Автоматизированная система торгов государственного оборонного заказа

В ходе внедрения мы автоматизировали управление корреспонденцией, внедрив классификацию документов. Это сократило временные затраты на обработку данных.Также для более эффективной работы в электронной системе документооборота мы исследовали и адаптировали бизнес-процессы клиента:

• Закупки;
• Контрактная работа;
• Обработка служебных заметок;
• Работа с кадровыми документами;
• Управление административными приказами;
• Ведение входящей и исходящей документации.

Систему наделили функцией двухуровневого доступа. Сотрудники получают доступ к документам в зависимости от их функциональных обязанностей и должности.

Также были прописаны роли исполнителей, что упростило распределение задач по ролям, а не по индивидуальным сотрудникам. Теперь количество выполненных задач в рамках отдела учитывается при расчете заработной платы.

Внедрение стандартов документов и автоматизация шаблонов ускорили поиск и заполнение нужных форм. Теперь задачи распределяются и выполняются быстрее, и документы обрабатываются более оперативно.

Аналитические функции системы позволяют контролировать работу сотрудников, а созданная файловая структура отдела с распределением доступа способствует наведению порядка в работе. Встроенная система электронного документооборота (аналог Outlook) ускоряет работу секретаря, обеспечивая централизованное управление входящей и исходящей почтой.

В целях повышения эффективности и оперативности работы:

• Проведен подробный анализ структуры предприятия и бизнес-процессов;
• Создан прототип на основании собранной информации;
• Проводилась адаптация и настройка системы под предприятие;
• Определены уровни доступа;
• Созданы шаблоны документов;
• Проведено тестирование и совершенствование системы;
• Разработаны пользовательские и административные инструкции;
• Проведено обучение администратора системы;
• Обеспечено гарантийное сопровождение.