В практике бухгалтера нередко возникают ситуации, когда начисленная и выплаченная заработная плата за прошлый год подлежит перерасчёту уже в следующем. Классический пример — представление сотрудником листка нетрудоспособности после закрытия декабрьского расчётного периода. Возникает вопрос: как корректировать НДФЛ, если выплата за 2025 год уменьшилась в 2026-м и образовалась переплата?
Когда возникает проблема с НДФЛ
В рассматриваемой ситуации работодатель 30.12.2025 выплатил сотруднику зарплату за период 16–30 декабря и удержал НДФЛ. Позднее работник предъявил больничный, что уменьшило сумму заработка, а вместе с ней — и налог за декабрь. Переплата была погашена при выплате аванса за январь 2026 года. Возникает вопрос: можно ли корректировать налог в текущем периоде или нужно возвращать излишне удержанный НДФЛ по правилам ст. 231 НК РФ?
Можно ли удержать переплату по зарплате
По ст. 137 ТК РФ удержание работодатель вправе произвести только в строго ограниченных случаях:
- возврат аванса, выданного в счет зарплаты;
- возврат неизрасходованного командировочного аванса;
- возврат сумм, излишне выплаченных из-за счетной ошибки;
- удержания за неотработанные отпускные при увольнении.
Технические ошибки такими не считаются, что подтверждают разъяснения Роструда и Верховного суда. Поэтому удержать зарплату, начисленную за период временной нетрудоспособности по ошибке учета, можно только с письменного согласия сотрудника.
Если согласия нет, выплата признается доходом, а удержанный НДФЛ считается законным. В этом случае корректировки не требуются.
Если работник согласился на возврат переплаты
При добровольном возврате переплаты возникает другой налоговый порядок. Согласно ст. 223 и ст. 216 НК РФ налоговый период по НДФЛ — календарный год. Удержание зарплаты в январе 2026 года не уменьшает налоговую базу этого месяца: НДФЛ рассчитывается со всей суммы начисления за январь.
Однако за декабрь 2025 года база должна быть скорректирована, поскольку фактический доход работника уменьшился. В результате образуется излишне удержанный НДФЛ за 2025 год.
Что делать с переплатой НДФЛ
Так как налоговые периоды разные, зачет переплаты невозможен — налоговый агент обязан вернуть НДФЛ работнику в порядке ст. 231 НК РФ. Такой подход подтверждают письма ФНС и Минфина.
Как отразить перерасчет в расчёте 6-НДФЛ
За 2025 год
- строки 120 и 131 — доход с учетом уменьшения;
- строка 140 — исчисленный НДФЛ с учетом корректировки;
- строка 160 — удержанный НДФЛ (не корректируется);
- строка 180 — сумма переплаты до возврата.
За 1 квартал 2026 года
- строки 120 и 131 — начисленный доход без уменьшения;
- строка 140 — НДФЛ со всей суммы начислений.
Возврат НДФЛ по ст. 231 НК РФ отражается в расчёте 6-НДФЛ по строкам 030–034 и 190–194 в периоде фактического перечисления средств.
Вывод
Если зарплата за декабрь 2025 года уменьшена после представления больничного и работник согласился вернуть переплату, налоговая база корректируется за 2025 год. Излишне удержанный НДФЛ подлежит возврату работнику, а не зачету в январские начисления. Для отчётности используется механизм ст. 231 НК РФ и корректные строки формы 6-НДФЛ.
