Отгул положен сотруднику за работу в выходной день, сверхурочную работу или переработку при суммированном учете. Разбираем, как включить учет отгулов в 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3, каким документом зарегистрировать дополнительный день отдыха, как он отразится в табеле, расчете зарплаты и среднем заработке и какие ошибки чаще всего допускают бухгалтеры.
Что такое отгул и кому он положен?
В Трудовом кодексе РФ официального термина «отгул» не существует. Юридически - это формулируется как «предоставление другого дня отдыха». Это дополнительный день, который работодатель обязан предоставить сотруднику в качестве компенсации за:
- работу в выходной или нерабочий праздничный день (по выбору работника: вместо повышенной оплаты);
- сверхурочную работу ;
- сдачу крови и ее компонентов (донорство) .
Как настроить учет отгулов в 1С:ЗУП
Чтобы предоставить сотрудникам дополнительное оплачиваемое свободное время в виде отгулов (дни или часы) вместо повышенной компенсации за сверхурочную работу, необходимо внести изменения в настройки расчета заработной платы. Выполните следующие действия:
- Откройте раздел «Настройка», перейдите в «Расчет зарплаты» и откройте ссылку «Настройка состава начислений и удержаний».
- На вкладке «Учет отсутствий» активируйте опцию «Отгулы».
- Если требуется учет внутрисменных отгулов, установите флажок «В том числе внутрисменные» (это возможно, если на вкладке «Почасовая оплата» активирована функция «Применение почасовой оплаты»).
Рисунок 1 - «Настройка отгула»
Эта функция становится особенно полезной в следующих случаях:
- Когда на предприятии применяется оплата за работу в выходные и праздничные дни — на вкладке «Прочие начисления» установлен флажок «Работа в праздничные или выходные дни».
- Когда предприятие компенсирует сверхурочную работу — на вкладке «Почасовая оплата» включен флажок «Сверхурочная работа»).
- В случаях переработок при суммированном учете рабочего времени — на вкладке «Почасовая оплата» активирован флажок «Переработки при суммированном учете времени».
После активации опций «Отгулы» и, «В том числе внутрисменные», в разделе «Настройка» – «Начисления», в плане видов начислений появится новый вид начисления – «Отгул», а также его вариант «Отгул (внутрисменный)».
Рисунок 2 - «Начисления»
Регистрация работы в выходной день с компенсацией отгулом
Предоставление отгулов как альтернативы дополнительной оплате за переработанное время регулируется в программах, отслеживающих работу в выходные, праздничные и сверхурочные часы. Эти программы включают следующие пункты из раздела «Зарплата»:
- «Работа в выходные и праздники»;
- «Работа сверхурочно»;
- «Регистрация переработок».
- «Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты»;
- «Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты».
Рисунок 3 — «Регистрация отгула»
Оформление документа «Отгул»
Для того чтобы предоставить индивидуальному сотруднику отгул, который засчитывается в счет ранее выполненной сверхурочной работы, применяется специальный документ под названием «Отгул» в разделе «Зарплата».
Рисунок 4 - «Оформление отгула»
Если нужно оформить компенсации за переработку для группы сотрудников одновременно, применяется документ «Отгул списком», расположенный в соответствующих разделах: «Кадры» - «Все кадровые документы» или «Зарплата» - «Все начисления».
Рисунок 5 - «Отгул списком»
Как отгул влияет на расчет зарплаты и средний заработок
В стандартной конфигурации ЗУП редакции 3.1, оплачиваемый выходной день приводит к сокращению фактически отработанных часов, но не влияет на установленную норму рабочего времени. Его применение аналогично предоставлению отпуска без сохранения заработной платы. За месяц, в котором был использован отгул, сумма начисленной заработной платы уменьшается. Такая практика идет вразрез с разъяснениями, предоставленными Рострудом в письме от 18 февраля 2013 года №ПГ/992-6-1.
Вариант 1: Интеграция отгула в стандартную оплату
Для реализации этого подхода необходимо внесите изменения в настройки основного начисления сотрудника (например, оплата по окладу или по часовой тарифной ставке), чтобы рассматривать отгул как оплачиваемый период.
Рисунок 6 - «Учет времени»
Из перечня начислений с более высоким приоритетом, которые влияют на оплату по окладу и другие плановые расчеты, исключите позицию «Отгул».
Рисунок 7 - «Удаление отгула из приоритета»
Ключевые моменты данного способа:
- Данный метод применим для всех категорий сотрудников, работающих по повременной системе оплаты (окладники, работники с почасовой оплатой труда и т.п.), однако он не подходит для сдельной формы оплаты.
- Несмотря на фактическую оплату времени отгула, в финансовых отчетах эта сумма будет включена в состав основного начисления. Это затрудняет ее визуальное выделение и последующий анализ.
Вариант 2: Корректировка нормы рабочего времени в месяц с отгулом
При выборе этого метода, в месяце, когда сотрудник берет отгул, потребуется создать для него индивидуальный график работы (раздел «Зарплата» – «Учет времени»).
Рисунок 8 — «Индивидуальный график»
Особенности данного подхода:
- Этот вариант целесообразен только для работников с окладом. Для сотрудников с почасовой оплатой труда и сдельщиков, зарплата все равно будет уменьшена из-за предоставления отгула.
- В табеле учета рабочего времени такой день будет отображаться не как "нерабочее время" (НВ), а как стандартный выходной – кодом «В».
- Средний заработок сотрудника в последующие месяцы будет выше по сравнению с ситуацией, если бы он не брал отгул.
- Оплата отгула не отражается в расчетных ведомостях, поскольку фактически он не оплачивается. Такой порядок полностью соответствует букве Трудового кодекса РФ.
Вариант 3: Оформление отгула как отдельной выплаты
При использовании данной методики необходимо настроить специальное начисление, представляющее собой доплату до полного размера заработной платы за месяц, в котором был использован отгул.
Рисунок 9 - «Настройка начисления»
Характерные черты этого метода:
- Данный способ подходит для всех категорий работников, включая как повременщиков, так и сдельщиков.
- Для оформления доплаты применяется документ «Отсутствие с сохранением оплаты».
- Доплата за время отгула будет отражаться в платежных ведомостях отдельной строкой, что упрощает анализ расходов на оплату труда.
Отражение отгула в табеле и отчетах
В табеле учета рабочего времени указанные временные отрезки будут маркироваться категориями «Праздничные дни, не оплачиваемые сверх нормы» (обозначение ПН) и «Сверхурочная работа, не оплачиваемая сверх нормы» (обозначение СН).
Проверить, сколько дней (или часов) дополнительного отдыха осталось в вашем распоряжении, можно в разделе «Остатки отпусков». Этот отчет находится в модуле «Кадры» —«Кадровые отчеты».
Рисунок 10 - «Отчеты по отгулам»
Рисунок 11 - «Отражение в табеле»
Частые ошибки при оформлении отгулов
1. Оформление отгула
Суть ошибки: Сотрудник отработал в выходной и выбрал отгул. Кадровик в документе «Работа в выходные и праздники» ставит вид компенсации «Повышенная оплата» (х2), а затем заводит документ «Отгул».
Последствия в 1С: Программа оплатит работу в выходной в двойном размере, а день отгула сделает неоплачиваемым (0 рублей). Сотрудник фактически теряет деньги за день отдыха.
Как правильно: По ст. 153 ТК РФ работник выбирает либо двойную оплату, либо одинарную + отгул. Если выбран отгул, в документе «Работа в выходные» нужно указывать «Одинарная оплата».
2. Отгул «авансом» (до факта переработки)
Суть ошибки: Сотрудник просит отгул в счет будущего выхода на работу в выходной день. Кадровик вводит документ «Отгул» сегодня, а документ «Работа в выходные» — только в конце месяца.
Последствия в 1С: Программа не найдет «заработанных» часов и либо не проведет документ, либо покажет отрицательный остаток. При расчете зарплаты день будет неоплачен, что вызовет конфликт.
Как правильно: Сначала вводится факт работы (документ «Работа в выходные и праздники» или «Сверхурочная работа»), и только потом — документ на предоставление отгула.
3. Ошибки в компенсации сверхурочных часов
Суть ошибки: За сверхурочную работу первые 2 часа компенсируются временем отдыха в размере х1, а последующие — х2. В документе «Сверхурочная работа» в 1С есть настройка «Компенсировать временем отдыха». Кадровики часто забывают ее проставить или неверно указывают количество часов.
Последствия в 1С: Программа либо начислит повышенную оплату вместо предоставления отгула, либо предоставит отгул в двойном размере за первые 2 часа (что нарушает ТК РФ).
Как правильно: В документе «Сверхурочная работа» четко разграничивать часы: ставить галочку компенсации временем и указывать точное количество часов, которые пойдут в зачет отгула.
4. Неверный вид отсутствия в табеле (Т-13)
Суть ошибки: При оформлении отгула в документе проставляется неверный код неявки. Например, кадровик ставит «ОТ» (ежегодный отпуск) вместо «ПН» или НВ (отгул) или «РВ» (работа в выходной, если отгул берется в счет рабочего времени).
Последствия в 1С: Искажается статистика, неправильно считается норма часов, а при расчете среднего заработка (для отпускных или командировок) эти дни могут выпасть из расчета или, наоборот, искусственно его завысить.
Как правильно: Использовать только предназначенные для этого коды (обычно «ПН» или НВ в зависимости от причины и настроек программы).
5. Игнорирование отчета «Остатки отгулов»
Суть ошибки: Бухгалтер начисляет зарплату и видит, что сотрудник не вышел на работу, но не проверяет, есть ли у него фактически заработанные дни отдыха.
Последствия в 1С: Если отгул оформлен сверх заработанного (например, работник взял 2 дня, а заработал только 1), программа может провести документ с ошибкой или рассчитать зарплату некорректно. Как правильно: Обязательно формировать отчет «Зарплата» — «Отгулы» — «Остатки отгулов» (или «Ведомость отгулов»), чтобы сверить факт предоставления с заработанным балансом.
6. Смешивание донорских дней и обычных отгулов
Суть ошибки: Дни отдыха после сдачи крови (донорство) кадровики пытаются оформить через стандартный документ «Отгул» за переработки.
Последствия в 1С: Программа не сможет корректно рассчитать среднюю зарплату за эти дни (так как дни донора оплачиваются в среднем заработке, а не в окладе), и не сформирует правильную отчетность.
Как правильно: Для доноров используется отдельный документ — «Неявка по причине...» (с видом неявки «День отдыха донора»).
Если вы не уверены в правильности работы с отгулами, имеет смысл обратиться к профессиональным консультантам. Аутсорсинг бухгалтерии поможет выстроить грамотную кадровую работы. Специалисты «Что делать Внедрение» следят за всеми изменениями законодательства и знают, как правильно оформить операции в 1С.
