Современные программы позволяют значительно упростить подготовку обязательной отчётности, однако правильность данных по-прежнему требует внимательной проверки со стороны специалиста. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом большинство форм формируются автоматически на основании кадровых и расчётных документов. Ниже рассмотрим порядок подготовки основных отчётов по физическим лицам и ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание перед их отправкой.
В 1С:Зарплата и управление персоналом бухгалтеры и кадровики готовят два ключевых отчёта по физлицам: ЕФС‐1 для СФР и персонифицированные сведения для ФНС. В статье разберём пошаговый процесс их подготовки – от проверки исходных данных до отправки. Вы узнаете, как заполнять основные разделы ЕФС‐1 (подразделы 1.1, 1.2 и раздел 2) и формировать персонифицированные сведения, а также получите подсказки по избежанию типичных ошибок.
Отчёт ЕФС-1 для Социального фонда России
Для передачи данных в Социальный фонд России (СФР) используется унифицированная форма отчётности – ЕФС‐1. На практике чаще всего заполняются следующие её части:
Подраздел 1.1 (замена СЗВ-ТД)
Подраздел 1.1 регистрирует события трудовой деятельности – приём на работу, перевод, увольнение, приостановление действия трудового договора, заключение и расторжение договоров ГПХ.
Создание отчёта
Через «Отчётность, справки»: зайдите в «1С‐Отчётность», затем в «Регламентированную отчётность» и откройте папку «Отчётность по физлицам». Выберите нужную форму в списке отчётов, укажите организацию и отчётный период. Нажмите «Создать», затем – «Заполнить».
Рисунок 1 – «ЕФС‐1 Подраздел 1.1»
Проверка корректности данных
Убедитесь, что в карточке сотрудника (раздел «Кадры» – «Физические лица») заполнены все необходимые поля: гражданство, СНИЛС, ИНН.
Рисунок 2 – «Карточка физического лица»
Проверьте, что для каждой должности указан код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Это делается в разделе «Настройка» – «Классификаторы» – «Трудовые функции».
Рисунок 3 – «Трудовая функция»
Проверьте документы «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение», «Договор (работы, услуги)» (для ГПХ) на предмет корректности дат, номеров приказов, кодов видов договоров, отметок о необходимости отражения в трудовой деятельности.
Аналогично — для совместительства, неполного рабочего времени и других особенностей.
Рисунок 4 – «Заполнение кадрового события»
Подраздел 1.2 (замена СЗВ-СТАЖ)
Подраздел 1.2 аккумулирует сведения о стаже сотрудников в особых условиях.
Создание и заполнение отчёта
Перейдите в «1С-Отчётность» укажите нужный отчёт и нажмите кнопку «Выбрать» или двойным щелчком мыши на строке отчёта откройте форму для заполнения.
Рисунок 5 – «ЕФС‐1 Подраздел 1.2»
Прежде всего удостоверьтесь, что корректно указаны отчётный год, дата формирования документа и тип сведений – выберите один из трёх доступных вариантов:
- «Исходная» – применяется при первичной подаче годового отчёта.
- «Назначение пенсии» – используется, если отчёт подаётся в течение календарного года для учёта периодов работы конкретного сотрудника при оформлении пенсии.
- «Назначение выплат по ОСС» – актуален в случаях, когда сотрудник оформляет отпуск по беременности и родам либо уход за ребёнком.
Далее заполните табличную часть документа.
Для автоматического заполнения нажмите кнопку «Заполнить». В появившемся меню выберите подходящий вариант:
- «Сотрудники с льготным стажем» – если требуется сформировать отчёт только для работников с особыми условиями стажа.
- «Всеми сотрудниками» – если необходимо включить в отчёт данные по всему персоналу организации.
После заполнения можно детально просмотреть и скорректировать информацию. Для этого кликните на нужную строку табличной части. Система отображает стаж каждого сотрудника в виде отдельных периодов. Периоды с особыми условиями стажа помечаются буквенными кодами – например, НЕОПЛ обозначает неоплачиваемый период, возникающий при отпуске за свой счёт.
Рисунок 6 – «Заполнение стажа сотрудника»
Проверка корректности
Убедитесь, что в карточках физических лиц корректно заполнены ФИО, СНИЛС, гражданство, статус застрахованного лица и другие обязательные поля.
Проверьте, что все особые периоды отражены корректно:
- Отпуска за свой счёт (код НЕОПЛ) оформлены документами «Отпуск без сохранения оплаты».
- Введены и проведены больничные листы (код ВРНЕТРУД).
- Для сотрудников-льготников (например, имеющих право на досрочную пенсию) в кадровых документах отмечено соответствующее право.
- Коды особых условий труда (вредные производства, северные районы и т. д.) указаны в позиции штатного расписания или справочнике «Должности».
Рисунок 7 – «Настройка в справочнике «Должность»
- В случае если организация осуществляет деятельность в регионе с особыми климатическими условиями, в карточке организации либо обособленного подразделения обязательно должен быть проставлен код ОКУ.
Рисунок 8 – «Настройка территориальных условий»
Раздел 2 (аналог 4-ФСС)
Раздел 2 содержит информацию о начисленных взносах на страхование от травматизма.
Создание отчёта
Перейдите в «1С‐Отчётность» нажмите «Создать» и найдите отчёт «ЕФС‐1: Сведения о начисленных страховых взносах...» в папке «Отчётность в фонды».
Рисунок 9 – «ЕФС‐1 Раздел 2»
На титульном листе проверьте код периода, год, регистрационный номер в СФР.
Нажмите «Заполнить» – раздел 2 и подраздел 2.1 заполнятся автоматически на основе расчётных документов (зарплата, больничные, отпуска и т. д.).
Подразделы раздела 2
2.1. Расчёт сумм страховых взносов.
Заполнение: автоматическое.
2.1.1. Сведения об облагаемой базе и исчисленных взносах.
Для: СКЕ, госучреждений с бюджетным финансированием, страхователей с несколькими основаниями расчёта взносов.
Заполнение: автоматическое — если подразделения выделены как СКЕ в настройках учётной политики.
Рисунок 10 – «Настройка СКЕ»
2.2. Сведения для страхователей, направляющих работников к другим работодателям.
Заполнение: ручное.
2.3. Сведения о медосмотрах и СОУТ на начало года.
Заполнение:
- ручное – в стандартных версиях «1С:ЗУП»;
- автоматическое – в версии КОРП (при учёте СОУТ в программе).
Проверка корректности
Убедитесь, что в нём правильно указаны наименование организации, коды ИНН, КПП, ОКВЭД, регистрационный номер в СФР, номер контактного телефона и адрес электронной почты. Эти данные берутся из справочника «Организации» (раздел «Настройка»).
Используйте отчёт «Анализ взносов в фонды», чтобы сверить данные о базе для начисления взносов и рассчитанных суммах с информацией в подразделе 2.1 (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам»).
Обновление формы ЕФС-1
С 30 декабря 2025 года официально действует обновлённая форма отчётности ЕФС‐1. На текущий момент её поддержка в 1С реализована лишь частично, а СФР ещё не приступил к приёму документов в новом формате.
Планируемая дата старта приёма обновлённой формы ЕФС‐1 зафиксирована разработчиками на уровне классификационных данных – в регистре сведений «Даты вступления в силу НА».
Рисунок 11 – «Регистр сведений»
По состоянию на момент подготовки материала этот срок установлен на 15 марта 2026 года, однако не исключается возможность его дальнейшего переноса.
Персонифицированные сведения о физических лицах
Создание отчёта
Перейдите в раздел «Отчётность, справки» и воспользуйтесь сервисом «1С-Отчётность». Нажмите кнопку «Создать». В появившемся окне, в блоке «Налоговая отчётность», выберите форму «Персонифицированные сведения о физических лицах» и нажмите «Выбрать».
Рисунок 12 – «Персонифицированные сведения о физических лицах»
Для автоматического внесения данных нажмите кнопку «Заполнить». Отчёт включает титульный лист и раздел с персональными данными сотрудников.
Проверка данных
- Номер корректировки, код периода – должен соответствовать номеру месяца, за который сдаётся отчёт.
- Реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП, код налогового органа и контактный телефон.
- Код места представления сведений: код 214 указывается, если отчёт направляется в налоговый орган по месту регистрации российской организации, и код 222 — если сведения подаются по месту учёта обособленного подразделения.
- В сведениях о физлицах убедитесь, что в отчёте перечислены все сотрудники, с которыми заключены договоры, предусматривающие начисление выплат и корректно заполнены ФИО, ИНН, СНИЛС.
- В поле 070 проверьте правильно ли отражены начисленные за месяц суммы. Если начислений не было, в этом поле должны стоять прочерки. И итоговую сумму выплат, начисленных в пользу всех физлиц, корректно отражена в поле «Справочно».
Рисунок 13 – «Персональные данные»
В строку 070 не включаются выплаты с видом дохода «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».
Итоги
Таким образом, автоматизация в программе сокращает время на подготовку отчётности, но не отменяет необходимости ручной верификации. Проверка реквизитов, кодов ОКЗ, стажа и начислений – обязательный финальный этап перед отправкой рассмотренной отчетности. Сохраняйте актуальность справочников, следите за релизами платформы и сроками вступления новых форм в силу – это минимизирует риски ошибок и штрафов.
Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.
