Организация учёта служебных поездок требует внимания к деталям: регламент оплаты дней командировки, алгоритм расчёта среднего заработка и выплата командировочных расходов. В статье представлен пошаговый разбор работы с командировками: от предварительной настройки конфигурации до практических сценариев — как оформить командировку и начислить суточные в пределах и сверх норм в 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1.
Первоначальная настройка
В программе регистрация служебных поездок реализуется через два типа документов: «Командировка» и групповой аналог «Командировки группы». Для их отображения требуется предварительная настройка:
«Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий».
Рисунок 1 – «Настройка командировок»
Аналогично в данной настройке нужно активировать галочку для регистрации суточных. Для этого необходимо перейти во вкладку:
«Прочие начисления» – «Регистрируются натуральные доходы».
Рисунок 2 – «Настройка для суточных»
Для настройки типов командировочных расходов следует перейти в меню:
«Настройка» – «Начисления».
Если требуемый вид начисления отсутствует в журнале, добавьте его, используя кнопку «Создать».
Настройка командировочных расходов в пределах норм
Перейдите на вкладку «Основное». В реквизите «Назначение начисления» укажите «Доход в натуральной форме» — это необходимо, так как суммы командировочных не выплачиваются физически, но требуют фиксации в программе для целей отчетности.
Далее в поле «Начисление выполняется» установите переключатель в положение «По отдельному документу». Выбор этого режима означает, что для регистрации операции потребуется сформировать документ «Доход в натуральной форме».
Рисунок 3 – «Настройка «Основное»
Во вкладке «Налоги, взносы, бухучет» следует зафиксировать, что на суммы не действует обложение НДФЛ, выбрав для начисления вариант «Не облагается».
При исчислении страховых взносов в графу «Вид дохода» необходимо внести запись: «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».
В части налога на прибыль важно учесть: командировочные расходы не классифицируются как расходы по оплате труда.
Рисунок 4 – «Настройка «Налоги, взносы, бухучет»
Настройка командировочных расходов сверх норм
Заполнение вкладки «Основное» аналогично настройкам для начисления командировочных в пределах норм.
Рисунок 5 – «Настройка «Основное»
Заполняя вкладку «Налоги, взносы, бухучет», нужно помнить о налогообложении сумм сверх нормы. Для этого в настройках ставится отметка «Облагается», а также назначается код НДФЛ «2015».
Поле «Вид дохода» заполняется записью: «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц. страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев».
Что касается налога на прибыль, то такие выплаты не классифицируются как расходы по оплате труда.
Рисунок 6 – «Настройка «Налоги, взносы, бухучет»
Расчет командировки и суточных
При формировании документа «Командировка» указывается месяц начисления, период и подбирается сотрудник.
При условии, что задействован помесячный учет длительных командировок, для переходящей командировки предусматривается настройка способа оплаты:
- «Рассчитать период командировки целиком в текущем документе» — выплата за весь срок формируется сразу в текущем документе.
- «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» — расчет за первый месяц производится в текущем документе, оставшаяся сумма рассчитывается при начислении аванса и (или) зарплаты.
- «Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой» — «Командировка» рассчитывает средний заработок, а начисление производится с авансом или зарплатой.
Система предусматривает, что оплата командировки может быть произведена не только с зарплатой, но и с авансом или в межрасчет. Конкретный порядок выплаты конфигурируется внутри документа.
Рисунок 7 – «Расчет командировки (вкладка «Главное»)»
Вся детальная информация о начислениях, зарегистрированных документом, доступна для просмотра на вкладке «Начислено».
Далее рассмотрим начисление натурального дохода в виде суточных в пределах (сверх) нормы.
Для этого переходим в раздел:
«Зарплата» – «Натуральные доходы» – «Создать».
Начисление командировочных расходов в пределах нормы
В поля «Месяц» и «Дата» следует внести актуальные данные соответствующего периода начисления.
В реквизите «Вид дохода» необходимо выбрать ранее созданное начисление. Далее выбирается сотрудник и вводится сумма суточных в пределах нормы (в примере 1 400 руб.).
Колонка «НДФЛ» не заполнена, налог не исчислен — это корректное поведение программы.
Рисунок 8 – «Начисление командировочных расходов в пределах нормы»
Начисление командировочных расходов сверх нормы
Установите в поле «Вид дохода» значение «Командировочные расходы сверх нормы». «Месяц», «Дата», «Дата получения дохода» и «Сотрудник» заполняются аналогично предыдущему начислению.
В ячейке «Результат» указывается сумма командировочных расходов. Вычисление суммы в колонке «НДФЛ» программа выполняет автоматически.
Рисунок 9 – «Начисление командировочных расходов сверх нормы»
Примечание
В момент проведения автоматический расчет взносов не предусмотрен — он выполняется позже, в документе «Начисление зарплаты и взносов» за март.
Удержание НДФЛ с суммы суточных сверх нормы происходит не сразу, а в момент ближайшей выплаты денежных средств сотруднику в качестве зарплаты.
Рисунок 10 – «Выплата»
Информация относительно сумм командировочных выводится в расчетном листке пунктом «Справочно».
Рисунок 11 – «Расчетный листок»
Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.
