Когда допускается указание реквизитов договора
Согласно разъяснениям ПФР и приказу № 730п, в разделе «Сведения о приеме» формы СЗВ-ТД разрешено указывать данные трудового договора вместо приказа, если именно он является документом-основанием для приема сотрудника. Это касается ситуаций, когда организация не оформляет отдельный приказ, а заключает трудовой договор, фиксирующий дату начала работы, должность и условия труда. Важно, чтобы договор содержал все необходимые реквизиты, подтверждающие факт приема.
Подготовка данных в 1С:ЗКГУ
Перед заполнением отчета нужно убедиться, что сведения о трудовом договоре внесены в карточку сотрудника. Для этого:
- Перейдите в раздел Кадровый учет → Сотрудники и откройте личную карточку работника.
- На вкладке Трудовой договор заполните поля: номер договора, дату заключения и дату начала работы.
- Проверьте, чтобы поле «Вид документа-основания» было установлено в значение «Трудовой договор».
Если в карточке сотрудника ранее был указан приказ о приеме, его можно заменить на трудовой договор, сохранив корректные даты. Это позволит системе автоматически подставить нужные реквизиты в отчет.
Формирование формы СЗВ-ТД
После внесения данных создайте отчет в разделе Отчетность → ПФР → Сведения о трудовой деятельности сотрудников (СЗВ-ТД). При добавлении нового события выберите тип «Прием» и сотрудника, для которого оформлен трудовой договор. В полях «Дата документа» и «Номер документа» программа автоматически подставит значения из карточки трудового договора.
При необходимости реквизиты можно скорректировать вручную, однако важно, чтобы данные полностью совпадали с текстом договора. После заполнения проверьте отчет с помощью встроенной функции «Проверить заполнение», чтобы убедиться, что отсутствуют ошибки формата.
Передача сведений в ПФР
После проверки отчет можно отправить через встроенный сервис «1С-Отчетность» или выгрузить в XML-формате для отправки через оператора ЭДО. При приеме файла ПФР корректно воспринимает указание реквизитов трудового договора вместо приказа, если они оформлены в соответствии с законодательством. В протоколе приёма документ будет отображён как принятое событие «Прием на работу» с номером и датой договора.
Контроль отражения данных
Для проверки того, как данные попали в систему, можно сформировать печатную форму «Сведения о трудовой деятельности». В ней будут указаны номер и дата трудового договора вместо приказа, что подтверждает правильность заполнения. Также стоит убедиться, что информация синхронизировалась с кадровыми документами и отображается в регистрах учета кадровых событий.
Заключение
В 1С:ЗКГУ ред. 3 можно без труда отразить реквизиты трудового договора вместо приказа о приеме на работу. Для этого достаточно указать договор как документ-основание в карточке сотрудника и сформировать форму СЗВ-ТД на основании этих данных. Такой подход полностью соответствует требованиям ПФР и позволяет организациям, особенно бюджетным, упростить кадровый документооборот, сохраняя при этом юридическую корректность отчетности.
