Акт сверки — это документ, который фиксирует совместно подтвержденные суммы всех операций (отгрузок, оплат) между компаниями на определенную дату. Разберем два вида документов.
Акт сверки с поставщиком
Когда применяется: чтобы проверить, нет ли у вас задолженности перед ним, и убедиться, что все полученные товары/услуги и оплаты по ним учтены правильно.
- Для вас (покупателя): убедиться, что вы не должны лишнего и не пропустили ни одной накладной.
- Для поставщика: подтвердить сумму вашей задолженности для ее взыскания или для сверки перед подписанием нового договора.
Документ нужен для проверки себя — всю ли отгруженную вам продукцию вы оплатили.
Акт сверки с покупателем
Когда применяется: чтобы проверить, нет ли задолженности перед вами, и зафиксировать ее.
- Для вас (поставщика): юридически подтвердить сумму долга покупателя. Это главный документ для подачи иска в суд или для списания безнадежной задолженности.
- Для покупателя: уточнить свои обязательства перед вами.
Акт сверки применяется, когда двум контрагентам нужно:
- Убедиться в полном совпадении данных по суммам взаиморасчетов (отгрузки, оплаты, авансы) на определенную дату.
- Выявить и устранить расхождения и ошибки в учете, которые могли возникнуть из-за человеческого фактора или разницы в отражении операций.
- Юридически зафиксировать состояние расчетов, особенно если есть дебиторская задолженность. Подписанный акт — это доказательство долга для суда.
- Подготовить почву для дальнейших действий: заключение нового договора, проведение взаимозачета, списание просроченной задолженности.
Как составить акт сверки в 1С?
Программа 1С:Бухгалтерия позволяет сформировать «Акт сверки взаиморасчетов» на основе данных одного из двух разделов: «Продажи» или «Покупки», в зависимости от того, с чьей позиции рассматриваются хозяйственные операции.
Пример формирования акта сверки с поставщиком
Рассмотрим ситуацию на примере взаиморасчетов с поставщиком ООО «Электронные компоненты».
Хронология операций:
- Месяц 1:
- Получен и оплачен счет на аванс за услуги — 150 000 руб.
- Приняты и оказанные услуги на сумму — 100 000 руб.
- Итог месяца: задолженность поставщика перед организацией (переплата) составляет 50 000 руб.
- Месяц 2:
- Получен и оплачен счет на аванс за услуги — 150 000 руб.
- Приняты и оказанные услуги на сумму — 200 000 руб.
- Итог месяца: общая сумма оплат составляет 300 000 руб. Общая стоимость оказанных услуг — 300 000 руб.
- Конечное сальдо взаиморасчетов — 0 руб.
Анализ ситуации
На основании данных учета, обязательств к доплате у организации перед ООО «Электронные компоненты» не возникает, так как произведенные авансовые платежи полностью покрыли стоимость оказанных услуг.
Требование главного бухгалтера поставщика о срочной доплате 50 000 руб., вероятно, связано с отсутствием у него акта сверки, который наглядно демонстрирует отсутствие задолженности. Для урегулирования данного вопроса рекомендуется незамедлительно направить контрагенту подписанный акт сверки.
Чтобы сформировать акт сверки с поставщиком в 1С, перейдите в раздел «Покупки» – «Акты сверки расчетов».
Рисунок 1 — «Акты сверки расчетов»
- В полях «Контрагент» и «Договор» выберите контрагента, с которым будет проводиться сверка, и договор с ним. Если поле «Договор» оставить незаполненным, сверка будет проведена по всем договорам с выбранным контрагентом.
- В поле «Период» укажите период проведения сверки.
- Для обмена с контрагентами актами сверки в электронном виде установите в правое положение переключатель «В электронном виде».
- На закладке «Счета учета расчетов» по умолчанию представлен список счетов бухгалтерского учета, по которым можно провести сверку расчетов. Отметьте флажками счета, по которым будет проведена сверка. Стандартные настройки на закладке устанавливаются по кнопке «Заполнить по умолчанию».
- Табличная часть документа на закладках «По данным организации» и «По данным контрагента» заполняется автоматически по кнопке «Заполнить – «По нашей организации и контрагенту». Если данные по контрагенту необходимо оставить незаполненными, то по кнопке «Заполнить» выберите команду «Только по нашей организации». При необходимости табличную часть документа можно заполнить вручную по кнопке «Добавить».
Рисунок 2 — «Заполнение таблицы»
-
В документе можно отследить статусы оригиналов документов:
- Статус «Документ не подписан» — статус для исходящих документов;
- Статус «Оригинал не получен» — статус для входящих документов.
- Статусы выводятся из документов поступления и реализации, где выставлены эти статусы.
- Статус будет обновляться автоматически, он не хранится в документе акт сверки.
- Если статус документов получен, то в акте сверки он не отображается.
- На закладке «Дополнительно» укажите представителей сторон, которые будут подписывать акт.
Рисунок 3 — «Закладка «Дополнительно»
-
Полезные опции стандартной печатной формы (в документе и/или в окне печати — «Дополнительно»/«Настройки»):
- Выводить полные наименования документов;
- Выводить счета-фактуры;
- Разбить по договорам (если нужно детализировать по договорам).
Рисунок 4 — «Опции стандартной печатной формы»
- Сохраните документ и по кнопке «Печать» распечатайте акт сверки и конверт для отправки его контрагенту по почте.
Рисунок 5 — «Печать»
По первичным документам, которые находятся в процессе обмена, в акте сверки есть отчет «Контроль первичных документов по акту сверки».
Рисунок 6 — «Контроль первичных документов»
Отчет проверяет, есть ли в базе первичные документы, проведены ли они и зарегистрированы ли сопутствующие документы; показывает отсутствующие или неподписанные/неполные документы, которые влияют на акт сверки.
Акт сверки — это отличный инструмент, который помогает компаниям контролировать взаиморасчёты с контрагентами. Своевременно составленный акт позволяет избежать ошибок, споров с партнерами и лишних затрат. Он наглядно показывает, кто и сколько должен, за какие услуги или товары и какие платежи были проведены.
