Ведение электронных трудовых книжек в программе 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 реализовано через форму ЕФС-1 подраздел 1.1. Данный отчет заменил СЗВ-ТД и является основным инструментом передачи сведений в СФР. В статье рассмотрены ключевые аспекты работы с 1С:ЗУП в части формирования и передачи отчётности ЕФС-1 подраздел 1.1, а также порядок корректного заполнения кадровых данных для успешной сдачи отчета.
Особое внимание уделено правильному заполнению справочной информации: классификации должностей с указанием кодов ОКЗ, персональных данных сотрудников, а также отражению кадровых мероприятий — приёма на работу, совместительства, неполной занятости и договоров гражданско-правового характера (ГПХ). Дополнительно разобраны типичные ошибки при отправке отчёта, их коды по классификатору СФР, способы устранения, а также механизм внесения исправлений и отмены ранее переданных сведений.
Заполнение данных в ЕФС-1 подраздел 1.1 в 1С:ЗУП редакции
Корректная передача сведений в СФР невозможна без предварительной классификации должностей. В карточке «Должности» (раздел «Настройка» – «Должности») необходимо заполнить поле «Трудовая функция». Важным реквизитом является код Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) — программа позволяет подобрать его из встроенного классификатора.
Ошибка в коде ОКЗ приведет к отклонению сведений СФР, поэтому перед формированием отчета обязательно проверьте корректность заполнения справочника.
Рисунок 1 – «Настройка справочника «Должности»
Личные данные сотрудников заполняются в карточке сотрудника (раздел «Кадры» – «Сотрудники» – вкладка «Личные данные»). Для корректной отправки формы ЕФС-1 подраздел 1.1 обязательны к заполнению:
- СНИЛС
- дата рождения
- гражданство
- данные документа, удостоверяющего личность
Заполнение кадровых событий
Совместительство в ЕФС-1
Для корректного отражения совместительства необходимо контролировать значение поля «Вид занятости» в кадровом документе.
Рисунок 2 – «Оформление приема на работу совместителя»
Тип договора напрямую формирует признак совместительства в отчетности ЕФС-1 подраздел 1.1.
Рисунок 3 – «Признак совместительства»
Неполная занятость (НЕПД и НЕПН)
С 01.01.2024 года регламент заполнения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 требует обязательного указания сведений о неполной занятости. Различают два типа:
- неполный рабочий день — код НЕПД
- неполная рабочая неделя — код НЕПН
Данные коды отображаются в печатной форме отчета. Для автоматического заполнения кодов необходимо активировать соответствующую настройку в графике работы сотрудника.
Рисунок 4 – «Настройка графика работы сотрудника»
При заполнении также следует обратить внимание на поле «Сокра-ть графика».
Рисунок 5 – «Признак неполного рабочего дня»
Договоры гражданско-правового характера (ГПХ)
Формирование записей по договорам ГПХ реализуется через блок «Договоры (в т.ч. авторские)». Корректность отражения сведений зависит от параметров документов:
- «Договор (работы, услуги)»
- «Договор авторского заказа»
Обязательно выполните два условия:
- Установите флажок «Отразить трудовую деятельность».
- Укажите значение в поле «Код под ОКЗ».
Рисунок 6 – «Заполнение договора ГПХ»
Далее в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1 в колонке «Мероприятие» указывается дата начала и окончания периода выполнения работ (оказания услуг) по договору.
Рисунок 7 – «Заполнение мероприятия»
Основные ошибки при сдаче ЕФС-1 подраздел 1.1
При формировании и передаче отчета ЕФС-1 в 1С:ЗУП пользователи сталкиваются с типовыми ошибками. Ниже приведены наиболее распространенные ошибки СФР, их коды и способы устранения.
| Код | Проблема | Решение |
| АФ.СХ.1.1 | Файл выгрузки не соответствует XSD-схеме формата ЕФС-1 | Проверить актуальность версии конфигурации |
| АФ.ЭП.1.1 | Некорректная или просроченная ЭЦП | Проверить срок действия сертификата, при необходимости перевыпустить подпись и оправить отчет заново |
| ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.1 | Регистрационный номер страхователя не найден в базе СФР на момент отправки | Сверить регномер в карточке организации («Настройка» – «Организации») с данными в ЛК СФР |
| ВС.Б-ЗЛ.1.1 | Расхождение ФИО/СНИЛС сотрудника с данными в СФР | Проверьте правильность заполнения данных по сотрудникам или исполнителям по ГПХ, исправьте ошибки и снова отправьте отчет |
| ВС.Б-МП.1.1 | Не найдены исходные сведения для отменяемого мероприятия | Убедиться, что первичная запись с тем же UUID была успешно принята СФР |
| ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.6 | При увольнении не заполнены основания (ссылка на статью ТК РФ) | В документе «Увольнение» указать статью ТК в поле «Основание»; проверить заполнение граф 8–10 подраздела 1.1 в печатной форме |
| ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.18 | Код ОКЗ обязателен для кадровых мероприятий после 1 июля 2021 года | Добавьте код ОКЗ, перейдя в поле «Мероприятие» и отправьте отчет заново |
| ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.3 | КПП не соответствует данным в карточке страхователя | Исправить в карточке организации данные по КПП |
| ВС.Б-МП.1.4 | Уже учтено мероприятие с такими же данными | Проверьте ранее отправленные отчеты. Если мероприятия действительно совпадают, ничего исправлять не нужно |
Исправление и отмена отчета ЕФС-1 в 1С:ЗУП
Корректировка ранее поданных сведений выполняется через документ «Регистрация трудовой деятельности» (раздел «Кадры» – «Электронные трудовые книжки»).
Механизм исправления:
- Нажмите «Изменить».
- Выберите мероприятие с ошибкой.
- В нижней части формы система автоматически сформирует две строки: серая — исходные данные, белая — для ввода корректных значений.
Рисунок 8 – «Регистрация трудовой деятельности»
Для отмены записи используется кнопка «Отменить» с выбором неверного мероприятия. После проведения документа необходимо заново сформировать отчет ЕФС-1 подраздел 1.1.
В отчете изменения будут отражены следующим образом: строка-отмена получит маркер «X» в графе 11, после чего будет добавлена запись с исправленными данными.
Рисунок 9 – «Заполнение при исправлении данных»
Вывод
Работа с отчетом ЕФС-1 подраздел 1.1 в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 требует внимательности на этапе первичной настройки справочников и заполнения кадровых данных. Большая часть процессов автоматизирована, однако контроль корректности кодов ОКЗ, дат мероприятий и персональных данных сотрудников остается за кадровым специалистом.
Своевременное обновление конфигурации 1С, проверка личных данных и корректное отражение кадровых событий позволяют избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечить прозрачность электронного кадрового учета.
