Безопасность и персональные данные при работе бухгалтерии с нейросетями

Сотрудник вставил кусок зарплатной ведомости в публичный чат — и компания получила трансграничную передачу персональных данных без уведомления регулятора. Разобрали, что именно при этом нарушается, чем это грозит компании и лично бухгалтеру, какие данные нельзя загружать никуда и как выстроить работу так, чтобы информация не уходила за периметр. С коротким регламентом на одну страницу — забирайте.

Что происходит с данными, когда их вставляют в публичный чат

Ситуация обычная до скуки. Расчетчик копирует фрагмент ведомости, вставляет в браузерный чат и просит проверить начисление отпускных. Через минуту у него готовый ответ — и примерно тогда же эти сведения перестают принадлежать компании.

Давайте разберем механику, она не такая очевидная, как кажется.

Текст уходит на сервер провайдера. Там он обрабатывается, сохраняется в истории диалога и — если в настройках не отключено — может пойти в обучение модели. Когда сервис иностранный, все это происходит на зарубежных серверах, в юрисдикции, до которой вы не дотянетесь.

Дальше самое неприятное: гарантированно удалить эти сведения вы уже не можете и доказать, что их никто не видел, тоже. Утечка данных здесь случается не через взлом, а через обычное рабочее действие человека, который хотел быстрее закрыть задачу.

И еще одна деталь, о которой почти никто не думает. История переписки лежит в личном кабинете сотрудника, а кабинет заведен на его личную почту. Человек уволился — история ушла вместе с ним.

Рисунок 1 — «История запросов»

История запросов лежит в личном кабинете сотрудника и остается там после увольнения. 

Обратите внимание: публичные нейросети ничего плохого не сделали. Они работают ровно так, как заявлено в пользовательском соглашении. Просто наш рабочий файл оказался в чужом контуре, и безопасность данных на этом закончилась.

Какие требования нарушаются

Нарушение здесь обычно не одно, а сразу несколько. Разложим по слоям.

• Обработка персональных данных. Компания выступает как оператор персональных данных и вправе обрабатывать их только теми способами и в тех целях, о которых заявила. Передача ФИО, СНИЛС, паспортных сведений или размера дохода стороннему сервису в этот перечень не входит.
• Трансграничная передача. Как только сервер оказался за рубежом, добавляется отдельное требование — уведомить уполномоченный орган до начала передачи. При обычной работе в иностранном чате этого, разумеется, не делает никто, и трансграничная передача получается неуведомленной.
• Коммерческая тайна. Если режим коммерческой тайны в компании введен, передача таких сведений третьему лицу без обязательства о конфиденциальности — самостоятельное нарушение. Персональных данных там может не быть вообще.
• Условия договоров. Пункт о неразглашении есть почти в каждом договоре. Загрузили текст в публичный сервис — формально этот пункт нарушили.

Самое опасное вот что: ни одно из четырех нарушений в момент совершения не выглядит как нарушение. Никакая сигнализация не срабатывает. Просто человек получил хороший ответ и пошел работать дальше.

Чем это грозит компании и бухгалтеру

Вы наверняка знаете, что за последние пару лет ответственность ужесточилась заметно, и следят за этим всерьез.

• Штраф за нарушение порядка обработки. Суммы для юридических лиц выросли кратно, повторное нарушение обходится дороже первого.
• Отдельная ответственность за утечку данных. Размер зависит от того, сколько человек затронуто.
• Претензии самих людей. Сотрудник или клиент вправе требовать компенсацию, и доказывать реальный ущерб для этого не нужно.
• Договорные и репутационные последствия. Расторжение договора, проваленный тендер, вопросы от крупного заказчика на его аудите.

Отдельно про нас с вами. Дисциплинарная ответственность бухгалтера наступает за нарушение внутреннего регламента — если этот регламент вообще есть. Если его нет, спрос будет с компании как с оператора персональных данных и с руководителя, который не обеспечил безопасность данных. Только на практике это плохо для всех: правил нет — значит, каждый решает сам, а решают обычно в пользу скорости.

Случай, который стоит показать сотрудникам

В конце июля 2026 года Бабушкинский районный суд Москвы признал законным увольнение директора по продажам инженерной компании ООО «ГК Энергопроф» за разглашение коммерческой тайны — в том числе через нейросеть DeepSeek.

Каналов, по версии работодателя, было два. Первый — служебные письма с документами, к которым сотрудница добавляла в скрытую копию личный ящик. Второй — прямая загрузка файлов из закрытого внутреннего ресурса компании в DeepSeek. Второй эпизод суд оценил как создание угрозы перехвата: запросы и ответы хранятся на серверах китайского разработчика и потенциально доступны третьим лицам, а производственной необходимости отправлять туда конфиденциальные сведения не было.

Уволенная требовала изменить формулировку основания и взыскать 5 млн рублей. Суд удовлетворил иск частично: отменил один приказ о замечании и присудил 10 000 рублей морального вреда. В признании увольнения незаконным и в выплате 5 млн отказал.

Здесь важны два момента. Первый: человек ничего не продавал конкурентам — он просто работал с файлами удобным для себя способом. Второй: решающим аргументом стало не «данные утекли», а «не было необходимости их туда отправлять». Это, собственно, и есть ответ на вопрос, зачем компании регламент: он заранее определяет, когда такая необходимость есть, а когда ее нет.

Данные, которые нельзя загружать никогда

Вот список, который мы бы распечатали и повесили рядом с монитором.

• ФИО в связке с суммой выплаты, должностью или табельным номером.

• Паспортные данные, СНИЛС, ИНН физического лица, адрес регистрации.

• Банковские реквизиты компании и контрагентов, номера карт.

• Полные тексты действующих договоров и приложений к ним.

• Сканы первички с подписями и печатями.

• Себестоимость, условия закупок, клиентская база — все, что отнесено к коммерческой тайне.

• Сведения о здоровье сотрудников и копии больничных.

• Логины и пароли к любым системам.

Правило формулируется одной фразой: если по фрагменту можно опознать конкретного человека или получить преимущество перед конкурентом — этот фрагмент наружу не идет.

Данные, которые можно загружать после обезличивания

Хорошая новость: большая часть бухгалтерских задач прекрасно решается на обезличенных данных.

Обезличивание — это замена всего опознаваемого на условные обозначения. Вместо «Иванов Иван Иванович, оклад 85 000» пишем «Сотрудник 1, оклад 85 000». Вместо «ООО «Ромашка», ИНН такой-то» — «Контрагент А». Суммы, периоды, ставки и логика расчета при этом сохраняются, и ответ остается вполне пригодным.

Рисунок 2 — «Пример обезличивания»

Обезличивание: было — стало. Логика расчета не меняется.

Что после такой обработки загружать нормально:

• обезличенные расчеты и таблицы с суммами;

• фрагменты норм и вопросы по ним;

• структуру документа без реквизитов;

• описание хозяйственной ситуации без указания сторон;

• формулы, макросы, шаблоны писем.

Нюанс, на котором сыплются чаще всего: обезличивание работает, только если оно последовательное. Заменили фамилию в первом сообщении, а во втором дописали должность и подразделение — и человек снова определяется однозначно. Модель помнит весь диалог, а не последнюю реплику.

Обезличивать вручную каждый раз — долго и ненадежно. Мы разворачиваем ИИ-помощников в закрытом контуре компании: запросы и данные не покидают периметр, история диалогов остается внутри, а работать можно с реальными документами, а не с их подчищенными копиями.

Закрытый контур: что это значит на практике

Термин звучит красиво и расплывчато, поэтому давайте договоримся о признаках. Закрытый контур — это решение, развернутое внутри периметра компании. Считать контур закрытым можно, только если выполнены все пять условий сразу.

1. Запросы обрабатываются на инфраструктуре внутри страны — на своем оборудовании или в российском облаке.

2. Данные не передаются третьим лицам и не идут в обучение общедоступных моделей.

3. История диалогов хранится под контролем компании, с разграничением доступа по ролям.

4. Есть журнал: видно, кто, когда и какой запрос отправлял.

5. Провайдер выступает обработчиком по поручению и подписывает соответствующие обязательства.

Не выполнен хотя бы один пункт — контур не закрытый, как бы он ни назывался в презентации поставщика. Особенно внимательно смотрите на второй: фраза «мы не обучаем модель на ваших данных» должна стоять в договоре, а не в блоге компании. И проверьте, где физически лежат логи и резервные копии: бывает, что сама модель развернута локально, а телеметрия уходит наружу.

Как выбрать решение по уровню защиты

Ориентир простой — характер данных в задаче, а не громкость обещаний в рекламе.

И отдельная просьба про бесплатные сервисы. Зайдите в настройки и выключите опцию «использовать мои запросы для улучшения моделей» до первого рабочего запроса. В Perplexity это Аккаунт → Предпочтения → Хранение данных ИИ, один тумблер.

Рисунок 3 — «Настройки хранения данных в Perplexity»

Perplexity: отключаем использование запросов для улучшения моделей».

У DeepSeek настройки, честно говоря, совсем скромные: профиль и переключатель «улучшить модель для всех». А прецедент с публикацией пользовательских диалогов в открытом доступе уже был — так что безопасность данных здесь держится на одном переключателе, и по умолчанию он стоит не в вашу пользу.

Рисунок 4 — «Настройки DeepSeek»

У DeepSeek настройки приватности умещаются в один экран.

Регламент на одну страницу

Самая частая утечка данных — не хакерская, а бытовая: один файл, один сотрудник, одна спешка. Лечится это не техникой, а понятными правилами. Только политика на двадцать листов не работает — ее не читают. Работает документ, который помещается на один экран. Забирайте структуру:

• перечень разрешенных сервисов: чем можно пользоваться и для каких задач;

• список запрещенных к загрузке данных — тот самый, из раздела выше;

• правило обезличивания с двумя примерами «было — стало»;

• требование проверять любой ответ до того, как он пойдет в работу;

• имя человека, к которому идут с вопросом «а вот это загружать можно?»;

• что будет за нарушение.

Регламент утверждается приказом и доводится под подпись. Это не бюрократия ради бюрократии: если инцидент все-таки случится, компании нужно чем-то подтвердить, что разумные меры она приняла.

Как объяснить правила сотрудникам

Запреты без объяснения обходят — всегда. Поэтому начинать мы бы не с приказа стали.

Соберите людей на двадцать минут и расскажите историю из «ГК Энергопроф» — она действует лучше любого приказа. А потом покажите два запроса рядом: вот безопасный, вот тот же самый, но с персональными данными, и вот почему второй недопустим. Когда человек видит разницу глазами, доходит быстрее, чем от третьего пункта регламента.

Дальше сделайте правильный путь удобнее неправильного: дайте готовые обезличенные шаблоны, чтобы не приходилось каждый раз чистить файл руками. И назначьте одного человека, к которому идут с вопросами, — его отсутствие и есть главная причина, по которой сотрудники решают сами и решают неправильно.

Через месяц разговор повторите. Безопасность данных держится не на приказе, а на привычке, а привычка появляется от повторения.

И главное — не запрещайте инструмент целиком. Запрет ничего не решает: люди все равно пользуются, просто с личного телефона и уже совсем без правил. Надежнее дать понятный коридор: вот здесь можно, вот здесь — только после обезличивания, а сюда мы не ходим вообще. Ответственность за данные, как и за цифры, по-прежнему на нас, и никакая модель ее с нами не разделит.

Остались вопросы? Мы всегда готовы помочь. Свяжитесь с нашими специалистами по телефону +7 (499) 956-21-70 или отправьте письмо на электронную почту tlm1c@4dk.ru. Мы оперативно ответим, поможем разобраться в вашей ситуации и предложим наиболее подходящее решение.