Ведение учета подотчетных средств требует не только внимательности, но и четкого понимания логики работы в программе 1С. Авансовый отчет — ключевой инструмент, позволяющий системно отразить расходы сотрудников и обеспечить корректность бухгалтерских данных. В этой инструкции разберем, как быстро и без ошибок оформить его на основе кассовых чеков в 1С:Бухгалтерия 8.3.
1. Где найти и как создать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 8.3
В программе 1С:Бухгалтерия редакции 3.0 документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Банк и касса» → подраздел «Касса» → «Авансовые отчеты». Также его можно открыть через раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты». Чтобы сделать авансовый отчет, нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
Рисунок 1 — «Форма нового документа»
2. Заполнение общих данных и авансов
В шапке документа укажите:
- Организация (если ведется учет по нескольким юр. лицам).
- Подотчетное лицо — выберите сотрудника из справочника «Физические лица». Если сотрудник еще не внесен, создайте новый элемент.
- Склад — заполняется, если через авансовый отчет приходуются товары/материалы.
- Тип цен — используется, если в программе настроены разные прайс-листы (например, закупочные и розничные цены). Для обычных расходов поле можно не заполнять. Если выбран, цена подтягивается из «Установки цен номенклатуры».
- НДС — выбирается «в сумме» или «сверху» (влияет только на удобство ввода, на проводки не влияет).
- Флажок «НДС включать в стоимость» — НДС сразу войдёт в стоимость (без отражения на счёте 19).
- Валюта и курс — указываются для авансового отчёта.
Далее перейдите на вкладку «Авансы». Здесь отражаются выданные подотчетному лицу средства.
Если аванс был выдан ранее документом «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер) или «Списание с расчетного счета», по кнопке «Подобрать» можно выбрать эти документы. При этом в табличной части автоматически появятся строки с видом операции, суммой и датой выдачи.
Рисунок 2 — «Строки»
Если аванс выдается непосредственно в момент составления отчета, выберите нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем по кнопке «Создать» создайте сам документ, которым отражена выдача денег. При этом будет открыт документ с предзаполненным подотчетным лицом и суммой.
Обратите внимание: чтобы документ корректно подтягивался в авансовый отчет, необходимо указать соответствующий вид операции - «Выдача подотчетных сумм». Иначе выбрать его в отчете не получится. После его проведения автоматически будет создан документ.
Рисунок 3 — «Создание документа»
3. Внесение расходов: ручной ввод и работа с чеками
3.1. Приобретение товаров и материалов на вкладке «Товары»
На вкладке «Товары» перечисляются купленные ценности, которые подлежат оприходованию на склад. Добавить строки можно вручную кнопкой «Добавить».
В каждой строке укажите:
- Документ (расхода) - описание (например, «Чек»).
- Номенклатура – выбор из справочника.
- Количество, Цена, Сумма.
- Счёт учёта – обычно 10.06 (материалы) или 41.01 (товары).
- Ставка НДС – выбирается, если в чеке налог выделен отдельно.
- Флажок СФ – установите, если от поставщика получен счёт-фактура (это позволит зарегистрировать его для вычета НДС).
После проведения документа товары/материалы приходуются проводкой Дт 10 (41) – Кт 71.01.
Рисунок 4 — «Товары»
3.2. Услуги, работы и прочие затраты на вкладке «Прочее»
Если сотрудник оплатил услуги (такси, связь, интернет, юридические консультации, канцелярские расходы без поступления ТМЦ) или понёс иные затраты, не требующие оприходования на склад, – такие операции отражаются на вкладке «Прочее».
Для каждого вида расхода рекомендуется создавать отдельную строку с детальным описанием. Заполните:
- Документ расхода – описание (например, «Чек»).
- Номенклатура - выбор из справочника.
- Сумма, Ставка НДС.
- Поставщик -
- Счёт учёта затрат – 20, 26, 44 (в зависимости от назначения расхода).
- Статья расходов – выбирается из справочника статей.
Если в чеке указан поставщик услуг и от него получен счёт-фактура, установите флажок СФ – после проведения документа нажмите кнопку «Ввести счёт-фактуру» — программа создаст запись в журнале полученных счетов-фактур для вычета НДС.
При проведении документа сумма расхода списывается проводкой Дт счёта затрат (20, 26, 44) – Кт 71.01.
Рисунок 5 — «Проведение документа»
3.3. Автозаполнение авансовых отчетов по кассовым чекам
Для ускорения работы и минимизации ошибок при ручном вводе используйте механизм 1С:Сканер чеков. Он позволяет автоматически переносить данные из кассовых чеков в авансовый отчет. Для загрузки нужна подписка на сервис 1С:Сканер чеков. Алгоритм действий следующий:
- С помощью мобильного приложения 1С:Сканер чеков отсканируйте QR-код, расположенный на кассовом чеке. Приложение распознает всю информацию, зашифрованную в коде: дату и время операции, фискальный признак, перечень товаров, их количество, цену, сумму, ставки НДС, а также данные о продавце (ИНН, наименование).
- Сформированные в приложении сведения отправьте в рабочую базу 1С (по локальной сети или через облачный сервис).
- В программе перейдите к созданию нового авансового отчета и нажмите кнопку «Загрузить чеки». Система автоматически заполнит:
- табличную часть с товарами (наименования, артикулы, количество, цену и сумму);
- реквизиты контрагента (продавца);
- общую сумму чека и выделенный НДС.
Если чек содержит несколько позиций, все они будут перенесены корректно. При необходимости можно вручную отредактировать загруженные данные, добавить недостающие сведения (например, статью затрат или подразделение).
Рисунок 6 — «Автозаполнение»
Преимущества метода:
- сокращение времени на заполнение отчета;
- исключение арифметических ошибок и опечаток;
- соответствие требованиям ФНС по фискальным данным (все реквизиты чека сохраняются).
Механизм поддерживает чеки с QR-кодами старого и нового образца, а также чек-коррекции. Для корректной работы убедитесь, что в мобильном приложении выполнена авторизация, а в 1С настроен обмен с сервисом. Использование автозаполнения особенно актуально при большом количестве подотчетных сумм – например, для командировок, хозяйственных закупок или мелких расходов.
4. Проведение суточных и командировочных расходов
Если сотрудник был в командировке, суточные и расходы на проживание оформляются на вкладке «Прочее». В авансовом отчете для командировочных расходы следует:
- Создать строку на вкладке «Прочее».
- В поле «Документ расхода» указать, например «Чек»
- Указать счет затрат (20, 26, 44) и статью расходов, связанную с командировками.
- Сумму суточных рассчитать согласно нормативам, установленным в организации.
Если к авансовому отчету приложены электронные чеки гостиницы, данные по ним можно внести автоматически через сканер чеков.
5. Проведение документа и печать авансового отчета
После заполнения всех вкладок проверьте суммы авансов и израсходованных средств. Если израсходовано больше выданного, появится задолженность организации перед подотчетным лицом (к выплате). Если остались неизрасходованные деньги, сотрудник должен вернуть их в кассу.
При проведении документа программа автоматически:
- списывает выданные авансы (если они были подобраны);
- оприходует товары/материалы (если заполнена вкладке «Товары»);
- относит расходы на счета затрат (если заполнена вкладка «Прочее»);
- формирует задолженность (если есть остаток или перерасход).
По кнопке «Печать» доступна унифицированная форма АО-1 (авансовый отчет). Перед печатью убедитесь, что все данные заполнены корректно.
Рисунок 7 — «Печать»
Заключение
Авансовый отчет — один из самых востребованных документов в 1С Бухгалтерия 3.0. Грамотное заполнение авансового отчета с использованием возможностей «1С:Сканер чеков» и механизма подбора выданных авансов позволяет минимизировать ошибки, автоматизировать учет расходов и сократить время на обработку первичных документов.
Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.
