Как подготовить и сдать раздел 2 ЕФС-1 за 9 месяцев 2026 года в 1С

В 1С отчет формируется преимущественно по данным кадрового и расчетного учета. Поэтому работа бухгалтера начинается до нажатия кнопки заполнения: необходимо завершить начисления, проверить тариф, учесть исправления и убедиться, что в базе достаточно сведений для всех обязательных показателей.

Ниже рассмотрим последовательность подготовки отчета, особенности проверки его подразделов и действия после отправки в Социальный фонд.

Для отражения взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний предназначен раздел 2 ЕФС-1. Его представляют в СФР.

При составлении ЕФС-1 за девять месяцев 2026 года используют форму и правила, утвержденные приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

До какого числа нужно отчитаться

Сведения по взносам на травматизм подают ежеквартально. Общий срок — 25-е число месяца, следующего за завершившимся отчетным периодом. При совпадении этой даты с нерабочим днем применяется перенос на ближайший рабочий день. 

25 октября 2026 года приходится на воскресенье. Следовательно, раздел 2 ЕФС-1 за девять месяцев необходимо представить не позднее понедельника, 26 октября.

Для внутреннего графика бухгалтерии лучше предусмотреть отдельные даты завершения расчетов, проверки отчета и отправки. Тогда при обнаружении расхождений останется время выяснить причину и подготовить исправленный вариант.

С чего начать подготовку в 1С

Первый этап — проверка готовности программы и полноты учета. Актуальная форма сама по себе не гарантирует правильного результата: отчет использует сведения, которые уже находятся в информационной базе.

Убедитесь, что установлены необходимые обновления конфигурации и регламентированных отчетов. Например, в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 редакции 3 поддержка обновленного раздела 2 и его электронного формата появилась в версиях 3.1.34.253 и 3.1.37.54. Для текущей отчетности следует работать в актуальном поддерживаемом релизе. 

Дальнейшую проверку удобно провести по нескольким направлениям.

• Завершенность расчетов. Просмотрите документы начисления за январь — сентябрь. Проверьте, проведены ли сентябрьская зарплата, премии и остальные выплаты, учтены ли перерасчеты и сторнирования. Если после предварительного формирования отчета расчетные документы изменялись, прежний вариант формы необходимо проверить повторно.
• Обложение выплат. Особое внимание уделите начислениям, которые появились в программе в течение года. Ошибочно выбранный порядок обложения может повлиять и на базу, и на сумму взносов. При выявлении проблемы корректируйте источник данных, а затем оценивайте результат в отчетности.
• Применяемый тариф. Сверьте настройки учета с тарифом страхователя, скидкой или надбавкой. Не ограничивайтесь визуальной проверкой итоговой суммы: выясните, на основании каких настроек она рассчитана.
• Данные организации. Проверьте наименование, ИНН, КПП при наличии и регистрационный номер в СФР. Если учет ведется сразу по нескольким юридическим лицам, убедитесь, что документы и отчет относятся к одной организации.
• Кадровая информация. Уточните сведения о приемах, увольнениях, инвалидности и других обстоятельствах, влияющих на показатели отчета. Нельзя считать кадровые данные второстепенными: они используются наряду с суммами начислений.

Что учесть в разных программах 1С

Порядок предварительной проверки зависит от того, где рассчитывается зарплата и из какой базы направляется отчетность.

• В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 начните с расчетных документов и кадровых сведений. При наличии исправлений проверьте, что они отражены в нужной организации и учтены при формировании отчета.
• В 1С:Бухгалтерии 8 определите источник зарплатных данных. Если начисления выполняются непосредственно в этой программе, проверяйте документы текущей базы. При загрузке из зарплатной системы сначала завершите обмен и убедитесь, что перенесены последние изменения.
• В 1С:Зарплате и кадрах государственного учреждения 8 дополнительно оцените особенности финансирования и учета, от которых зависит применение тарифов и заполнение отдельных подразделов.

Создание отчета и выбор периода

В 1С:ЗУП 8 редакции 3 перейдите в раздел «Отчетность, справки», откройте «1С-Отчетность», затем список отчетов. 

После команды «Создать» найдите в группе «Отчетность в фонды» форму ЕФС-1 со сведениями о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Расположение команд в других конфигурациях может отличаться. При выборе ориентируйтесь прежде всего на назначение формы.

Укажите страхователя и период — девять месяцев 2026 года. После автоматического заполнения проверьте реквизиты: год 2026, код периода 09, номер первичного отчета 000. Для уточнений предусмотрена последовательная нумерация: «001», «002» и далее.

Сохраните сформированный вариант. Далее переходите к проверке состава формы и сверке сумм.

Какие части ЕФС-1 должны попасть в комплект

Отчет по травматизму включает титульный лист, общие показатели раздела 2, подразделы 2.1 и 2.3. Для подразделов 2.1.1 и 2.2 предусмотрены специальные основания заполнения.

• Титульный лист позволяет идентифицировать страхователя. В самом разделе 2 указываются сведения об отчетном периоде и другие предусмотренные формой показатели. Подраздел 2.1 содержит расчетные данные по выплатам и взносам, а подраздел 2.3 — информацию об оценке условий труда и медицинских осмотрах.
• Подраздел 2.1.1 требуется, в частности, при наличии самостоятельных классификационных единиц. Он также применяется в предусмотренных порядком случаях частичного бюджетного финансирования и регистрации страхователя по нескольким основаниям. Поэтому определять необходимость этого подраздела только по наличию обособленных подразделений неправильно.
• Подраздел 2.2 связан с временным направлением персонала к другим работодателям по соответствующим договорам.

При проверке комплекта оцените, все ли необходимые подразделы включены и есть ли основания для заполнения дополнительных частей.

Сверка выплат, базы и начисленных взносов

Проверять подраздел 2.1 удобнее в той последовательности, в которой формируется расчет: сначала выплаты, затем необлагаемые суммы, после этого база и взносы.

В строке 1 отражаются выплаты, учитываемые по статье 20.1 Закона № 125-ФЗ. Строка 2 предназначена для сумм, освобожденных от обложения по статье 20.2. Разность этих показателей образует базу в строке 3. Суммы показывают нарастающим итогом, на конец предыдущего отчетного периода и за каждый из трех последних месяцев.

Для отчета за девять месяцев отдельно проверяются июль, август и сентябрь. При сверке с регистрами учета выясните:

• полностью ли отражены начисленные вознаграждения;

• правильно ли выделены необлагаемые выплаты;

• совпадает ли база с расчетными данными;

• применен ли надлежащий тариф;

• учтены ли исправления и перерасчеты;

• соответствует ли сумма взносов результатам начисления.

Например, после предварительного заполнения ЕФС-1 бухгалтер исправил сентябрьскую премию. В этом случае сохраненный отчет может содержать прежние показатели. Нужно проверить расчет взносов после исправления и обновить форму.

Если расхождение устраняется только ручной заменой значения в отчете, причина в учете может сохраниться. Поэтому сначала разберитесь в исходном документе или настройке, а затем формируйте окончательную версию.

Проверка сведений по СОУТ и медосмотрам

У подраздела 2.3 есть особенность: сведения приводятся на начало года. При подготовке отчета за девять месяцев 2026 года ориентиром является 1 января 2026 года. Текущие данные на конец сентября не должны автоматически подменять эти показатели.

Для сверки целесообразно привлечь ответственного за охрану труда. Бухгалтерии нужны подтвержденные сведения из документов по специальной оценке условий труда и обязательным медицинским осмотрам.

Если значения перенесены из ранее составленного отчета, проверьте их обоснованность. Совпадение с предыдущей формой не заменяет проверки первичных сведений.

Отчетность при отсутствии выплат

Если страхователь обязан сдавать раздел 2, отсутствие начислений само по себе не отменяет эту обязанность. В такой ситуации представляется отчет с нулевыми суммовыми показателями.

Отдельно оцените ситуацию, когда выплаты отсутствовали только в третьем квартале. При наличии начислений за январь — июнь отчет за девять месяцев не будет полностью нулевым: ранее сформированные суммы учитываются в показателях с начала года.

Что сделать перед отправкой

После сверки выполните встроенную проверку 1С. Разберите сообщения программы: техническая ошибка, незаполненный реквизит и расхождение в суммах требуют разных действий.

Если пришлось изменить исходные документы, повторите заполнение и контроль. До этого сохраните сведения, внесенные вручную, чтобы при обновлении формы их можно было проверить и при необходимости восстановить.

Окончательный просмотр удобно проводить по короткому перечню:

1. Выбраны правильные организация и период.

2. Реквизиты совпадают с актуальными данными страхователя.

3. Начисления и исправления включены полностью.

4. Суммы сверены с учетными регистрами.

5. Подразделы подобраны с учетом особенностей деятельности.

6. Данные по условиям труда и медосмотрам подтверждены.

7. Замечания встроенной проверки рассмотрены.

Отправка в СФР и контроль результата

При подключенном сервисе «1С-Отчетность» сведения можно передать из программы. Если используется другая система, подготовьте файл выгрузки и направьте его через выбранный канал. Печатную форму применяют в случаях, когда страхователю разрешена сдача на бумаге.

После передачи проконтролируйте ответ фонда. Для завершения работы важно получить результат обработки, а не только увидеть отметку об отправке.

При отрицательном протоколе изучите причину отказа, исправьте сведения и проверьте повторное представление. Сохраните окончательную версию формы вместе с документами, подтверждающими ее отправку и прием.

Поможем с учетом, отчетностью и работой в 1С

Подготовка ЕФС-1 вызывает вопросы? Не получается установить причину расхождений или разобраться в настройках 1С? Обратитесь к нашим специалистам. Мы поможем разобраться в задачах бухгалтерского и налогового учета и подобрать решение с учетом особенностей вашей организации.

Если вы планируете передать учет внешней команде, рассмотрите аутсорсинг бухгалтерии. Обсудим текущие задачи, необходимый объем сопровождения и подходящий формат обслуживания.

Свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 784-71-73 или напишите на tlm1c@4dk.ru. Мы оперативно ответим, уточним детали и предложим вариант сотрудничества под ваши потребности.