Как настроить зарплатные отчеты в 1С:ЗУП и анализировать ФОТ

Отчеты по зарплате (раздел «Зарплата»)

Расчетный листок

Главный отчет для сотрудников. В нем отражены:

• начисления за месяц (оклад, премии, больничные, отпускные);
• удержания (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы);
• итоговая сумма к выплате;
• расшифровка по видам оплат.

Отчет отвечает на вопросы сотрудника:

• Почему зарплата пришла меньше обычного?
• За что удержали деньги (кредит, алименты)?
• Почему НДФЛ не 13%, а больше?
• Правильно ли посчитали алименты?

Расчетный листок помогает снять большинство вопросов сотрудника к руководству, спасая компанию от крупных конфликтов.

Рисунок 1 — «Расчетный листок»

Расчетная ведомость

Сводный отчет по всем сотрудникам за период, который дает ответы на ключевые вопросы:

• Какова общая сумма начислений по подразделениям?
• Сколько удержано НДФЛ по организации?
• Какой долг перед сотрудниками на конец месяца?
• Почему изменился фонд оплаты труда?
• Какова годовая цифра расходов на зарплату для отчетности?
• Какой среднемесячный ФОТ для планирования бюджета?

Рисунок 2 — «Отчет»

Полный свод начисленной зарплаты

Главный инструмент бухгалтера-расчетчика. Отчет показывает, сколько начислено каждому сотруднику и отделу в целом, из чего складываются суммы (оклады, премии, доплаты) и какие налоги и взносы нужно с них заплатить.

• Сколько начислено по подразделениям в разрезе видов оплат?
• Каков общий фонд оплаты труда по организации?
• Как распределяются расходы на зарплату по статьям затрат?

Это основа для анализа эффективности расходов на персонал, планирования бюджета и проверки корректности расчетов.

Рисунок 3 — «Свод начисленной зарплаты»

Лицевой счет Т-54

Унифицированная форма, содержащая полные данные о сотруднике за календарный год: все начисления, удержания и выплаты помесячно и нарастающим итогом. Основной регистр налогового учета по НДФЛ и первичный документ по расчетам с сотрудниками.

Рисунок 4 — «Лицевой счет»

Депонированная зарплата и ФОТ

• Анализ депонированной зарплаты: детализация по сотрудникам и периодам.
• Книга учета депонентов: формальный регистр.
• Список депонентов: краткий перечень для оперативной работы.

Динамика изменения ФОТ наглядно демонстрирует изменения фонда оплаты труда в динамике (месяц к месяцу, год к году).

Рисунок 5 — «Изменения ФОТ»

Журналы и истории

• Журнал учета исполнительных документов: контроль всех удержаний.
• История изменения оплаты труда: хронология изменений начислений.
• Справка по ДСВ: отчетность по дополнительным страховым взносам.
• Справка о доходах детям-сиротам: подтверждение доходов сотрудника.
• Сравнение плановых и фактических начислений: выявление перерасхода или экономии ФОТ.

Рисунок 6 — «Журналы и истории»

Отчеты по удержаниям, времени и договорам ГПХ

Для контроля удержаний, отработанного времени и внештатников в программе есть следующие документы:

• «Займы сотрудникам»
• «Исполнительные листы»
• «Удержания из зарплаты»
• «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
• Отчеты по договорам ГПХ
• «Краткий свод начислений и удержаний»

Рисунок 7 — «Отчет»

Настройка отчетов

Все отчеты устроены похоже, поэтому освоив общие приемы настройки, можно адаптировать любой отчет под свои задачи.

Как найти настройки

У каждого отчета есть два уровня настроек. Быстрый доступ к основным параметрам открывается через кнопку «Настройки» (значок шестеренки). Если нужно больше возможностей — используйте «Еще» → «Изменить вариант».

Чтобы сохранить изменения, используйте функцию сохранения копии отчета через «Сохранить как».

Рисунок 8 — «Сохранение изменений»

Основные элементы настройки

• Поля и группировки
• Отборы
• Сортировка
• Условное оформление
• Дополнительные поля

Рисунок 9 — «Элементы настройки»

Как поделиться настройкой с коллегой

Раздел «Еще» → «Персональные настройки» → «Поделиться настройками».

Рисунок 10 — «Настройки»

Почему иногда настройки «слетают» и как это исправить

• Обновление конфигурации — проверяйте актуальность версии программы.
• Смена пользователя — проверьте права доступа или сохраните вариант в общий доступ.

Типичные ошибки при настройке отчетов, и как их избежать

1. Неправильно выбран период: отчет пустой или цифры не соответствуют ожиданиям. 
Решение: проверяйте даты начала и окончания периода.
2. Забыли про отборы: отчет показывает всех сотрудников, а нужны только определенные.
Решение: активируйте только нужные фильтры.
3. Перепутали показатели: колонка «Начислено» пуста.
Решение: проверьте выбранные показатели.

Чек-лист: что всегда помнить при работе с отчетами

• Начинайте с проверки периода.
• Используйте отборы для фильтрации данных.
• Часто используемые настройки сохраняйте как отдельные варианты.
• Экспериментируйте с группировками и сортировкой — их всегда можно отменить.

Частые вопросы о ФОТ в 1С:ЗУП

Где посмотреть ФОТ в 1С 8.3 ЗУП?

В разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»: «Полный свод начисленной зарплаты» показывает фонд оплаты труда по видам начислений и подразделениям, «Расчетная ведомость» — по сотрудникам.

Как посмотреть ФОТ вместе со страховыми взносами?

Сформируйте «Полный свод начисленной зарплаты» и отчет «Анализ взносов в фонды» за тот же период: первый покажет начисления, второй — базу и суммы взносов.

Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.