При найме новых сотрудников в системе 1С, правильное заполнение поля «Способ ведения трудовой книжки» имеет первостепенное значение. От этого зависит точность формирования такой кадровой отчетности, как ЕФС-1 (подраздел 1.1), и предотвращение возможных ошибок. В данной статье представлено подробное руководство по указанию этого параметра, в том числе для ситуаций, когда сотрудник уже определился с формой ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя.
Значение поля «Способ ведения трудовой книжки»
Поле «Способ ведения трудовой книжки» в программах 1С (таких как 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия) определяет, в какой форме учитывается стаж работника: бумажной, электронной (форма СТД-Р) или комбинированной. Этот параметр является ключевым для корректного формирования отчетности (например, ЕФС-1 / СЗВ-ТД) и заполняется либо при трудоустройстве, либо на основании заявления работника.
Заполнение при приеме сотрудника
При оформлении новых сотрудников, которые уже подавали соответствующее заявление у своего предыдущего работодателя, факт такого выбора фиксируется в документе «Прием на работу» (в разделе «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).
Для этого следует установить флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и указать ранее выбранный формат – «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме», а также дату подачи заявления.
Рисунок 1 — «Прием сотрудника, который выбрал способ ведения»
Первое трудоустройство сотрудника
Также при приеме на работу можно отметить, что это первое официальное трудоустройство сотрудника (установив флажок «Начало трудовой деятельности (ранее нигде не был трудоустроен»). В таком случае считается, что ведется исключительно электронная трудовая книжка (согласно части 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Рисунок 2 - «Первое официальное трудоустройство сотрудника»
Регистрация заявления о трудовой деятельности
Все сведения о выборе способа ведения трудовой книжки можно также зарегистрировать через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в разделах «Кадры» или «Отчетность, справки» – «Электронные трудовые книжки»).
Рисунок 3 - «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
Особые категории сотрудников
Важно отметить, что некоторые категории работников, например, внешние совместители, не должны подавать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, поскольку этот вопрос решается по месту их основного трудоустройства.
Отражение в отчетности ЕФС-1
Система 1С автоматически использует эти данные для заполнения соответствующих полей в отчете ЕФС-1, подраздел 1.1.
Рисунок 4 — «Заполнение в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1»
Заключение
Корректное заполнение поля «Способ ведения трудовой книжки» в 1С является не просто формальной процедурой, а важным элементом кадрового учета, напрямую влияющим на достоверность отчетности и соблюдение требований законодательства. Независимо от того, сделал ли сотрудник выбор ранее или только начинает трудовую деятельность, внимательное внесение этих данных позволяет избежать ошибок, упростить дальнейшую работу с документами и обеспечить полную прозрачность учета трудового стажа.
