем «Заполнить» — в таблицу подтянутся все долги этого контрагента.

Вкладка «Счет списания»:

• Если под этот долг создавался резерв — выбираем счёт 63 и указываем аналитику (договор, документ).

• Если резерва не было — счёт 91.02 «Прочие расходы» и статья с видом «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».

Списание кредиторской задолженности (мы должны) — раздел «Покупки» → «Корректировка долга».

Заполняем:

1.    Вид операции: «Списание задолженности».

2.    Списать: «Задолженность поставщику».

3.    Поставщик (кредитор): выбираем ликвидированного контрагента.

4.    «Заполнить» — и весь долг перед в таблице.

Вкладка «Счет списания» — счёт 91.01 «Прочие доходы» и статья с видом «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».

Важно про НДС: Если по кредиторской задолженности НДС был принят к вычету (например, при оприходовании товаров), при списании долга налог придётся восстановить. 1С это делает автоматически, но проводки лучше проверить.

Инвентаризация расчётов с бюджетом и прочих объектов учёта

Инвентаризация расчётов не ограничивается только контрагентами. Государство — тоже важный «контрагент», и долги перед ним (налоги, взносы, пени) нужно проверять не реже, чем раз в год. А ещё есть отложенные налоги и другие нестандартные объекты — для них в 1С предусмотрены отдельные инструменты.

1. Инвентаризация расчётов с бюджетом

Перед составлением годовой отчётности необходимо убедиться, что все начисления и уплаты налогов отражены верно, а сальдо по каждому налогу соответствует действительности. Выполните в 1С следующие действия:

• Раздел «Покупки» → «Акты инвентаризации расчетов».

• На вкладке «Счета расчетов» оставьте флажки только на счетах учёта налогов и взносов: 68 и 69.

• Нажмите «Заполнить» – программа подтянет остатки по каждому налогу в разрезе бюджетов и сроков.

• Чтобы детализировать сроки задолженности, установите флажок «Детализировать по срокам». Тогда в таблицах появится колонка с количеством дней просрочки – это поможет выявить «зависшие» суммы.

• При необходимости скорректируйте данные вручную (например, если налоговая доначислила налог, а вы его ещё не отразили).

• Распечатайте ИНВ-17 с расшифровкой по каждому налогу – она пригодится для пояснений к балансу.

2. Сверка с бюджетом по ЕНС (встроенный сервис)

С введением Единого налогового счёта сверка с ФНС стала проще – данные из личного кабинета можно подтянуть прямо в 1С и сравнить со своим учётом. Выполните в 1С следующие действия:

• Раздел «Главное» → «Единый налоговый счет» → «Личный кабинет ЕНС».

• Переключите режим в «Режим сверки». Программа загрузит данные из ФНС и покажет их рядом с вашими учётными данными.

• Расхождения подсвечиваются красным. По каждому расхождению можно провалиться в документ и понять причину:

- Платежи – сверяем уплаченные суммы;

- Декларации, уведомления – видим, какие отчёты попали в ФНС;

- Начисления налогов – контролируем правильность расчётов;

- Пени, штрафы – не пропускаем лишние санкции.

• Если расхождение вызвано ошибкой в учёте, исправьте её и перепроведите документы. Если ошибка на стороне ФНС – можно сформировать заявление на уточнение платежа прямо из этого раздела.

Совет: проводите такую сверку хотя бы раз в квартал, чтобы к годовой отчётности не было сюрпризов.

3. Списание безнадёжных долгов по налогам

Если в ходе инвентаризации вы обнаружили долг перед бюджетом, который уже нельзя взыскать (например, налоговая ликвидирована, истёк срок давности, или ваша компания реорганизована), его нужно списать. Выполните в 1С следующие действия:

• Раздел «Покупки» → «Корректировка долга».

• Вид операции: «Списание задолженности».

• Списать: «Задолженность поставщику» (поставщик в данном случае – налоговая инспекция).

• Выберите контрагента (свою ИФНС) и договор (если они ведутся в разрезе договоров). Нажмите «Заполнить» – программа подтянет все долги перед этим бюджетом.

• На вкладке «Счет списания» укажите:

- Счет – 91.02 «Прочие расходы»;

- Статья прочих доходов и расходов – с видом «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».

• Проведите документ. Списание отразится в учёте, а в налоговом учёте эта сумма будет включена во внереализационные расходы (если соблюдены все условия ст. 266 НК РФ).

Основание: акт инвентаризации расчётов (ИНВ-17) и документы, подтверждающие безнадёжность (выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации, справка о сроке давности).

4. Документ «Инвентаризация объектов учета» (для всего остального)

Не все активы и обязательства попадают в стандартные формы инвентаризации (товары, ОС, расчёты). Например, имущество на забалансовых счетах, права требования, неучтённые ценности – для них в 1С есть универсальный документ. Выполните в 1С следующие действия:

• Раздел «Операции» → «Инвентаризация» → «Инвентаризация объектов учета».

• В шапке укажите дату, подразделение, МОЛ (если применимо).

• В табличной части вручную добавьте объекты, которые хотите проверить. Можно указать:

- Объект учета – например, «Право требования к ООО "Ромашка"»;

- Счет учета – забалансовый счёт или счёт, на котором объект числится;

- Количество (если есть) и сумму.

• После заполнения нажмите «Провести». Документ не делает проводок, но позволяет распечатать акт инвентаризации по произвольной форме (можно настроить через кнопку «Печать»).

Этот документ удобен, когда нужно зафиксировать наличие, например:

• арендованных основных средств (если они не на балансе);

• бланков строгой отчётности;

• имущества, полученного по договору хранения;

• или выявить неучтённые объекты, которые должны быть отражены в отчётности (п. 18 ФСБУ 28).

5. Инвентаризация отложенного налога на прибыль (ОНА/ОНО)

Счета 09 «Отложенные налоговые активы» и 77 «Отложенные налоговые обязательства» тоже требуют периодической проверки. Надо убедиться, что все временные разницы, которые привели к возникновению ОНА/ОНО, ещё существуют. Если разница исчезла (например, основное средство продано или полностью самортизировано в налоговом учёте), отложенный налог нужно списать. Выполните в 1С следующие действия:

Прямого документа «Инвентаризация ОНА» нет, поэтому действуем через анализ:

• Смотрим остатки: сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счетам 09 и 77 (раздел «Отчёты»). Увидите, по каким активам/обязательствам числятся суммы.

• Проверяем реальность: для каждого объекта, по которому есть остаток на 09 или 77, откройте «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» (раздел «Отчёты» → «Налог на прибыль»). Он покажет, сохранилась ли временная разница.

• Если разницы больше нет (например, основное средство выбыло), спишите ОНА или ОНО вручную:

- Документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»).

- Для списания ОНА: Дт 99 Кт 09.

- Для списания ОНО: Дт 77 Кт 99.

- В назначении операции обязательно укажите причину и ссылку на акт инвентаризации.

Если вы закрываете месяц регламентными операциями, программа иногда автоматически корректирует ОНА/ОНО при расчёте налога на прибыль. Но лучше перепроверить – автоматика не всегда учитывает все нюансы.

Инвентаризация расчётов с бюджетом и прочих объектов – не просто формальность. Это способ вовремя заметить ошибки, избежать пеней и представить достоверную отчётность. А 1С даёт для этого все инструменты – от автоматической сверки до списания безнадёжных долгов.

Помощник по инвентаризации

В современных версиях 1С:Бухгалтерии есть отличный инструмент — «Помощник инвентаризации». Он собирает в одном месте все документы инвентаризации, показывает результаты сверки и помогает убедиться, что ничего не забыли.

Вы можете найти его в разделе «Операции» → «Инвентаризация» → «Помощник инвентаризации».

Здесь как в пульте управления: видно, какие объекты уже проинвентаризированы, а какие ещё нет, сходятся ли остатки и где есть расхождения. Но есть нюансы. Помощник — штука умная, но не всесильная. В некоторых случаях он может «врать» или просто не показывать данные. Лучше знать об этом заранее.

Помощник может не подтянуть документы или показать расхождения. Вот самые частые ситуации, с которыми сталкиваются бухгалтеры.

1. НМА (нематериальные активы) — не все документы видны

Если вы проводили инвентаризацию НМА несколькими разными документами (например, по объектам на счёте 04 и отдельно по правам на результаты интеллектуальной деятельности), помощник может «потерять» часть из них. Проверяйте вручную по списку документов.

2. НМА против прав — данные не сойдутся

Если вы инвентаризировали права, которые не являются НМА (например, неисключительные лицензии, учтённые на 76.18 или 97.21), а пытаетесь сверить их с НМА — цифры, конечно, не совпадут. Это разные сущности, и помощник их не смешивает.

3. Запасы — расчёты могут разойтись

• Если по каким-то товарам или материалам проводилось обесценение (создавался резерв под снижение стоимости), помощник может показать отклонения.

• Если инвентаризировали малоценные активы, которые учитываются на специальном забалансовом счёте 10.21, — тоже будьте готовы к ручной сверке. Помощник их не всегда корректно видит.

4. Расчёты с контрагентами — сложные случаи

• Если отдельным документом «Инвентаризация объектов учета» вы отразили финансовые вложения (например, займы выданные), они могут не попасть в общую картину расчётов с контрагентами.

• По налогу на прибыль возможны расхождения, если на отчётную дату по разным бюджетам (федеральный, региональный) есть одновременно суммы к доплате и к уменьшению. Помощник может запутаться в этом сальдо.

Как работать с помощником:

• Не доверяйте ему слепо. Особенно если у вас сложный учёт — несколько видов НМА, забалансовые активы, обесценение.

• Проверяйте выборочно. Открывайте оригиналы документов инвентаризации и сверяйте с отчётами (ОСВ, анализ субконто).

• Для сложных участков (налог на прибыль, финансовые вложения) используйте отдельные отчёты. Например, «Анализ состояния налогового учета» или ОСВ по счёту 58.

• Если помощник не подтянул документ, но вы уверены, что он есть — проверьте, правильно ли заполнены реквизиты в самом документе (дата, организация, подразделение). Иногда мелочи мешают автоматике.

Помощник инвентаризации — отличный инструмент для быстрой сводки. Он экономит время и помогает не забыть про важные объекты. Но он не заменит профессионального взгляда.

Оформление результатов инвентаризации: излишки и недостача в 1С

После того как комиссия всё пересчитала и зафиксировала расхождения, наступает этап оформления результатов. Именно здесь принимаются решения: излишки — приходуем, недостачу — списываем и ищем виноватых.

Документы, которыми оформляются результаты

Результаты принимаются к учёту на дату инвентаризации (п. 11 ФСБУ 28/2023).

ИЗЛИШКИ: как оприходовать

Если нашли лишнее — это доход компании. Оприходование делается на основании документа «Инвентаризация товаров».

• Зайдите в раздел «Склад» → «Оприходование товаров».

• Нажмите «Создать на основании» → выберите ваш документ инвентаризации.

• Проверьте заполнение:

- Склад — куда приходуем (из справочника «Склады»);

- Статья доходов — выберите из справочника «Прочие доходы и расходы» статью с видом «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации».

• Табличная часть заполнится автоматически по кнопке «Заполнить».

• Укажите цену оприходования (без НДС). Если цена в бухгалтерском и налоговом учёте различается:

- либо введите одну (например, по БУ), а потом скорректируйте НУ вручную;

- либо оформите корректировку отдельным документом «Операция, введенная вручную».

• Проведите документ.

Проводка: Дт 41.01 Кт 91.01 — оприходованы излишки товаров.

Документальное оформление

Распечатайте «Накладную на оприходование товаров» (кнопка «Печать» в документе). Это ваш первичный документ.

Налог на прибыль

В декларации по налогу на прибыль стоимость излишков отражается в составе внереализационных доходов:

Лист 02, Приложение 1, стр. 100 (общая сумма), расшифровывается по стр. 103.

НЕДОСТАЧА: когда товара нет

Вариант 1. Виновное лицо найдено

Шаг 1. Списание товара со склада

На основании документа «Инвентаризация товаров» создайте «Списание товаров» (раздел «Склад»).

• Дата — дата окончания инвентаризации.

• Склад — где обнаружена недостача.

• Инвентаризация — выберите основание.

• Табличная часть заполнится автоматически.

Проводка:

Дт 94 Кт 41.01 — списана недостача по фактической (балансовой) стоимости.

Шаг 2. Отнесение ущерба на виновного

Используйте документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»).

Размер ущерба определяется по рыночным ценам, но не ниже балансовой стоимости (ст. 246 ТК РФ).

Для налогового учёта разница включается во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Вариант 2. Виновное лицо не найдено (или недостача в пределах норм)

Шаг 1. Списание товара (аналогично)

Документ «Списание товаров» → проводка Дт 94 Кт 41.01.

Шаг 2. Списание в расходы

Если виновный не обнаружен (есть документ от полиции, суда или иное подтверждение), создайте «Операцию, введенную вручную»:

• Дт 91.02 Кт 94 — недостача отнесена на прочие расходы.

• В аналитике укажите статью с видом «Прочие убытки, приравненные к внереализационным расходам».

Особенности:

• В пределах норм естественной убыли — списывайте на затраты (Дт 20, 44 Кт 94).

• НДС, ранее принятый к вычету по таким товарам, восстанавливать не нужно (п. 10 Постановления Пленума ВАС No 33, письма Минфина).

Документальное оформление недостачи

Из документа «Списание товаров» можно распечатать:

• Акт о списании товаров (ТОРГ-16);

• или Акт о списании товаров (форма, разработанная 1С).

Налог на прибыль при недостаче

Особые случаи при инвентаризации

Важно помнить

Основные моменты, которые следует соблюдать при инвентаризации:

• Все операции по результатам инвентаризации делаются на дату её завершения.

• Документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» создаются на основании документа инвентаризации — это удобно и исключает ошибки.

• Для сложных ситуаций (разные цены в БУ и НУ, отнесение на виновных, корректировка резервов) используйте «Операции, введенные вручную».

• Не забывайте про нормы естественной убыли — они могут существенно повлиять на налог на прибыль.

Оформление результатов инвентаризации — это не просто бумажная работа, а важный этап, который влияет и на финансовый результат, и на налоги. А 1С даёт для этого все инструменты — от автоматического заполнения до печати утверждённых форм.