Какие документы можно подписывать в КЭДО: полный список и практические рекомендации

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится всё более привычным для российских компаний. Организации постепенно отказываются от бумажных кадровых документов и переводят процессы работы с сотрудниками в цифровой формат.

КЭДО помогает автоматизировать оформление кадровых документов, сократить время на их обработку, уменьшить количество ошибок и снизить нагрузку на бухгалтерию и кадровую службу. С помощью электронного документооборота можно быстрее оформлять приказы, заявления, соглашения и другие документы, не тратя время на печать, подписание и хранение бумажных экземпляров.

Однако перед внедрением КЭДО важно разобраться в основных правилах работы системы: 

• какие кадровые документы можно перевести в электронный вид;
• какие виды электронной подписи нужно использовать сотрудникам и работодателю;
• какие этапы необходимо пройти при переходе на цифровой формат.

В этой статье разберём, как правильно внедрить кадровый электронный документооборот в компании, какие требования установлены законодательством и на что обратить внимание, чтобы переход прошёл без нарушений.

Как устроен КЭДО и в чём его преимущества

КЭДО представляет собой цифровую экосистему, которая охватывает все стадии движения кадровой документации: от формирования первоначального проекта до его финального размещения в электронном архиве. В отличие от классического бумажного оборота, цифровая среда автоматически фиксирует каждый шаг пользователя. В журнале событий системы КЭДО остаются сведения о том:

• кто создал файл;
• кто вносил изменения;
• кто поставил подпись;
• в какой временной промежуток это происходило. 

Для сотрудника использование КЭДО открывает доступ к кадровым сервисам в любое удобное время. Чтобы оформить заявление на отпуск или изучить новый внутренний регламент, теперь не нужно отрываться от работы и идти в отдел кадров. Достаточно зайти в личный кабинет системы КЭДО со своего смартфона или компьютера. 

Для работодателя переход на КЭДО означает полную прозрачность: каждый документ находится под надёжной защитой, а руководитель в любой момент может проверить статус ознакомления конкретного сотрудника с тем или иным распоряжением.

Главным правовым ориентиром при внедрении КЭДО выступает ст 22.1 ТК РФ. Данная норма чётко разграничивает, какие документы можно оформлять и подписывать исключительно в электронном виде, а какие во что бы то ни стало требуют бумажного носителя и живого автографа. Пренебрежение требованиями этой статьи ставит под угрозу юридическую силу всех документов, проведённых через КЭДО.

Полный перечень документов, допускающих перевод в КЭДО

Действующая редакция Трудового кодекса позволяет переводить в электронный вид более 160 типов кадровых форм. Это даёт возможность компаниям практически полностью отказаться от бумаги в повседневной кадровой рутине. В электронный вид разрешено переводить:

• оперативные распоряжения;
• долгосрочные учётные регистры;
• различные виды уведомлений и запросов.

Следует помнить, что сам по себе факт приобретения программы для КЭДО не делает все бумаги автоматически цифровыми. Чтобы кадровые документы обрели законную силу в рамках КЭДО, работодатель обязан выпустить внутреннее положение, регламентирующее порядок ведения электронного делопроизводства, и получить письменное согласие каждого сотрудника на участие в этой системе. Только при выполнении этих предварительных условий документы можно подписывать с применением средств электронной подписи и хранить исключительно в цифровых архивах без формирования бумажных копий.

Наиболее распространённые позиции, которые компании успешно ведут в КЭДО, выглядят следующим образом: 

• основные трудовые контракты и всевозможные дополнения к ним; 
• распорядительные акты руководства о зачислении в штат, перемещении между подразделениями, служебных командировках и денежных поощрениях; 
• обращения сотрудников, в том числе заявление на отпуск и просьбы о предоставлении дополнительных выходных;
• внутрикорпоративные нормативные материалы и регистрационные листы, подтверждающие факт их изучения; 
• платёжные расчётные листы, календарные планы отпусков и сводки отработанного времени.

Правила работы с трудовыми контрактами и дополнительными соглашениями

Трудовой договор служит основой для выстраивания всей системы взаимоотношений между нанимателем и нанятым специалистом. Нынешнее законодательство не запрещает переводить трудовой договор в электронный вид, однако для этого стороны должны располагать валидными сертификатами ключей проверки электронной подписи. В большинстве случаев работодатель использует УКЭП для заверения трудового договора, а сотрудник применяет УНЭП, которая признаётся законом в качестве полноценного аналога собственноручной подписи при оформлении трудовых отношений.

Те же самые принципы действуют в отношении дополнительных соглашений, с помощью которых стороны изменяют размер денежного вознаграждения, должностные обязанности или период действия контракта. Подобные документы могут существовать исключительно внутри системы КЭДО и не требуют распечатки на бумажных носителях. 

Важно подчеркнуть, что трудовой договор, заверенный соответствующей электронной подписью, получает такую же юридическую силу, как и классический бумажный вариант. Система КЭДО автоматически фиксирует временные метки проставления подписей, что в будущем исключает любые претензии сторон относительно даты вступления документа в действие.

Нюансы оформления приказов, заявлений и внутренних нормативных актов

Приказы занимают наибольший объём в общей массе кадровой документации. Использование КЭДО существенно упрощает процедуру подписания приказов о приёме новых работников, их переводе на иные должности, направлении в деловые поездки, а также о наложении дисциплинарных взысканий и материальном поощрении. 

Однако имеется одно существенное ограничение, установленное ст 22.1 ТК РФ: приказ об увольнении категорически нельзя переводить в электронный вид. Указанный документ оформляется на физическом носителе и подписывается лично руководителем и увольняемым лицом.

Заявления, поступающие от персонала, напротив, легко и свободно перемещаются в среду КЭДО. Например, заявление на отпуск сегодня можно сформировать и отправить через корпоративное приложение, не отвлекая кадрового инспектора на второстепенные задачи. Сотрудник ставит под поданным заявлением УНЭП либо ПЭП, если это разрешено локальными правилами компании, и заявление на отпуск автоматически перенаправляется на рассмотрение непосредственному руководителю.

Особого внимания заслуживают локальные нормативные акты, к которым относятся:

• положения о премировании; 
• распорядок рабочего дня; 
• инструкции по работе с конфиденциальными данными. 

Перевод расчётных листков, графиков отпусков и прочей документации в электронный формат

Выдача расчётных листков в бумажном виде отнимает колоссальное количество времени у бухгалтерских и кадровых служб. Внедрение КЭДО позволяет автоматизировать данную процедуру: 

• программа формирует расчётный листок; 
• подписывает его корпоративной электронной подписью;
• размещает в персональном разделе сотрудника. 

Графики отпусков также с успехом переносятся в систему КЭДО. В личном кабинете каждый работник в любой момент может:

• свериться с утверждёнными датами своего отдыха;
• подать через систему предложения по их корректировке. 

Помимо перечисленного, в электронный вид переводятся:

• табели учёта отработанного времени;
• официальные предупреждения о предстоящих корректировках трудовых условий;
• добровольные согласия на обработку личных данных;
• и многие иные внутренние формы. 

Исключения: какие документы категорически запрещено переводить в КЭДО

При всём многообразии возможностей КЭДО нельзя забывать о жёстких законодательных рамках. Ст 22.1 ТК РФ содержит исчерпывающий список позиций, которые остаются на бумаге вне зависимости от степени цифровизации компании. 

Перечисленные документы оформляются только на физических носителях и заверяются личными росчерками всех участвующих сторон. В данный перечень входят: 

• приказ об увольнении — даже если организация давно и успешно эксплуатирует КЭДО для всех остальных кадровых операций, данный приказ оформляется исключительно по старинке; 
• акт о несчастном случае на производственной площадке, поскольку этот документ требует повышенной степени достоверности и личного присутствия всех членов комиссии при подписании; 
• материалы, связанные с фиксацией проведения инструктажей по охране труда, а именно журналы первичного и периодического инструктирования, ведомости проверки усвоенных знаний, допуски к выполнению работ повышенной опасности.

Указанные ограничения продиктованы высокой социальной значимостью данных процедур. Охрана труда и обеспечение безопасности персонала являются приоритетными задачами для любого работодателя, поэтому законодатель целенаправленно оставляет акт о несчастном случае и родственные бумаги в зоне бумажного оборота, чтобы минимизировать риски технических сбоев или злонамеренных искажений.

Как выбрать электронную подпись для разных типов кадровых документов

Чтобы иметь законное право подписывать бумаги в КЭДО, все участники процесса должны владеть подходящими ключами. Конкретная разновидность электронной подписи выбирается исходя из значимости заверяемого документа и статуса подписывающей стороны.

• УКЭП, то есть усиленная квалифицированная электронная подпись, представляет собой наиболее надёжный вариант, который без каких-либо оговорок приравнивается к традиционному автографу. УКЭП повсеместно применяется работодателем для фиксации важнейших бумаг, включая трудовой договор, приказы о серьёзных структурных перестановках и локальные нормативные акты. Отсутствие УКЭП делает перечисленные документы юридически уязвимыми.
• УНЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись, выдаётся рядовым сотрудникам для решения каждодневных задач. С помощью УНЭП можно подписывать заявление на отпуск, листы информирования, дополнительные соглашения к основному контракту. УНЭП обеспечивает точную идентификацию личности и надёжную защиту от внесения посторонних правок, однако для признания её силы в рамках КЭДО компания обязана закрепить соответствующий статус в локальном регламенте.
• ПЭП, простая электронная подпись, представляет собой самый простой вариант, реализуемый через логин и пароль, отправку SMS-кода или нажатие кнопки в мобильном приложении. ПЭП допустима для внутрикорпоративных служебных записок, стандартных напоминаний, оповещений о смене рабочего графика. При этом ПЭП категорически не годится для важных кадровых действий. В частности, подписывать трудовой договор через ПЭП прямо запрещено — здесь обязательно использовать УНЭП или УКЭП.

Таким образом, осознанный подбор типа электронной подписи выступает основополагающим фактором, позволяющим подписывать документы в КЭДО без опасений относительно их легитимности и оспаривания в судебном порядке.

Пошаговая инструкция по переводу кадровых документов в КЭДО

Миграция кадрового делопроизводства в КЭДО представляет собой не разовую установку программного продукта, а последовательный организационно-технический процесс. Для того чтобы перевести штатные кадровые документы в электронный вид, требуется пройти несколько обязательных стадий.

• Стартовый шаг состоит в разработке и введении в действие внутреннего нормативного акта о КЭДО. Данный локальный регламент фиксирует все ключевые параметры будущего цифрового оборота: список переносимых в электронный вид форм, утверждённые типы электронной подписи, порядок доступа пользователей к архиву и правила долгосрочного хранения.
• Вторым шагом становится выбор и адаптация технологической платформы. Организации предстоит приобрести или арендовать профильное программное обеспечение, которое поддерживает криптографические алгоритмы, формирует детализированный журнал аудита, а также интегрируется с существующей учётной инфраструктурой, включая популярные бухгалтерские и управленческие системы.
• Третий этап заключается в обеспечении участников необходимыми средствами подписи. Управленческий состав и сотрудники кадровой службы оснащаются УКЭП. Для остальных работников заказываются УНЭП или, если речь идёт о второстепенных операциях, настраивается выпуск ПЭП.
• Четвёртый шаг — сбор письменных согласий от всех работников. Данный этап критически важен, поскольку попытка перевести документы в цифру без волеизъявления сотрудника признаётся незаконной. Каждый член коллектива подписывает отдельный бланк согласия на участие в КЭДО, при этом отказ от перехода никак не отражается на его положении в компании и не влечёт каких-либо карьерных ограничений.
• Завершающий этап включает обучение персонала работе в новой системе и запуск пилотного проекта. Работникам показывают, как ставить подпись, как находить нужные файлы в личном кабинете, как направлять запросы и уведомления. Оптимальной стратегией считается первоначальное внедрение КЭДО на небольших процессах, например на формировании графика отпусков, и последующее масштабирование на все остальные участки делопроизводства.

Частые вопросы

Разрешено ли подписывать трудовой договор с использованием КЭДО?

Да, трудовой договор допускается переводить в электронный вид, если обе стороны владеют валидными ключами. Работодатель ставит УКЭП, сотрудник использует УНЭП. Юридическая сила такого контракта ничем не уступает бумажному оригиналу.

Какие кадровые позиции всегда остаются бумажными?

В соответствии со ст 22.1 ТК РФ вне КЭДО остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае и вся документация, касающаяся инструктажей по охране труда. Эти кадровые документы оформляются исключительно традиционным способом.

Какой вид подписи оптимален для сотрудника при направлении заявлений?

Для подачи заявления на отпуск или аналогичных обращений сотруднику достаточно УНЭП. Отдельные компании допускают ПЭП для подобных целей, однако с точки зрения надёжности предпочтительнее усиленный вариант.

Вправе ли работодатель отказать сотруднику в выдаче бумажной копии?

Нет, не вправе. Если работник запрашивает распечатанную версию своего электронного дела, работодатель должен подготовить заверенные копии соответствующих файлов и передать их в трёхдневный срок, как того требует закон.

Чем подтверждается законность документа, созданного в КЭДО, при обращении в судебные инстанции?

Файлы с УКЭП или УНЭП признаются судами в качестве полноценных письменных доказательств. Их юридическая сила базируется на сертифицированных криптографических средствах и временных штампах, автоматически проставляемых системой КЭДО в момент каждого подписания.

Итоги

Внедрение цифровых инструментов в кадровую сферу через КЭДО представляет собой не просто дань современным технологиям, а действенный механизм повышения эффективности труда и снижения административных издержек. Основное условие успеха — скрупулёзное следование законодательным предписаниям: чёткое разделение кадровых документов на переводимые в электронный вид и остающиеся на бумаге, а также безошибочный выбор соответствующего типа электронной подписи. 

При таком подходе работодатель обретает надёжную учётную систему, а сотрудник получает удобный и быстрый доступ к своей личной кадровой информации. И главное, даже в условиях тотальной цифровизации нельзя забывать об исключениях: приказ об увольнении и охрана труда навсегда прописаны в законе как зоны, требующие личного участия и бумажного носителя.