Корректировка НДФЛ при уменьшении зарплаты за 2025 год в 2026-м: как действовать работодателю

Когда возникает проблема с НДФЛ

В рассматриваемой ситуации работодатель 30.12.2025 выплатил сотруднику зарплату за период 16–30 декабря и удержал НДФЛ. Позднее работник предъявил больничный, что уменьшило сумму заработка, а вместе с ней — и налог за декабрь. Переплата была погашена при выплате аванса за январь 2026 года. Возникает вопрос: можно ли корректировать налог в текущем периоде или нужно возвращать излишне удержанный НДФЛ по правилам ст. 231 НК РФ?

Можно ли удержать переплату по зарплате

По ст. 137 ТК РФ удержание работодатель вправе произвести только в строго ограниченных случаях:

• возврат аванса, выданного в счет зарплаты;
• возврат неизрасходованного командировочного аванса;
• возврат сумм, излишне выплаченных из-за счетной ошибки;
• удержания за неотработанные отпускные при увольнении.

Технические ошибки такими не считаются, что подтверждают разъяснения Роструда и Верховного суда. Поэтому удержать зарплату, начисленную за период временной нетрудоспособности по ошибке учета, можно только с письменного согласия сотрудника.

Если согласия нет, выплата признается доходом, а удержанный НДФЛ считается законным. В этом случае корректировки не требуются.

Если работник согласился на возврат переплаты

При добровольном возврате переплаты возникает другой налоговый порядок. Согласно ст. 223 и ст. 216 НК РФ налоговый период по НДФЛ — календарный год. Удержание зарплаты в январе 2026 года не уменьшает налоговую базу этого месяца: НДФЛ рассчитывается со всей суммы начисления за январь.

Однако за декабрь 2025 года база должна быть скорректирована, поскольку фактический доход работника уменьшился. В результате образуется излишне удержанный НДФЛ за 2025 год.

Что делать с переплатой НДФЛ

Так как налоговые периоды разные, зачет переплаты невозможен — налоговый агент обязан вернуть НДФЛ работнику в порядке ст. 231 НК РФ. Такой подход подтверждают письма ФНС и Минфина.

Как отразить перерасчет в расчёте 6-НДФЛ

За 2025 год

• строки 120 и 131 — доход с учетом уменьшения;
• строка 140 — исчисленный НДФЛ с учетом корректировки;
• строка 160 — удержанный НДФЛ (не корректируется);
• строка 180 — сумма переплаты до возврата.

За 1 квартал 2026 года

• строки 120 и 131 — начисленный доход без уменьшения;
• строка 140 — НДФЛ со всей суммы начислений.

Возврат НДФЛ по ст. 231 НК РФ отражается в расчёте 6-НДФЛ по строкам 030–034 и 190–194 в периоде фактического перечисления средств.

Вывод

Если зарплата за декабрь 2025 года уменьшена после представления больничного и работник согласился вернуть переплату, налоговая база корректируется за 2025 год. Излишне удержанный НДФЛ подлежит возврату работнику, а не зачету в январские начисления. Для отчётности используется механизм ст. 231 НК РФ и корректные строки формы 6-НДФЛ.