Рассказываем в статье об основных этапах первоначальной настройки программы 1С:Документооборот 8. Приводим схематично хронологию действий после того, как вы определитесь с выбором версии программы и приобретете систему.
Какую версию 1С:ДО выбрать
Несмотря на то что на данный момент существуют версии 1С:Документооборот 8 ПРОФ и 1С:Документооборот 8 КОРП, а последняя может быть как версии 2.1, так и 3.0, этапы настройки будут идентичные. В версии КОРП их будет естественно больше, но в рамках этой статьи мы их не рассматриваем.
После того как вы определились с версией программы, количеством пользователей, приобрели ее и получили дистрибутив установки, нужно выбрать вариант работы 1С:Документооборот 8. Да, как и любой другой программный продукт, 1С:ДО может работать в файловом и клиент-серверном вариантах. Но рекомендации разработчика, а также наш опыт внедрения подсказывает, что оптимальный вариант — это клиент-серверный.
Файловый вариант допускается, если у вас небольшое количество пользователей, программу используют для узких задач или как временный, или как тестовый вариант. Также до установки нужно понимать, будет ли публиковаться база на веб-сервере. Этот момент определяет технологию раздачи лицензий. При этом в файловом варианте работы есть смысл публиковать базу, так как нагрузка на клиентские ПК значительно меньше.
С чего начать настройку 1С:ДО
Итак, необходимые технические действия завершены, база 1С:Документооборот развернута, интернет-поддержка подключена. Дальнейшие действия следующие.
1. Загрузка адресного классификатора. «Настройка и администрирование» – «Поддержка и обслуживание» – «Интернет-поддержка и сервисы» – «Классификаторы и курсы валют» – «Загрузка адресного классификатора».
Рисунок 1 — «Загрузка адресного классификатора»
2. Заведение организации. «Настройка и администрирование» – «Настройка программы» – «Данные предприятия».
Рисунок 2 — «Данные предприятия»
3. Общие настройки программы. «Настройка программы» – «Общие настройки». В зависимости от версии список настроек будет отличаться. Версионирование объектов включается в том случае, если нужно хранить все версии документа. Соответственно, включение такой настройки приведет к значительному увеличению размера базы данных.
Рисунок 3 — «Общие настройки программы»
4. Настроить общие права доступа. Ограничивать права доступа включают, в принципе, настройку прав. Если все пользователи будут иметь одинаковый доступ, то включать эту опцию необязательно.
Рисунок 4 — «Настройка прав доступа»
5. В разделе «Делопроизводство» настроить работу с документами. Для начала можно оставить всю настройку по умолчанию, а потом при необходимости уже включать или отключать те или иные опции.
Рисунок 5 — «Настройка работы с документами»
6. В разделе «Работа с файлами» обязательно поставить галочку напротив пункта «Хранить файлы в томах на диске». Далее нужно будет указать папки для хранения документов. Таким образом, файлы будут храниться не в самой базе, а вне ее, что существенно экономит размер БД. Томов может быть несколько, разделенных, например, по годам или по размеру. Для извлечения и распознавания текста нужно будет поставить дополнительную программу CuneForm.
Рисунок 6 — «Пункт «Хранить файлы в томах на диске»
7. Заведение пользователей программы. «Настройка и администрирование» – «Пользователи». Также устанавливаются им права на вкладке «Группы и полномочия». Здесь же указывается отдел сотрудника, его руководитель и его должность.
Рисунок 7 — «Заведение пользователей программы»
8. Заполнение справочника «Должности». «НСИ» – «Должности». Можно заполнять его одновременно с заполнением пользователей.
Рисунок 8 — «Заполнение справочника «Должности»
9. Заполнение структуры предприятия. «Нормативно-справочная информация» – «Структура предприятия». Заполняются подразделения, указываются руководители.
Рисунок 9 — «Структура предприятия»
10. После того как все предыдущие действия были выполнены, переходим к заведению видов документов. Документы могут быть внутренние, входящие и исходящие. Они находятся в разделе «Документы и файлы». Входящие и исходящие документы служат для взаимодействия с другими организациями, внутренние для документооборота своей организации. Заполнение видов документов находится в разделе «Нормативно-справочная информация».
Рисунок 10 — «Виды документов»
Итоги
Итак, мы рассмотрели основные этапы настройки 1С:Документооборот 8. Это тот минимум настроек, который нужно будет выполнить на любой версии, при любом режиме работы. Дальнейшие настройки, включение тех или иных функций зависит от потребностей бизнес-процессов, принятого документооборота в компании и специфики деятельности. В качестве рекомендации укажем, что, кроме настройки самой программы, необходимо обучить пользователей, создать инструкции-подсказки, выпустить официальный регламент (маршрутизацию) документов. Так процесс внедрения будет более полным, прозрачным и понятным.
