Оформление нового сотрудника в 1С 8.3 требует внимания к деталям. В этом руководстве мы пошагово разберем процесс приема на работу в конфигурациях ЗУП и Бухгалтерия. Вы научитесь создавать карточку сотрудника, заполнять документы приема, настраивать трудовой договор и учетные параметры. Инструкция актуальна для 2026 года и поможет избежать типичных ошибок кадрового учета.
Прием нового сотрудника в 1С:ЗУП.
Для оформления нового сотрудника в системе необходимо выполнить ряд действий.
Первоначально, в разделе «Кадры» – «Сотрудники», создается новый элемент. Затем вносятся ключевые личные сведения: дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Важным шагом является оформление согласия на обработку персональных данных.
Далее, в разделе «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения», оформляется кадровый приказ «Прием на работу» или «Прием на работу списком». По итогам этих действий, в Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) направляются сведения по форме ЕФС-1, подраздел 1.1.
Рассмотрим детали.
Для оформления нового работника активируйте опцию «Создать» в разделе «Сотрудники».
Рисунок 1 — «Создание сотрудника»
При наличии в системе записи о человеке с такими же полным именем, фамилией и отчеством, программа сообщит об этом. На данной стадии требуется ввод информации, необходимой для формирования отчетности в ФНС и СФР, включая дату рождения, ИНН и СНИЛС.
Рисунок 2 - «Сообщение»
При помощи переходов «Личные данные», «Страхование», «Налог на доходы» и «Трудовая деятельность» внесите необходимые сведения:
-
паспортную информацию;
-
адреса;
-
данные о страховом и налоговом статусе;
-
информацию об инвалидности;
-
сведения о трудовом стаже.
Рисунок 3 — «Заполнение информации»
Рисунок 4 — «Личные данные»
Рисунок 5 — «Страхование»
Рисунок 6 — «Налог на доходы»
Рисунок 7 — «Трудовая деятельность»
Согласие на обработку персональных данных формируется из карточки сотрудника через команду «Печать». Это создает редактируемый документ, а не просто печатную форму.
Рисунок 8 — «Согласие»
После того как первоначальные сведения о работнике внесены, создается документ «Прием на работу».
На вкладке «Главное» необходимо указать:
-
дату трудоустройства;
-
структурное подразделение;
-
наименование должности;
-
объем занимаемых ставок;
-
режим труда;
-
вид трудовых отношений.
Если предусмотрен испытательный период, вносится информация о его длительности. Для отметки в трудовой книжке проставляется соответствующий маркер и определяется трудовая функция.
Рисунок 9 — «Прием на работу»
Вкладка «Оплата труда» предназначена для проверки и, при необходимости, изменения сумм начислений.
Рисунок 10 — «Оплата труда»
На вкладке «Трудовой договор» фиксируются реквизиты соглашения, а также период его действия и основания, если договор заключен на определенный срок.
Рисунок 11 — «Трудовой договор»
Не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания распоряжения о трудоустройстве, следует сформировать «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1, раздел 1.1). Это делается через меню «Кадры» - «См. также» - «Электронные трудовые книжки» или «Отчетность, справки» — «Электронные трудовые книжки».
Рисунок 12 — «ЕФС-1 подраздел 1.1»
Процедура приема иностранных граждан аналогична, но имеет свои нюансы в заполнении данных.
Допускается использование латиницы в ФИО.
В разделе «Личные данные» вводятся сведения сотрудника.
Рисунок 13 - «Личные данные»
По ссылке «Страхование» указывается статус застрахованного лица и дата его вступления в силу.
Рисунок 14 - «Страхование»
На вкладке «Налог на доходы» определяется статус нерезидента и дату его установления, что влияет на расчет соответствующего налога.
Рисунок 15 — «Налог на доходы»
Для данной категории работников в документе «Прием на работу» может появиться закладка «Дополнительно» для внесения сведений о разрешении на работу, проживание и условиях медицинского обслуживания.
Рисунок 16 — «Прием на работу»
При повторном приеме на работу бывшего сотрудника важно корректно внести данные. В справочнике «Сотрудники» создается новый элемент, но в справочнике «Физические лица» новый элемент не создается, чтобы избежать дублирования и ошибок в расчетах и отчетности.
Рисунок 17 — «Создание новой карточки сотрудника»
Рассмотрим прием в 1С:Бухгалтерия.
Регистрация нового сотрудника осуществляется с помощью документа «Прием на работу», доступного в разделе «Зарплата и кадры» - «Кадровый учет» - «Кадровые документы» - «Создать» - «Прием на работу».
Рисунок 18 — «Прием на работу»
При заполнении этого документа необходимо отразить ключевые условия, согласованные в трудовом договоре:
- Организация: название компании, где будет трудоустроен работник.
- Подразделение: наименование отдела, в котором будет работать сотрудник, если в компании есть такие подразделения.
- Должность: должность, согласно утвержденному штату и условиям трудового соглашения.
Рисунок 19 - «Создание»
- Работник: физическое лицо, принимаемое на работу, из базы данных «Сотрудники».
Требуется завести карточку работника, если она отсутствует, следуя предложенной ссылке.
Рисунок 20 — «Указание данных»
- Принять на работу: день, с которого работник приступит к исполнению своих обязанностей, как указано в договоре.
- Вид занятости: «основное место работы», «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство».
- Оклад: основные ежемесячные выплаты согласно системе оплаты труда и договору, например, «Оплата по окладу».
Формы кадровых документов утверждаются учетной политикой организации. Для печати доступны приказ о приеме (форма Т-1) и трудовой договор (для микропредприятий).
Рисунок 21 — «Печатная форма»
Прием иностранных граждан аналогичен приему россиян, но имеет особенности: допускаются латинские буквы и отсутствие отчества в ФИО, если это предусмотрено удостоверением личности.
В полях «Налог на доходы» и «Условия страхования» указываются соответствующие статусы налогоплательщика и застрахованного лица, а также дата их установления. Эти статусы влияют на расчет налогов и взносов.
Рисунок 22 - «Налог на доходы и условия страхования»
Для иностранных граждан или лиц без гражданства в документе «Прием на работу» появляется дополнительный раздел для указания сведений о разрешении на работу/проживание и условиях оказания медпомощи. Эти данные будут отражены в трудовом договоре.
Рисунок 23 — «Условия приема»
При повторном приеме на работу бывшего сотрудника крайне важно правильно провести регистрацию. В справочнике «Сотрудники» создается новый элемент, но в справочнике «Физические лица» дублирование недопустимо, чтобы избежать некорректного расчета налогов и отчетности.
Для этого в разделе «Зарплата и кадры» - «Сотрудники» нажмите «Создать», укажите организацию и ФИО. Если физическое лицо с похожими данными уже существует, система предложит его использовать.
Рисунок 24 — «Создание новой карточки сотрудника»
После этого в разделе «Зарплата и кадры» нажмите «Принять на работу» или «Оформить документ» - «Прием на работу».
Завершая процесс оформления сотрудника в 1С, важно помнить, что точность внесенных данных сегодня напрямую влияет на корректность отчетности завтра. Грамотно выстроенный кадровый учет не только снижает риски ошибок, но и делает работу с персоналом прозрачной и управляемой. Освоив эти шаги, вы превращаете рутинную процедуру в надежный инструмент контроля и эффективности.
