После перехода на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде у работодателей и соискателей нередко возникают вопросы, связанные с восстановлением трудового стажа. Один из самых распространенных — можно ли заменить утраченную бумажную трудовую книжку на электронную, особенно если речь идет о приеме на работу в бюджетную организацию. Разберем, какие действия нужно предпринять в такой ситуации и как правильно оформить переход.
Переход на электронную трудовую книжку: основные правила
С 2020 года все работодатели, включая государственные учреждения, обязаны вести учет трудовой деятельности в электронном формате. Работники, трудоустроенные до начала реформы, могли выбрать — сохранить бумажную книжку или перейти на электронную. А вот для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, ведение бумажной трудовой книжки уже не предусмотрено. Это значит, что такие сотрудники автоматически считаются участниками системы ЭТК — электронной трудовой книжки.
Что делать, если бумажная книжка утеряна
Если соискатель потерял свою трудовую книжку, порядок действий зависит от того, когда он начал трудовую деятельность. Если это первый опыт работы, никаких дополнительных документов предоставлять не нужно — организация создаст электронную трудовую книжку автоматически при оформлении приема. В этом случае указывать факт утраты бумажной книжки не требуется.
Если же сотрудник ранее работал и имел бумажную книжку, ее потеря не препятствует трудоустройству. Однако работодателю важно правильно зафиксировать переход на электронную форму учета. Новый работодатель вносит запись о приеме в систему СЗВ-ТД, а сведения о прошлых местах работы можно подтвердить другими документами: справками с прежних мест службы, выписками из Пенсионного фонда или приказами.
Действия работодателя при приеме сотрудника
При приеме на работу в бюджетной организации кадровик оформляет стандартный комплект документов. В личной карточке сотрудника (форма Т-2) необходимо отметить, что трудовая книжка ведется в электронном виде. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия государственного учреждения при создании документа «Прием на работу» устанавливается флажок «Электронная трудовая книжка». После этого данные о приеме автоматически попадут в форму СЗВ-ТД и будут переданы в Пенсионный фонд.
Отдельно оформлять дубликат утраченной книжки в этом случае не требуется — электронная форма полностью заменяет бумажную, и дальнейшее ведение трудовой деятельности осуществляется только через ЭТК.
Можно ли восстановить бумажную книжку
Несмотря на то, что электронная трудовая книжка является официальным документом, работник по своему желанию может восстановить бумажную. Для этого он должен обратиться к последнему работодателю и подать заявление о выдаче дубликата. В него будут внесены сведения о трудовом стаже по данным ПФР. Однако этот шаг не обязателен и носит исключительно информационный характер — для трудоустройства и начисления пенсии достаточно данных в электронном формате.
Заключение
Если соискатель утратил бумажную трудовую книжку, при приеме в бюджетную организацию он может спокойно перейти на электронную трудовую книжку. Дополнительных документов об утрате не требуется — сведения о трудовой деятельности будут храниться и передаваться в ПФР в электронном виде. Работодатель обязан оформить прием с указанием ведения ЭТК, после чего трудовая история сотрудника продолжит формироваться в цифровом формате без необходимости восстановления бумажной книжки.
