Академия акварели и изящных искусств Сергея Андрияки

Для повышения эффективности работы Академии, был установлен программный комплекс 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Он позволил ускорить обработку документов и сократить количество бумажных документов, что способствовало оптимизации управления организацией.

Основные цели:

• Создание централизованной системы учёта и управления документами, однородная работа с ними, а также электронный обмен информацией среди отделов.
• Обеспечение автоматизированного контроля и управления за делопроизводством, архивным учётом и соблюдением исполнительской дисциплины согласно нормам.
• Создание безбумажного обмена документами между различными подразделениями и их сотрудниками.
• Обеспечение доступа к документам с разграниченным уровнем доступа для сотрудников через единое электронное хранилище, а также предоставление инструментов для легкого поиска информации.
• Сбор статистики и отчетности по документам.

Роли и Настройки Системы

Мы внедрили систему и создали роли для таких пользователей, как ректор, проректоры, руководители подразделений, а также административные сотрудники. Общее количество рабочих мест составило 30, с возможностью расширения до 200.

Для успешного внедрения были ключевые настройки:

• Общие параметры системы
• Управление доступом
• Делопроизводственные процессы
• Управление файлами
• Задачи и процессы

Типы Документов

Теперь система предлагает шаблоны печатных форм для различных типов документов: служебные записки, приказы, протоколы и другие. Аналогично, предусмотрены типы входящих и исходящих документов с возможностью аналитической обработки и контроля сроков доставки.

Автоматизация

Система содержит встроенные механизмы, которые позволяют в автоматическом режиме увеличить количество задач, если исходные задачи не были выполнены в срок, а также завершить ознакомительные процессы в автоматическом режиме после решения задачи.
Также предусмотрены типовые шаблоны для различных внутренних документов.