Как создать резервы предстоящих расходов для прогноза и оценки прибыли в 1С:УНФ

Почему важно учитывать будущие расходы заранее

В каждой компании существуют расходы, которые наступят в будущем, но их можно и нужно оценивать уже сегодня, для того чтобы понимать реальную прибыль компании.

Если рассмотреть учет доходов и расходов по Налоговому кодексу Российской Федерации, то можно выявить множество недостатков в плане оценки деятельности компании. В НК РФ:

• метод начисления предполагает факт возникновения хозяйственной операции для признания доходов и расходов;

• кассовый метод предполагает поступление и списание денежных средств для оценки доходов и расходов.

НК РФ позволяет учитывать некоторые резервы в расходах, однако порядок учета этих резервов строго регламентирован.

Какие резервы предусмотрены НК РФ

1. Резерв по сомнительным долгам

Позволяет учесть в расходах просроченную дебиторскую задолженность:

• 50% — при просрочке от 45 до 90 дней;

• 100% — при просрочке свыше 90 дней.

Порядок не учитывает тот факт, что организация может понимать уже до 45 дней просрочки, что дебитор является потенциальным банкротом и потребуется сформировать резерв.

2. Резерв на гарантийный ремонт

Позволяет учесть резерв по формуле

Расходы на гарантию за 3 года / Выручка от товаров за 3 года × 100%

Если период реализации товаров с гарантийным обслуживанием составляет:

• 3 года и более — используются данные только за предыдущие 3 года;

• менее 3 лет — используется весь период реализации.

Данный метод не учитывает ситуацию, когда после выпуска продукции обнаруживается брак в одной из партий комплектующих, что приводит к резкому росту расходов на гарантийный ремонт.

3. Резерв на ремонт основных средств

Он должен превышать средние фактические расходы на ремонт ОС за 3 предыдущих года. Такой подход позволяет ограничить необоснованный рост резервов и делает финансовое планирование более предсказуемым для организации. Кроме того, использование усреднённых показателей помогает снизить риск искусственного завышения затрат в отчётном периоде.

Проблема аналогична резерву на гарантийный ремонт: метод плохо учитывает резкие изменения затрат. В случае существенного увеличения стоимости материалов, услуг подрядчиков или объёмов ремонтных работ расчёт может оказаться недостаточно точным. Из-за этого организация рискует столкнуться с нехваткой средств для покрытия фактических расходов в будущем периоде.

4. Резерв на оплату отпусков

Как правило, расчет такого резерва близок к реальным расходам по отпускам. Это связано с тем, что графики отпусков и численность персонала обычно известны заранее, что позволяет достаточно точно прогнозировать будущие выплаты. Дополнительно на точность расчёта влияет стабильность уровня заработной платы и отсутствие значительных кадровых изменений в течение года.

Ограничения регламентированного учета

Бухгалтерский учет значительно более гибкий и позволяет учитывать прочие резервы, в отличие от налогового учета. Однако его часто стараются максимально сблизить с налоговым, чтобы:

• не увеличивать отложенные налоговые активы и обязательства;

• не усложнять пояснения к бухгалтерской отчетности.

В результате финансовый результат по данным регламентированного учета может существенно отличаться от реальной финансовой ситуации компании.

Зачем компании прогнозировать резервы

Прогнозирование резервов играет ключевую роль в финансовом планировании компании, поскольку позволяет заранее оценивать возможные сценарии движения денежных средств и выстраивать более устойчивую стратегию управления ресурсами.

Прогнозирование резервов необходимо, чтобы:

• избежать кассовых разрывов;

• непрерывно обеспечивать ресурсами первостепенные задачи организации;

• получать корректную информацию о финансовом положении компании с учетом прогноза будущих периодов.

Реализация этих задач особенно важна в условиях нестабильной нагрузки на бюджет и сезонных колебаний доходов, когда своевременное выявление потенциального дефицита средств помогает снизить финансовые риски и повысить устойчивость бизнеса.

Настройка резервов предстоящих расходов в 1С:УНФ

Настройка резервов предстоящих расходов в 1С:УНФ позволяет заранее планировать будущие обязательства компании и равномерно распределять финансовую нагрузку по периодам. Такой подход помогает повысить точность управленческого учета и снизить риск неожиданных расходов, влияющих на текущую ликвидность.

Включение механизма бюджетирования

В программе для ввода различных сценариев оценки финансового результата предусмотрен механизм бюджетирования.

Он включается в разделе

«Настройки» → «Ещё больше возможностей» → блок «Компания» → «Бюджетирование»

Рисунок 1 — «Настройка бюджетирования»

Настройка плана счетов управленческого учета

Для корректного формирования и детализации затрат необходимо настроить план счетов управленческого учета.

В дальнейшем эти счета будут использоваться:

• как показатели бюджета;

• как элементы формул расчета других показателей.

План счетов расположен в разделе «Компания» → «План счетов»

Рисунок 2 — «Навигация: план счетов»

Важные правила при создании счетов

Создание счетов требует внимательного подхода, поскольку даже небольшие неточности могут повлиять на корректность учета и дальнейшие расчеты с контрагентами. Чтобы обеспечить прозрачность финансовых операций и избежать ошибок в документообороте, важно придерживаться ряда базовых принципов оформления и заполнения счетов.

При создании счета важно учитывать следующее:

План счетов управленческого учета не должен совпадать с бухгалтерским

Он создается исключительно для целей анализа и прогнозирования.

Для каждой статьи расходов лучше создавать отдельный счет

Чем больше детализация, тем точнее управленческий анализ.

Рекомендуется:

• создавать отдельный счет под каждый вид расхода;

• указывать в наименовании, какие расходы учитываются.

Код счета может быть произвольным

Он не обязан соответствовать плану счетов по приказу Минфина №94н.

Особое внимание — типу счета

Используются следующие типы:

• Расходы (распределяемые на финансовый результат) — непроизводственные расходы;

• Незавершенное производство;

• Косвенные затраты (распределяемые на себестоимость продукции) — производственные расходы.

Тип счета «Прочие расходы (распределяемые на финансовый результат)» использовать не рекомендуется, так как он имеет ограничения в бюджетировании.

Вместо него лучше использовать «Расходы (распределяемые на финансовый результат)», а в наименовании уточнять вид расходов.

Рисунок 3 — «Создание и настройка счета»

Пример формирования резервов

Исходные данные

ИП Иванов Иван Иванович хочет сформировать прогноз финансовых результатов с учетом следующих вероятных расходов:

• резерв на возврат товаров — 5% от выручки;

• резерв на гарантийный ремонт — 150% от предыдущих расходов из-за выявленного брака;

• резерв — 10% от себестоимости продаж в связи с планируемым ростом производства.

План рассматривается по пессимистичному сценарию:

• выручка не растет;

• расходы увеличиваются.

Цель — оценить риск увеличения выпуска продукции, если товары не будут быстро реализованы.

Настройка показателей бизнеса

После определения резервов необходимо ввести показатели бизнеса в разделе «Компания» → «Показатели бизнеса»

Создание показателей по расходам

По новым счетам учета создается показатель бизнеса:

• источник данных — счет учета;

• способ получения — Дт (оборот);

• тип показателя — расход;

• группа — «Косвенные расходы».

В некоторых случаях используется коэффициент:

• например, -1, чтобы выводить показатель со знаком минус.

Рисунок 4 — «Настройка показателя бизнеса»

Как правильно создать показатель резерва

На первый взгляд кажется логичным создать показатель типа «Формула»

и указать

[Резерв\ на\ гарантийный\ ремонт]\times1.5

Рисунок 5 — «Показатель бизнеса с типом «Формула»

Однако такой показатель будет отображаться постоянно во всех бюджетах.

В рассматриваемом примере резерв носит временный характер, так как связан с конкретной проблемой — некачественной партией комплектующих.

Кроме того, организация планирует формировать:

• пессимистичные сценарии;

• оптимистичные сценарии;

• промежуточные варианты.

Поэтому резерв лучше создавать как показатель типа «Расход». При записи программа автоматически создаст отдельный счет учета с аналогичным названием.

Рисунок 6 — «Показатель бизнеса по резерву»

Сам по себе счет учета не хранит сумму — она будет вводиться непосредственно в бюджете.

Формирование бюджета

Создание сценария планирования

В бюджете необходимо указать сценарий планирования.

Основной параметр — периодичность:

• день;

• неделя;

• декада;

• месяц;

• квартал;

• полугодие;

• год.

В примере используется «месяц» и формируется бюджет на следующий месяц.

Рисунок 7 — «Сценарии планирования»

Автоматическое заполнение бюджета

Показатели бюджета можно заполнить:

• по другому бюджету;

• по плану продаж;

• по платежному календарю;

• по фактическим данным.

В примере используется заполнение «по факту», то есть по данным предыдущего месяца.

Перед заполнением программа показывает переносимые показатели, которые можно корректировать вручную.

Рисунок 8 — «Заполнение бюджета»

Ввод резервов в бюджет

После заполнения бюджета необходимо внести показатели резервов.

Для этого нужно:

• дважды щелкнуть по сумме в колонке «Итого»;

• нажать кнопку «Выбрать» → «По другому показателю»;

• указать процент;

• выбрать показатель, от которого рассчитывается резерв.

Рисунок 9 — «Заполнение резерва на гарантийный ремонт»

Анализ результатов прогноза

После заполнения резервов по пессимистичному сценарию ИП получает прогнозируемый убыток 10 000 рублей в ближайший месяц, если объем продаж не увеличится минимум на 10%.

Как интерпретировать результат

На основании полученных данных можно оценить риск увеличения производства.

Вариант 1. Риск оправдан

Если убыток небольшой и план продаж можно скорректировать в следующих периодах, увеличение производства может быть оправданным.

Вариант 2. Риск слишком высокий

Если прогнозируемый убыток существенный, от идеи наращивания объема продаж лучше отказаться.

Вывод

Механизм бюджетирования в 1С:УНФ позволяет:

• моделировать различные финансовые сценарии;

• учитывать прогнозные резервы;

• анализировать риски;

• принимать управленческие решения на основе будущих, а не только фактических данных.

Такой подход помогает компании заранее видеть потенциальные финансовые проблемы и принимать более взвешенные решения по развитию бизнеса. Наш эксперт подготовила для вас видеоинструкцию, чтобы вы могли сделать нужные настройки в программе.