С 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате (ЭТК). Если сотрудник впервые устраивается на работу, в его отношении нужно сформировать электронную запись о приеме без бумажного аналога. В 1С:Бухгалтерия предприятия реализован механизм отражения таких событий, позволяющий корректно передать сведения в Пенсионный фонд. Ниже приведено пошаговое описание, как оформить первое устройство сотрудника по электронной трудовой книжке в программе.
Подготовка данных о сотруднике
Перед созданием кадрового документа убедитесь, что в программе заведена карточка сотрудника с полными персональными данными. Для этого перейдите в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Укажите фамилию, имя, отчество, дату рождения и СНИЛС — этот параметр является обязательным для обмена с ПФР. Также отметьте флажок Электронная трудовая книжка, подтверждающий, что бумажная книжка не ведется.
Если сотрудник устраивается впервые, в его карточке не должно быть сведений о предыдущих местах работы. Программа при формировании отчетности определит его как впервые принятого гражданина.
Оформление документа приема на работу
- Откройте раздел Зарплата и кадры → Приемы на работу и создайте новый документ.
- Выберите организацию и добавьте сотрудника, который устраивается впервые.
- Укажите должность, подразделение, дату приема и размер оклада.
- В поле Вид занятости выберите «Основное место работы».
- На вкладке Дополнительно убедитесь, что стоит отметка «Вести электронную трудовую книжку».
- Проведите документ, чтобы информация попала в кадровый учет и расчет зарплаты.
Формирование сведений для ПФР
После оформления приема необходимо передать данные в Пенсионный фонд. Для этого используется документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников (СЗВ-ТД). Его можно создать из раздела Отчетность → ПФР → СЗВ-ТД. В документе автоматически появится запись о приеме на работу. Проверьте правильность заполнения реквизитов: фамилии, даты приема и должности.
После проверки сформируйте электронный файл и отправьте его через встроенный сервис 1С-Отчетность или выгрузите для отправки через внешний оператор. После получения протокола от ПФР сохраните его в базе как подтверждение успешной передачи данных.
Контроль отражения записи в ЭТК
Чтобы убедиться, что информация по сотруднику корректно зарегистрирована, можно сформировать печатную форму «Сведения о трудовой деятельности». Она отображается в разделе Отчеты → Кадровые отчеты → Сведения о трудовой деятельности. В документе должна появиться запись о приеме с пометкой «Электронная трудовая книжка».
Заключение
Первое устройство сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С:Бухгалтерия оформляется стандартными документами кадрового учета. Важно правильно указать признак ведения ЭТК и передать сведения в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД. Такой порядок обеспечивает выполнение законодательных требований и автоматизирует ведение трудовых данных в электронном виде, исключая дублирование бумажных документов.
