Как заполнить и сдать ЕФС-1 подраздел 1.1 в 1С:ЗУП: ведем электронные трудовые книжки без ошибок

Особое внимание уделено правильному заполнению справочной информации: классификации должностей с указанием кодов ОКЗ, персональных данных сотрудников, а также отражению кадровых мероприятий — приёма на работу, совместительства, неполной занятости и договоров гражданско-правового характера (ГПХ). Дополнительно разобраны типичные ошибки при отправке отчёта, их коды по классификатору СФР, способы устранения, а также механизм внесения исправлений и отмены ранее переданных сведений.

Заполнение данных в ЕФС-1 подраздел 1.1 в 1С:ЗУП редакции

Корректная передача сведений в СФР невозможна без предварительной классификации должностей. В карточке «Должности» (раздел «Настройка» – «Должности») необходимо заполнить поле «Трудовая функция». Важным реквизитом является код Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) — программа позволяет подобрать его из встроенного классификатора.

Ошибка в коде ОКЗ приведет к отклонению сведений СФР, поэтому перед формированием отчета обязательно проверьте корректность заполнения справочника.

Рисунок 1 – «Настройка справочника «Должности»

Личные данные сотрудников заполняются в карточке сотрудника (раздел «Кадры» – «Сотрудники» – вкладка «Личные данные»). Для корректной отправки формы ЕФС-1 подраздел 1.1 обязательны к заполнению:

• СНИЛС
• дата рождения
• гражданство
• данные документа, удостоверяющего личность

Заполнение кадровых событий

Совместительство в ЕФС-1

Для корректного отражения совместительства необходимо контролировать значение поля «Вид занятости» в кадровом документе.

Рисунок 2 – «Оформление приема на работу совместителя»

Тип договора напрямую формирует признак совместительства в отчетности ЕФС-1 подраздел 1.1.

Рисунок 3 – «Признак совместительства»

Неполная занятость (НЕПД и НЕПН)

С 01.01.2024 года регламент заполнения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 требует обязательного указания сведений о неполной занятости. Различают два типа:

• неполный рабочий день — код НЕПД
• неполная рабочая неделя — код НЕПН

Данные коды отображаются в печатной форме отчета. Для автоматического заполнения кодов необходимо активировать соответствующую настройку в графике работы сотрудника.

Рисунок 4 – «Настройка графика работы сотрудника»

При заполнении также следует обратить внимание на поле «Сокра-ть графика».

Рисунок 5 – «Признак неполного рабочего дня»

Договоры гражданско-правового характера (ГПХ)

Формирование записей по договорам ГПХ реализуется через блок «Договоры (в т.ч. авторские)». Корректность отражения сведений зависит от параметров документов:

• «Договор (работы, услуги)»
• «Договор авторского заказа»

Обязательно выполните два условия:

1. Установите флажок «Отразить трудовую деятельность».
2. Укажите значение в поле «Код под ОКЗ».

Далее в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1 в колонке «Мероприятие» указывается дата начала и окончания периода выполнения работ (оказания услуг) по договору.

Рисунок 7 – «Заполнение мероприятия»

Основные ошибки при сдаче ЕФС-1 подраздел 1.1

При формировании и передаче отчета ЕФС-1 в 1С:ЗУП пользователи сталкиваются с типовыми ошибками. Ниже приведены наиболее распространенные ошибки СФР, их коды и способы устранения.

Исправление и отмена отчета ЕФС-1 в 1С:ЗУП

Корректировка ранее поданных сведений выполняется через документ «Регистрация трудовой деятельности» (раздел «Кадры» – «Электронные трудовые книжки»).

Механизм исправления:

1. Нажмите «Изменить».
2. Выберите мероприятие с ошибкой.
3. В нижней части формы система автоматически сформирует две строки: серая — исходные данные, белая — для ввода корректных значений.

Для отмены записи используется кнопка «Отменить» с выбором неверного мероприятия. После проведения документа необходимо заново сформировать отчет ЕФС-1 подраздел 1.1.

В отчете изменения будут отражены следующим образом: строка-отмена получит маркер «X» в графе 11, после чего будет добавлена запись с исправленными данными.

Рисунок 9 – «Заполнение при исправлении данных»

Вывод

Работа с отчетом ЕФС-1 подраздел 1.1 в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 требует внимательности на этапе первичной настройки справочников и заполнения кадровых данных. Большая часть процессов автоматизирована, однако контроль корректности кодов ОКЗ, дат мероприятий и персональных данных сотрудников остается за кадровым специалистом.

Своевременное обновление конфигурации 1С, проверка личных данных и корректное отражение кадровых событий позволяют избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечить прозрачность электронного кадрового учета.