1. Законодательное регулирование оплаты труда при вынужденном простое или отстранении от работы
Трудовой кодекс РФ только в самых крайних случаях допускает расторжение трудового договора по инициативе работодателя. Это нежелательная, с точки зрения контролирующих органов, процедура.Но в реальной хозяйственной деятельности бывают обстоятельства, когда работодатель вынужден если не уволить, то временно прекратить исполнение работником его трудовых обязанностей. Например, упал объем производства или на предприятии происходит техническое перевооружение (ремонт). Или работник совершил некий проступок и на время разбирательств не может выполнять трудовые функции.
Само определение простоя дается в ст. 72.2 ТК РФ, а вот порядок оплаты регулируется ст. 157 ТК РФ. В ней предусмотрены:
- Оплата простоя по вине работодателя в размере не менее 2/3 тарифной ставки или оклада за каждый день согласно табелю учета рабочего времени;
- Если простой обусловлен объективными обстоятельствами, не зависящими ни от одной из сторон, в размере не менее 2/3 ставки или должностного оклада;
- Простой по вине работника (при отстранении от выполнения трудовых обязанностей) не оплачивается.
Как видно из вышеприведенного материала, большое значения для начисления и расчетов имеет то, кто был инициатором простоя. Если вина сотрудника доказана, то ему время отстранения не оплачивается (с материально ответственных лиц может быть еще и взыскан материальный ущерб). Остальным работникам простой, возникший из-за действия (бездействия) виновных лиц, должен быть оплачен (Письмо Роструда № 1276-6-1 от 12.05.2011).
Хотя законодательством и предусмотрена обязанность сотрудника уведомить руководство о причинах и начале простоя, такое обращение имеет смысл в случаях поломки оборудования или забастовки. Если же простой вызван производственной необходимостью и проводится администрацией компании при плановом ремонте, модернизации и т. п., обязанность по уведомлению с сотрудников снимается.
Какое время нельзя считать простоем? В основном, неисполнение трудовых обязанностей не считается простоем у некоторых категорий работников, специфика деятельности которых подразумевает чередование периода пассивной деятельности с активной (творческие профессии, ученые, спортсмены). Если такие сотрудники зачислены в штат, то, как правило, они получают оклад в размере МРОТ и дополнительные выплаты по результатам деятельности.
Например, риелтор может некоторое время искать покупателя на недвижимость (пассивный период, оплачиваемый в размере МРОТ), но при осуществлении сделки получает свое вознаграждение как процент от сделки (активный период).
Если для кадровика самое важное – правильно оформить документы по простою (приказы и пр.), то для бухгалтера важно правильно начислить оплату компенсации работникам.
ВАЖНО. Табели учета рабочего времени при простое оформляются особым образом. Для них предусмотрены следующие обозначения:
РП или 31 — простой по вине работодателя;
НП или 32 — по независящим от обеих сторон причинам;
ВП или 33 — если виновен работник.
Для того чтобы не допустить ошибок в начислениях, следует прежде всего правильно настроить программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.
2. Настройка и работа в 1С:ЗУП 8 для расчета начислений при простое
Сейчас уже не нужно рассчитывать оплату простоя вручную. Но для корректной работы программы 1С:ЗУП нужно провести настройки учета простоев.Для этого в разделе «Зарплата» нужно зайти во вкладку «Настройка состава начислений и удержаний». При активации подменю «Учет отсутствий» откроется вкладка. На ней в строке «Простои и отстранения» ставится галочка.
Если простой будет ограничиваться несколькими часами в течение рабочего дня, ставится галочка и в строке «В том числе внутрисменные».
Рисунок 1 – «Настройки учета простоев»
После такой настройки при формировании ведомости по зарплате в справочнике «Начисления» появятся новые виды начислений для расчетов.
Следует помнить, что оплата вынужденного простоя не является социальной выплатой, как, например, больничный. Следовательно, облагается подоходным налогом и является базой для начисления взносов в медстрах и фонды.
3. Внесение данных по времени простоя и начислениям
Чтобы программа рассчитывала начисления автоматически, на вкладке «Начисления» можно настроить порядок налогообложения или откорректировать элементы справочника.
Рисунок 2 – «Вкладка «Начисления»
Само начисление оплаты за простой происходит как и начисление обычной зарплаты. Для этого в подменю «Зарплата» на вкладке «Начисления» выбирается элемент справочника «Простой, отстранение от работы» и вносятся данные.
Рисунок 3 – «Вкладка «Все начисления»
В случае, если спецификой работы предусмотрено приостановление работы в течение рабочего дня и созданы настройки «В том числе внутрисменные», при создании документа по начислениям оплаты за простой появится возможность выбора «Приостановка работы в течение части смены», где нужно указать дату приостановки выполнения трудовых обязанностей и сменность (дневная или ночная это была смена).
Рисунок 4 – «Вкладка «Простой, отстранение от работы (создание)»
ВАЖНО. Строку «Простой, не зависящий от работодателя и работника в ночное время» можно выбрать только для сотрудников, у которых по графику есть ночные смены.
При создании документа «Начисления», фиксирующего простой, необходимо выбрать основание начислений: «Простой», «Отстранение», «Другая причина».
Если заполняется вкладка по кнопке «Простой», то необходимо выбрать причину прекращения выполнения работником своих трудовых обязанностей:
- По вине работника;
- По вине работодателя;
- По причинам, не зависящим от работодателя и работника.
Рисунок 5 – «Вкладка «Простой» в табеле»
Если нажимается кнопка «Отстранение», существует возможность выбора «Без оплаты» или «Оплачиваемое» (это возможно, если у работника есть объективные причины, по которым он не может продолжать трудиться: состояние здоровья, не подтверждена квалификация, нет соответствующего допуска).
Рисунок 6 – «Вкладка «Отстранение» в табеле»
Автоматически вид рабочего времени установится как НО.
Последняя кнопка «Другая причина». По ней открывается вкладка, на которой следует выбрать «Задержка выплаты заработной платы на срок более 15 дней». Это прекращение работником выполнения своих трудовых обязанностей в случае неисполнения работодателем обязательств по оплате труда (ст. 142 ТК РФ).
Рисунок 7 – «Вкладка «Другая причина» в табеле»
В этом случае простой оплачивается исходя из среднего заработка. Вид времени в табеле автоматически определяется как НЗ.
В строке «Начисление» обязательно нужно указать причину простоя, а на открывшейся вкладке «Дополнительно» продублировать ее. На этой же вкладке ставится отметка «Сотрудники должны находиться на рабочих местах», если прочие условия не оговорены трудовым договором или ВЛА.
Если выплаты за период простоя производятся в аванс или до наступления даты выплаты заработной платы, в программе 1С:ЗУП 8 ред. 3 документом «Простой» автоматически рассчитываются удержания.
Рисунок 8 – «Вкладка «Сотрудники»
Подробный расчет по каждому сотруднику, приказы и расчет средней зарплаты выводятся для просмотра по кнопке «Печать».
ВАЖНО. Период простоя или отстранения должен быть включен в отчетную форму СЗВ-Стаж. При этом необходимо выбрать код: «Простой», «Отстранение» или «Неоплачиваемый отпуск».
4. Ответственность работодателя за нарушения оформления документов и неправильных начислений по оплате простоя
Как правило, если простой не вызван забастовкой и не организован самими сотрудниками, он вызывает негативную реакцию со стороны персонала. Существенные потери в оплате труда побуждают работников жаловаться в инспекцию по труду и прокуратуру. Чтобы избежать повышенного внимания со стороны фискальных органов, важно заранее предупредить работников о плановых мероприятиях, с которыми будет связан простой.Если простой возник по объективным причинам (отсутствие заказов, поломка оборудования), то важно правильно рассчитать компенсационные выплаты и своевременно оплатить простой.
По жалобам сотрудников прокуратура и инспекция по труду могут назначить внеплановую проверку. А если в ходе проверки у работодателя будут выявлены нарушения, контролирующие органы привлекут работодателя к административной ответственности.
- Если основания для объявления простоя прокуратурой или трудовой инспекцией не выявлены, вступает в силу ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ: это штрафы от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для ИП и от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организаций.
- За недочеты в начислениях по оплате простоя работодателя могут оштрафовать по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (при этом ответственность несут и должностные лица работодателя в размере от 10 тыс. до 20 тыс. руб.).
Во избежание негативных последствий неправильного оформления и оплаты простоя лучше заранее запланировать все необходимые мероприятия по его оформлению и выплатам.
Когда работников на предприятии немного, рассчитать среднюю зарплату, часы простоя и начислить выплаты не так сложно.
Например:
Водитель ООО «Сапфир» не мог выполнять трудовые обязанности с 1 по 17 апреля из-за поломки автомобиля. Ему оформлен вынужденный простой с оплатой 2/3 от среднего заработка.
Рассчитываем средний заработок за предыдущий период (с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего).
Всего за период начислено:
оплата труда — 275 000 руб.;
отпускные — 32 500 руб.;
командировочные — 15 000 руб.
Отработано 247 дней.
Зп ср. = (275 000 + 32 500 + 15 000) / 247 = 1 305, 67 руб./день
Вынужденный простой составил 13 рабочих дней.
Начисления:
(1 305, 67 х 13) х 2/3 = 11 315, 8 руб.
Удержания:
11 315,8 х 13 % = 1 471,05 руб.
К выдаче:
11 315,8 – 1 471,05 = 9 844,75 руб.
В настоящее время автоматический расчет начислений оплаты за простои реализован в конфигурации 1С:Зарплата и управление кадрами 8 ред. 3 и 1С:Бухгалтерия 8. К сожалению, для других конфигураций такой функционал не предусмотрен и начисления заработной платы придется корректировать вручную, дополнив справочник начислений.
По возникшим вопросам свяжитесь с консультантами по телефону: +7 (499) 956-21-70 или по почте: tlm1c@4dk.ru.
