Корректное оформление отпусков и связанных с ними кадровых операций — важная часть работы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. В системе предусмотрены инструменты для регистрации основных и дополнительных отпусков, отгулов, а также для контроля остатков отпускных дней и обработки нестандартных ситуаций, например пересечения отпуска с больничным. Ниже приведена пошаговая инструкция по работе с этими функциями.
Оформление основного отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом
Как правильно оформить отпуск в 1С «Зарплата и управление персоналом»?
Для начала откройте раздел «Кадры» и выберите вкладку «Отпуска».
Рисунок 1 — «Документ «Отпуск»
Далее нажмите на кнопку «Создать», а затем выберите опцию «Отпуск».
Рисунок 2 — «Создание отпуска»
В появившемся окне вам необходимо ввести следующую информацию:
- Укажите месяц и период, на который запланирован отпуск.
- Выберите сотрудников, для которых оформляется отпуск.
- Остальные поля будут заполнены автоматически на основе введенных данных.
Рисунок 3 — «Оформление отпуска»
Оформление дополнительного отпуска
Как правильно оформить дополнительный отпуск в программе 1С:Зарплата и управление персоналом?
Список типов дополнительных отпусков, которые могут предоставляться работникам компании, регулируется в справочнике «Виды отпусков». Для его настройки перейдите в раздел «Настройка» и выберите пункт «Предприятие».
Рисунок 4 - «Виды отпусков»
Для оформления дополнительного отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом необходимо создать документ «Отпуск». Это можно сделать через раздел «Кадры» - «Отпуска».
Рисунок 5 - «Процесс оформления дополнительного отпуска»
На вкладке «Дополнительные отпуска» установите галочку «Предоставить дополнительный отпуск», после чего нажмите кнопку «Добавить».
Рисунок 6 — «Заполнение информации о дополнительном отпуске»
Оформление отгулов в 1С:ЗУП»
Как организовать отгулы в 1С:ЗУП?
Чтобы активировать данную функцию в 1С:Зарплата и управление персоналом, перейдите в раздел «Настройки» и выберите «Расчет зарплаты».
Рисунок 7 — «Активация функциональности»
Перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Учет отсутствий» отметьте галочками опции «Отгулы» и «В том числе внутрисменные».
Рисунок 8 — «Учет отсутствий»
Для создания документа «Отгул» перейдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Кадровые документы» или «Отгулы».
Рисунок 9 — «Процесс создания документа «Отгул»
Заполните все необходимые поля.
Рисунок 10 — «Процесс заполнения»
Отчеты для контроля остатков отпусков
Какие отчеты помогут отследить остатки отпусков?
Отчеты по остаткам отпусков можно сформировать в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты».
Отчет «Остатки отпусков (кратко)» предоставляет сводную информацию об остатках отпусков. В отчете содержатся данные по каждому виду отпуска, а также итоговые значения.
Рисунок 11 - «Остатки отпусков (кратко)»
Отчет «Остатки отпусков» предлагает более подробную информацию об остатках отпусков, разделенных по видам отпусков и рабочим годам.
Рисунок 12 - «Остатки отпусков»
Отчет «Справка об остатках отпусков» позволяет получить максимально детализированные данные, включая информацию по каждому документу-регистратору.
Рисунок 13 - «Справка об остатках отпусков»
Пересечение отпуска с больничным
В версии 1С:ЗУП 3.1 предусмотрена опция «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов», которая предлагает новое решение для бухгалтеров в таких случаях.
Эта настройка включается в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов».
Рисунок 14 — «Настройка»
Если опция включена
Если опция «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» включена, создайте документ «Больничный лист» в месяце, следующем за месяцем начисления отпускных. При проведении документа появится предупреждение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отпуском, нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 15 — «Предупреждение»
В документе «Больничный лист» будет произведен перерасчет: часть отпускных, соответствующая времени временной нетрудоспособности работника, автоматически аннулируется.
Рисунок 16 — «Сторно»
После этого перейдите к первичному документу отпуска и нажмите на гиперссылку «Исправить».
Рисунок 17 — «Функция исправления»
Укажите новый период.
Рисунок 18 — «Оформление нового отпуска»
Если опция выключена
Если опция «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» выключена, при оформлении больничного листа появится уведомление о том, что документ не может быть рассчитан из-за наличия отпуска. Перед расчетом больничного необходимо внести изменения в документ «Отпуск».
Рисунок 19 — «Предупреждение»
Исправление отпуска можно выполнить прямо из больничного листа, нажав на гиперссылку «Исправить». После этого откроется форма документа «Отпуск», где вам будет предложено продлить или не продлять отпуск. Нажмите кнопку «Да».
Период автоматически увеличится на количество дней временной нетрудоспособности, и в нижней части формы появится уведомление о продлении. При этом средний заработок останется неизменным.
Вернитесь в «Больничный лист» после внесения изменений в «Отпуск». Там будет указано, что «Отпуск» был исправлен на основании «Больничного листа».
Рисунок 20 — «Исправление»
Отзыв сотрудника из отпуска
В программе нет отдельного документа для отражения отзыва из отпуска, поэтому для осуществления отзыва необходимо создать документ-исправление первоначального отпуска. На вкладке «Продления, переносы, отзывы» вручную заполните период, на который работник был отозван.
Рисунок 21 - «Отзыв»
Если после отзыва из отпуска сотрудник не планирует использовать оставшиеся дни, то период отпуска на основной вкладке оставляем без изменений. На этом процесс регистрации отзыва завершен.
Заключение
Функционал 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет автоматизировать оформление отпусков, дополнительных дней отдыха и отгулов, а также контролировать остатки отпускных дней сотрудников. Правильная настройка системы и использование отчетов помогает избежать ошибок в расчетах и кадровых документах. Благодаря встроенным механизмам программа также упрощает работу с нестандартными ситуациями.
Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.
