Учет трудозатрат — важная часть управленческого и бухгалтерского учета. Одним из ключевых показателей эффективности использования персонала являются человеко-часы. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) этот показатель можно рассчитать автоматически, но важно понимать, как он формируется, какие данные принимают участия в расчете и как его использовать в аналитике.
Понятие человеко-часы
Человеко-час — это единица измерения трудозатрат, равная одному часу работы одного сотрудника. В расчёте человеко-часов учитывается только фактически отработанное время. Из расчёта исключаются, например: дни болезни, ежегодные отпуска, простои, отстранение от работы сотрудника. Также, если 2 сотрудника отработали по 8 часов в день, то за день будет учтено 16 человеко-часов. Этот показатель используется для:
- анализа загрузки персонала;
- планирования производственных мощностей;
- формирования отчетности (в т.ч. статистической);
- оценки эффективности труда.
Как посчитать в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП отработанные человеко-часы рассчитываются на основе документов табель учета рабочего времени и начислений по зарплате. Программа автоматически учитывает:
- фактически отработанное время (по графику и по данным табеля);
- часы, связанные с оплачиваемыми отпусками, больничными, командировками и другими видами времени;
- норму рабочего времени по производственному календарю.
Для корректного расчета необходимо:
- вести табель учета рабочего времени;
- правильно настроить виды времени и начислений;
- указать графики работы сотрудников.
Формула расчета
Общая формула для расчета человеко-часов за период:
Человеко-часы = Количество сотрудников × Количество отработанных часов.
В 1С:ЗУП фактически отработанные часы формируются на основе:
- количества дней, отмеченных в табеле как «Я» (явка);
- установленной продолжительности рабочего дня по графику;
- дополнительных часов (например, сверхурочные, работа в ночное время и т.д.).
Если сотрудник работает по стандартному графику (8 часов в день), то:
Человеко-часы = Количество отработанных дней × 8
Если график гибкий или сменный — используется фактическая продолжительность смены из настроек графика.
Рисунок 1 — «Настройки графика»
Пример расчета на месяц
Сотрудник Иванов И.И.
- График: 5/2, 8 часов в день.
- Отработано в январе 2024 г.: 17 дней (с учетом праздников и выходных).
- Находился в отпуске 5 дней (оплачиваемый отпуск)
В 1С:ЗУП:
- Дни явки («Я»): 17 дней → 17 × 8 = 136 часов
- Дни отпуска («ОТ»): 5 дней → 5 × 8 = 40 часов
Итого человеко-часы за январь: 136 + 40 = 176 часов
Важно: в статистической отчетности (например, по форме П-4) обычно не включаются в человеко-часы оплачиваемые отпуска и больничные. Поэтому при подготовке таких отчетов нужно учитывать лишь фактически отработанное время.
Нестандартные условия
В 1С:ЗУП корректно учитываются и нестандартные ситуации:
- Сменный график: часы берутся из продолжительности конкретной смены.
- Неполный рабочий день: если сотрудник работает 6 часа в день, то за день учитывается 6 человеко-часа.
- Сверхурочные и работа в выходные: такие часы также включаются в общую сумму, если они оформлены в табеле и начислениях.
- Внешние совместители: их часы учитываются отдельно, но также входят в общий фонд, если требуется общий показатель по организации.
Для точности важно, чтобы все виды времени были правильно настроены в справочнике «Виды времени», а в табеле использовались соответствующие коды.
Отчеты и карточки сотрудников
В 1С:ЗУП доступны встроенные инструменты для получения данных по человеко-часам можно посмотреть в отчетах раздела «Зарплата» — «Отчеты по зарплате». Кадровую численность можно проверить в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты»:
Рисунок 2 — «Кадровые отчеты»
- Отчет «Табель учета рабочего времени»: показывает отработанные дни и часы по каждому сотруднику.
- Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам»: позволяет агрегировать данные по подразделениям, должностям, периодам.
- Отчет «Численность и текучесть кадров»: позволяет проверить кадровую численность.
Рисунок 3 — «Численность и текучесть кадров»
Для статистической отчетности (например, для Росстата) рекомендуется использовать специализированные формы, где можно настроить, какие виды времени включать в расчет.
Заключение
Расчет человеко-часов в 1С:ЗУП — это не только автоматизированный процесс, но и важный элемент управленческого контроля. Правильная настройка графиков, табелей и видов времени обеспечивает достоверность данных. Используя встроенные отчеты и регистры, вы сможете оперативно получать информацию для анализа трудозатрат, планирования штата и подготовки обязательной отчетности.
