Трудовая функция — ключевой элемент трудового договора, и её корректное отражение в программе 1С:Бухгалтерия редакции 8.3 важно для кадрового и налогового учета. В этой статье вы найдете актуальную на 2026 год инструкцию с подробными шагами, скриншотами и советами по избежанию распространенных ошибок. Материал поможет бухгалтерам и кадровикам быстро освоить необходимые операции.
Что такое трудовая функция в кадровом учете
Трудовая функция представляет собой комплекс обязательств сотрудника, связанных с выполнением работы по занимаемой должности, профессии или специальности с указанием уровня квалификации. Она может включать конкретный перечень поручаемых видов деятельности и выступает основой трудового договора, детально описываемой в должностном регламенте.
Заполнение трудовой функции в форме ЕФС-1
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 указываются следующие сведения:
- Полное наименование должности, профессии или специальности с квалификацией;
- Перечень выполняемых задач;
- Название структурного подразделения (если требуется);
- Льготы и ограничения по должности или профессии;
- Данные о статусе совместителя, если применимо.
Все данные формируются на основании внутренних кадровых документов (прием, увольнение, перевод).
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, трудовой договор может указывать конкретный вид работы вместо должности.
Также необходимо указать код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ), соответствующий должности и фактическому виду деятельности. Без этого кодирования карточка трудовой функции не сохраняется.
Трудовая функция привязывается к карточке должности в справочнике "Должности". Для внесения новой функции используется кнопка «Создать».
Рисунок 1 — «Создание трудовой функции»
Особенности для совместителей и работников по ГПД
Совместители
Сотрудники-совместители оформляются через кадровые приказы с отметкой «Совместительство» и указанием занимаемой должности.
Рисунок 2 — «Указание факта «Совместитель»
Исполнители по договорам ГПХ
Для работников по договорам ГПХ используется механизм «Начисления по договорам», который не требует ведения трудовой книжки, но данные обязательны в отчетности ЕФС-1. Также необходимо указать код ОКЗ.
Рисунок 3 — «Заполнение трудовой функции по ГПХ»
Проверка и сохранение данных
Проверку корректности заполнения трудовой функции можно осуществить с помощью «Универсального отчета».
Рисунок 4 — «Универсальный отчет»
Также можно вывести трудовые функции и код ОКЗ через справочник «Должность»:
«Еще» → «Изменить форму» → «Ссылка» → «Добавить поля» → галочка «Трудовые функции» → навести мышку на поле «Трудовые функции» → «Добавить поля» → «Код по ОКЗ».
Рисунок 5 — «Поле «Трудовая функция» и «Код по ОКЗ»
Решение частых проблем и ошибок
Ошибки при проверке формы ЕФС-1
СФР фиксирует несоответствия в протоколе сверки. Основные коды:
- 20 — несерьезная проблема, корректировки не требуются;
- 30 — незначительные недочеты, подлежат исправлению;
- 50 — значительный недочет, отчет отклонен.
Частая ошибка — отсутствие кода ОКЗ. Решение: отменить первичный отчет, создать новый, указать код вручную, отправить.
Рисунок 6 — «Не указан код ОКЗ»
Рисунок 7 — «Отмена с проведения»
Рисунок 8 — «Указать код ОКЗ вручную»
Ошибки в ФИО
Если ФИО указано неправильно, формируется два отчета:
- С отменой предыдущей записи и временной корректировкой ФИО;
- С правильными данными и новым мероприятием.
Процесс:
- Раздел «Зарплата и кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Создать» → «Регистрация трудовой деятельности» → «Отменить» → выбрать сотрудника;
- Создать отчет ЕФС-1 → статус «Сдано».
Рисунок 9 — «Регистрация трудовой деятельности»
Рисунок 10 — «Отмена мероприятия»
Рисунок 11 — «Как выглядит отмена в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1»
Далее исправляем ФИО, перевыбираем сотрудника при приеме, перепроводим прием на работу и создаем новый отчет ЕФС-1.
Корректное заполнение трудовой функции в 1С:Бухгалтерия 8.3 гарантирует точность кадрового учета и отчетности. Следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро внести все данные о должностях, кодах ОКЗ и особых статусах сотрудников. Это снижает риск ошибок и делает управление кадрами более прозрачным и эффективным. Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.
