Что такое «хвосты» и почему они возникают?
«Хвосты» — это остатки задолженности по расчётам с сотрудниками, которые остаются после проведения всех начислений и выплат. Чаще всего они проявляются в отчётах «Анализ зарплаты по сотрудникам», «Расчетная ведомость (Т-51)» и при заполнении «Ведомости по заработной плате», где по одному и тому же сотруднику отображается сальдо или в т.ч. за прошлые периоды.
Рисунок 1 — «Пример отражения сальдо по сотруднику в отчете Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)»
Почему возникает пересортица? Основные причины:
- Ручное изменение сумм в ведомостях — наиболее распространённая ошибка.
Ситуация типична: сформировали документ «Ведомость», а сумма отображается некорректно. Вместо того чтобы выяснить источник расхождения, пользователь просто правит значение вручную.
Этого делать категорически нельзя! Если в ведомости указана неверная сумма — это сигнал о проблеме в цепочке начислений. Исправляя её вручную, Вы не устраняете корень проблемы, а лишь маскируете симптом. В результате пересортица будет накапливаться из месяца в месяц, создавая «хвосты» в расчётах с сотрудниками. - Корректировка документа начисления после проведения выплаты.
Сначала выполнено начисление зарплаты, затем произведена выплата на основании этого начисления, а позже — внесены изменения в исходный документ (например, скорректирована сумма больничного или отпускных). Такой сценарий также нарушает связь между начислением и выплатой.
Существует два основных подхода к устранению пересортицы в 1С:ЗУП 3.1.
Способ 1 — Использование «технической ведомости»
Суть метода заключается в создании дополнительного документа «Ведомость» с нулевой или корректирующей суммой, чтобы искусственно уравнять остатки по взаиморасчётам.
Основной недостаток: при таком подходе система может некорректно отнести доход к предыдущим периодам, что приведёт к искажению данных по НДФЛ. В частности, в отчётность может попасть доход, относящийся к уже закрытому налоговому периоду.
Как обойти проблему: вручную формируют корректирующие проводки по НДФЛ — например, через документ «Операция учета НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы» — «Все документы по НДФЛ» — «Операция учета НДФЛ».
Способ 2 — Применение документа «Перенос данных»
Этот метод предполагает точечную корректировку остатков с использованием специализированного документа «Перенос данных» (раздел «Администрирование» — «Переносы данных») и отчета «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» — «Отчеты администратора»).
Для полного устранения пересортицы необходимо внести изменения одновременно в три регистра накопления:
- «Зарплата к выплате»;
- «Взаиморасчёты с сотрудниками»;
- «Бухгалтерские взаиморасчёты с сотрудниками».
Рисунок 2 — «Настройка отчета»
Для удобства рекомендуется применять отбор именно по физическому лицу, а не по элементу справочника «Сотрудники». Дело в том, что в справочнике «Сотрудники» допускается наличие нескольких записей, относящихся к одному и тому же физическому лицу (например, при повторном приёме на работу или в случае ошибочного дублирования карточек). Такие дубли могут привести к некорректному распределению начислений и выплат, а следовательно — к формированию ошибочной суммы в ведомости. Поэтому отбор по физическому лицу позволяет увидеть полную картину взаиморасчётов и избежать искажений, связанных с дублирующими записями сотрудников.
Рисунок 3 — «Настройка отчета»
В отчете выводятся все начисления и выплаты, по которым есть какие-либо несоответствия. Необходимо найти начисление и соответствующую ему выплату. Стоит обратить внимание на заполнение табличной части, т.к. в ней могут быть движения по регистру документов, которые были проведены корректно, поэтому следует корректно выбирать колонки. Ошибочная колонка будет отражать невыплаченный остаток за прошлые периоды. В нашем примере остаток за февраль и август 2024.
Рисунок 4 — «Табличная часть «Универсального отчета»
Для устранения данной ошибки требуется внести корректировку в соответствующий регистр накопления, и именно для этой цели в 1С:ЗУП 3.1 используется документ «Перенос данных». Документ следует оформить на последний день предыдущего отчётного периода. Поскольку в рассматриваемом случае корректировка относится к дате 1 января 2025 года, сам документ «Перенос данных» создаётся на 31 декабря 2024 года.
После создания документа необходимо нажать кнопку «Настройка состава регистров» и в открывшемся окне выбрать три регистра накопления, подлежащих корректировке: «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате».
Рисунок 5 — «Настройка состава регистров»
В табличной части необходимо выполнить заполнение данных идентичных данным в «Универсальном отчете». Если конечный остаток отрицательный — в переносе данных указываем Вид движения «Приход», положительный — «Расход».
Рисунок 6 — «Заполнение «Переноса данных»
Аналогичным образом необходимо заполнить два других регистра:
-
«Взаиморасчёты с сотрудниками»;
-
«Бухгалтерские взаиморасчёты с сотрудниками».
Основной минус: процедура является крайне трудоёмкой и требует аккуратной настройки каждого движения по регистрам. Даже незначительная ошибка в сумме или периоде может усугубить расхождения или вызвать новые несоответствия в учёте. Поэтому данный способ рекомендуется использовать при наличии копии базы и после закрытия регистров нежелательно перепроводить документы за период, который корректировался.
Таким образом в данной статье мы рассмотрели пересортицу в 1С:ЗУП 3.1, которая возникает из-за ручного редактирования ведомостей или правки начислений после выплаты, что приводит к «хвостам» в отчётах и ошибкам в НДФЛ.
Исправить можно двумя способами:
- Технической ведомостью — быстро, но с риском искажения НДФЛ;
- Документом «Перенос данных» на 31.12.2024 — точно, но трудоёмко, с корректировкой трёх регистров: «Зарплата к выплате», «Взаиморасчёты с сотрудниками», «Бухгалтерские взаиморасчёты с сотрудниками».
