Как заполнить авансовый отчет по чекам в 1С:Бухгалтерия 8.3: пошаговая инструкция

1. Где найти и как создать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 8.3

В программе 1С:Бухгалтерия редакции 3.0 документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Банк и касса» → подраздел «Касса» → «Авансовые отчеты». Также его можно открыть через раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты». Чтобы сделать авансовый отчет, нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Рисунок 1 — «Форма нового документа»

2. Заполнение общих данных и авансов

В шапке документа укажите:

• Организация (если ведется учет по нескольким юр. лицам).
• Подотчетное лицо — выберите сотрудника из справочника «Физические лица». Если сотрудник еще не внесен, создайте новый элемент.
• Склад — заполняется, если через авансовый отчет приходуются товары/материалы.
• Тип цен — используется, если в программе настроены разные прайс-листы (например, закупочные и розничные цены). Для обычных расходов поле можно не заполнять. Если выбран, цена подтягивается из «Установки цен номенклатуры».
• НДС — выбирается «в сумме» или «сверху» (влияет только на удобство ввода, на проводки не влияет).
• Флажок «НДС включать в стоимость» — НДС сразу войдёт в стоимость (без отражения на счёте 19).
• Валюта и курс — указываются для авансового отчёта.

Далее перейдите на вкладку «Авансы». Здесь отражаются выданные подотчетному лицу средства. 

Если аванс был выдан ранее документом «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер) или «Списание с расчетного счета», по кнопке «Подобрать» можно выбрать эти документы. При этом в табличной части автоматически появятся строки с видом операции, суммой и датой выдачи.

Рисунок 2 — «Строки»

Если аванс выдается непосредственно в момент составления отчета, выберите нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем по кнопке «Создать» создайте сам документ, которым отражена выдача денег. При этом будет открыт документ с предзаполненным подотчетным лицом и суммой. 

Обратите внимание: чтобы документ корректно подтягивался в авансовый отчет, необходимо указать соответствующий вид операции - «Выдача подотчетных сумм». Иначе выбрать его в отчете не получится. После его проведения автоматически будет создан документ.

Рисунок 3 — «Создание документа»

3. Внесение расходов: ручной ввод и работа с чеками

3.1. Приобретение товаров и материалов на вкладке «Товары»

На вкладке «Товары» перечисляются купленные ценности, которые подлежат оприходованию на склад. Добавить строки можно вручную кнопкой «Добавить».

В каждой строке укажите:

• Документ (расхода) - описание (например, «Чек»).
• Номенклатура – выбор из справочника.
• Количество, Цена, Сумма.
• Счёт учёта – обычно 10.06 (материалы) или 41.01 (товары).
• Ставка НДС – выбирается, если в чеке налог выделен отдельно.
• Флажок СФ – установите, если от поставщика получен счёт-фактура (это позволит зарегистрировать его для вычета НДС).

После проведения документа товары/материалы приходуются проводкой Дт 10 (41) – Кт 71.01.

Рисунок 4 — «Товары»

3.2. Услуги, работы и прочие затраты на вкладке «Прочее»

Если сотрудник оплатил услуги (такси, связь, интернет, юридические консультации, канцелярские расходы без поступления ТМЦ) или понёс иные затраты, не требующие оприходования на склад, – такие операции отражаются на вкладке «Прочее».

Для каждого вида расхода рекомендуется создавать отдельную строку с детальным описанием. Заполните:

• Документ расхода – описание (например, «Чек»).
• Номенклатура - выбор из справочника.
• Сумма, Ставка НДС.
• Поставщик -
• Счёт учёта затрат – 20, 26, 44 (в зависимости от назначения расхода).
• Статья расходов – выбирается из справочника статей.

Если в чеке указан поставщик услуг и от него получен счёт-фактура, установите флажок СФ – после проведения документа нажмите кнопку «Ввести счёт-фактуру» — программа создаст запись в журнале полученных счетов-фактур для вычета НДС.

При проведении документа сумма расхода списывается проводкой Дт счёта затрат (20, 26, 44) – Кт 71.01.

Рисунок 5 — «Проведение документа»

3.3. Автозаполнение авансовых отчетов по кассовым чекам

Для ускорения работы и минимизации ошибок при ручном вводе используйте механизм 1С:Сканер чеков. Он позволяет автоматически переносить данные из кассовых чеков в авансовый отчет. Для загрузки нужна подписка на сервис 1С:Сканер чеков. Алгоритм действий следующий:

1. С помощью мобильного приложения 1С:Сканер чеков отсканируйте QR-код, расположенный на кассовом чеке. Приложение распознает всю информацию, зашифрованную в коде: дату и время операции, фискальный признак, перечень товаров, их количество, цену, сумму, ставки НДС, а также данные о продавце (ИНН, наименование).
2. Сформированные в приложении сведения отправьте в рабочую базу 1С (по локальной сети или через облачный сервис).
3. В программе перейдите к созданию нового авансового отчета и нажмите кнопку «Загрузить чеки». Система автоматически заполнит:
   • табличную часть с товарами (наименования, артикулы, количество, цену и сумму);
   • реквизиты контрагента (продавца);
   • общую сумму чека и выделенный НДС.

Если чек содержит несколько позиций, все они будут перенесены корректно. При необходимости можно вручную отредактировать загруженные данные, добавить недостающие сведения (например, статью затрат или подразделение).

Рисунок 6 — «Автозаполнение»

Преимущества метода:

• сокращение времени на заполнение отчета;
• исключение арифметических ошибок и опечаток;
• соответствие требованиям ФНС по фискальным данным (все реквизиты чека сохраняются).

Механизм поддерживает чеки с QR-кодами старого и нового образца, а также чек-коррекции. Для корректной работы убедитесь, что в мобильном приложении выполнена авторизация, а в 1С настроен обмен с сервисом. Использование автозаполнения особенно актуально при большом количестве подотчетных сумм – например, для командировок, хозяйственных закупок или мелких расходов.

4. Проведение суточных и командировочных расходов

Если сотрудник был в командировке, суточные и расходы на проживание оформляются на вкладке «Прочее». В авансовом отчете для командировочных расходы следует:

• Создать строку на вкладке «Прочее».
• В поле «Документ расхода» указать, например «Чек»
• Указать счет затрат (20, 26, 44) и статью расходов, связанную с командировками.
• Сумму суточных рассчитать согласно нормативам, установленным в организации.

Если к авансовому отчету приложены электронные чеки гостиницы, данные по ним можно внести автоматически через сканер чеков.

5. Проведение документа и печать авансового отчета

После заполнения всех вкладок проверьте суммы авансов и израсходованных средств. Если израсходовано больше выданного, появится задолженность организации перед подотчетным лицом (к выплате). Если остались неизрасходованные деньги, сотрудник должен вернуть их в кассу.

При проведении документа программа автоматически:

• списывает выданные авансы (если они были подобраны);
• оприходует товары/материалы (если заполнена вкладке «Товары»);
• относит расходы на счета затрат (если заполнена вкладка «Прочее»);
• формирует задолженность (если есть остаток или перерасход).

По кнопке «Печать» доступна унифицированная форма АО-1 (авансовый отчет). Перед печатью убедитесь, что все данные заполнены корректно.

Рисунок 7 — «Печать»

Заключение

Авансовый отчет — один из самых востребованных документов в 1С Бухгалтерия 3.0. Грамотное заполнение авансового отчета с использованием возможностей «1С:Сканер чеков» и механизма подбора выданных авансов позволяет минимизировать ошибки, автоматизировать учет расходов и сократить время на обработку первичных документов.

Остались вопросы? На них ответит наш специалист. Звоните по телефону +7 (495) 784-71-73 или обращайтесь по электронной почте tlm1c@4dk.ru.