Для компании-заказчика была важна организация документооборота, так как она существенно влияла на эффективность всех её бизнес-процессов. В связи с особенностями работы «Москва Медиа», определённые документы не могли подвергаться изменениям. В частности, эфирная сетка создавалась заблаговременно и после утверждения ее нельзя было изменять. Таким образом, тщательно организованный процесс обмена и согласования документации был критически важен для нормального функционирования компании.
Взаимодействие с внешними партнёрами
Основа работы компании – это сотрудничество с разнообразными организациями, начиная от крупных рекламодателей и заканчивая представительствами власти различного уровня, а также частными клиентами. Система и методы согласования договорных документов варьировались в зависимости от типа клиента.
До начала работ документооборот функционировал следующим образом:
- - Ручное согласование документов без автоматизации.
- - Недостаток контроля над процессом отслеживания документов.
- - Потеря документов как во внутренних подразделениях, так и у внешних партнеров.
- - Руководители не могли контролировать работу подчинённых в полном объеме.
- - Не было взаимосвязи между отделами.
Существовали определённые области, которые требовали автоматизации:
- - Работа с договорами
- - Работа с дополнительными соглашениями
- - Работа со служебными записками
Автоматизация привела к следующим изменениям:
- - Процессы документооборота стали более структурированными.
- - Временные затраты на обработку документов значительно сократились.
- - Уменьшилось использование бумажных носителей документов.
- - Разработана система для классификации внутренних документов на основе множества параметров, таких как источники финансирования и способы закупок.
- - Введён чёткий протокол для процедуры прохождения согласования документов.
- - Система была доработана в соответствии с пожеланиями клиента, с максимальной адаптацией отображения всей необходимой информации в интерфейсе задачи.
