Отчет «Карточка учета организации» по воинскому учету в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это один из ключевых документов, используемых при взаимодействии с военкоматами. Он содержит сведения обо всех сотрудниках, подлежащих воинскому учету. Однако по умолчанию в отчет могут не попадать внешние совместители. Чтобы они корректно отображались в отчете, необходимо выполнить ряд настроек. В этой статье мы подробно разберем, какие параметры нужно установить, чтобы включить внешних совместителей в карточку учета организации.
Для чего нужен отчет «Карточка учета организации»
Отчет «Карточка учета организации» предназначен для ведения учета сотрудников, состоящих на воинском учете. В нем содержатся сведения о:
- воинских званиях и категориях запаса;
- воинских специальностях и разрядах;
- месте нахождения военного билета или приписного свидетельства;
- категории пригодности к службе и составе вооруженных сил.
Эти данные формируются на основании информации, внесенной в карточки сотрудников, и используются для подготовки отчетности в военкоматы.
Почему внешние совместители не отображаются в отчете
По умолчанию программа 1С:ЗУП не включает внешних совместителей в отчет по воинскому учету, поскольку их учет ведется отдельно от основных работников. Это связано с тем, что внешние совместители формально не занимают штатные единицы организации. Однако военкоматы часто требуют предоставлять сведения о всех работающих гражданах, включая совместителей. Поэтому необходимо скорректировать настройки отчетности и кадровых данных.
Шаг 1. Проверка категории занятости сотрудников
Первое, что нужно сделать — убедиться, что у внешних совместителей правильно указан вид занятости. Для этого:
- Перейдите в раздел
Кадры → Сотрудники. - Откройте карточку внешнего совместителя.
- На вкладке «Трудовые отношения» убедитесь, что поле «Вид занятости» заполнено значением «Внешнее совместительство».
Если поле заполнено некорректно, отчет не сможет определить сотрудника как внешнего совместителя, и он не будет включен в выборку.
Шаг 2. Проверка заполнения воинского учета
Для того чтобы сотрудник появился в отчете, его карточка должна содержать данные о воинском учете. Проверьте, что в карточке сотрудника во вкладке «Воинский учет» заполнены следующие поля:
- воинское звание;
- состав (род войск);
- номер и серия военного билета;
- категория запаса и воинская специальность;
- категория годности к службе.
Если данные отсутствуют, система не сможет включить сотрудника в отчет, даже если его занятость определена правильно.
Шаг 3. Изменение настроек формирования отчета
Чтобы отчет включал внешних совместителей, необходимо скорректировать параметры его формирования:
- Откройте отчет
Кадры → Воинский учет → Карточка учета организации. - Нажмите кнопку «Показать настройки» или «Еще → Настройки отчета».
- Во вкладке «Отбор» найдите параметр «Вид занятости» и снимите фильтр «Основное место работы».
- При необходимости добавьте значение «Внешние совместители» вручную в условия отбора.
После этого при формировании отчета будут учитываться все сотрудники, включая тех, кто работает по совместительству.
Шаг 4. Проверка итогового отчета
После внесения всех изменений сформируйте отчет повторно. Убедитесь, что в списке отображаются внешние совместители. Если некоторые сотрудники по-прежнему отсутствуют, проверьте корректность заполнения раздела «Воинский учет» и поля «Организация» в их карточках.
Для визуального контроля можно вывести дополнительную колонку «Вид занятости» в настройках отчета — так вы сможете убедиться, что система видит работников как внешних совместителей.
Шаг 5. Дополнительные рекомендации
- Проверьте актуальность сведений по воинскому учету — старые записи могут содержать неполные данные.
- Используйте обработку «Проверка заполнения воинского учета», доступную в разделе
Кадры → Воинский учет. - Для крупных организаций рекомендуется назначить ответственного за ведение данных по совместителям.
Заключение
Чтобы внешние совместители корректно отображались в отчете «Карточка учета организации» по воинскому учету в 1С:ЗУП, необходимо правильно заполнить карточки сотрудников и изменить параметры формирования отчета. Достаточно указать корректный вид занятости, заполнить раздел «Воинский учет» и снять фильтр по основным сотрудникам в настройках отчета. После этого система автоматически будет включать совместителей в отчетность для военкомата.
Регулярная проверка заполнения данных о воинском учете позволит избежать ошибок при формировании отчетов и обеспечит полное соответствие требованиям законодательства РФ.
