Постановка основного средства (ОС) на учет в 1С — это не одно действие, а последовательный процесс, который начинается с фиксации факта поступления и заканчивается соединением всех затрат в один объект на счете 01. Корректное выполнение каждого шага гарантирует правильный расчет амортизации и надежность налогового учета.
В этой инструкции шаг за шагом разберем все возможные сценарии.
1. Настройка программы для учета основных средств
Прежде чем отражать покупку частей будущего ОС, убедитесь, что в настройках программы включена соответствующая функциональность:
- Зайдите в «Главное» — «Функциональность».
- Откройте вкладку «Основные средства» и активируйте флажок «Основные средства».
Если вы планируете учитывать аренду или лизинг, активируйте и эти опции.
Ключевые условия для признания имущества основным средством:
- оно должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода;
- должно иметь срок службы более одного года.
В налоговом учете для отнесения к амортизируемому имуществу требуется также, чтобы первоначальная стоимость превышала 100 000 рублей. В бухгалтерском учете этот стоимостной лимит вы определяете самостоятельно и фиксируете в учетной политике.
2. Способы постановки на учет в 1С:Бухгалтерия 8.3
В 1С:Бухгалтерия 8.3 существует несколько основных способов принять объект к учету, и выбор зависит от ситуации.
Способ 1. Стандартный способ принятия к учету через счет 08.04 двухэтапный: для объектов, требующих монтажа или сборки
Этот сценарий актуален для сложного оборудования, которое состоит из множества частей и требует пусконаладочных работ.
Алгоритм действий:
1. Откройте раздел «Покупки» и нажмите «Поступление (акты, накладные)» (альтернативный путь: «ОС и НМА» — «Поступление оборудования»).
2. В выпадающем списке «Вид операции» выберите «Оборудование».
3. Проставьте дату и входящий номер из документов поставщика. Укажите контрагента и договор с ним.
4. В блоке «Расчеты» проверьте корректность счетов учета и условий расчетов, а также выберите нужный способ зачета аванса: автоматически, по конкретному документу или без зачета.
5. В табличной части перечислите все купленные позиции — например: монитор, процессор, материнская плата, корпус, видеокарта, блок питания, оперативная память.
Рисунок 1 — «Документ Поступление: Оборудование»
Обратите внимание на поле «Счет учета» — оно автоматически заполняется значением 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств». Это происходит потому, что в карточке каждой номенклатурной позиции заранее выбран вид номенклатуры «Оборудование (объекты основных средств)».
Рисунок 2 — «Вид номенклатуры: Оборудование к установке»
6. В нижней части документа обязательно зарегистрируйте входящий счет-фактуру (или переключитесь на формат УПД, если поставщик работает с универсальным передаточным документом). НДС по приобретенным компонентам будет принят к вычету отдельным этапом — при формировании записей книги покупок.
Что в итоге: проведенный документ сформирует в учете проводку по дебету счета 08.04.1 и кредиту счета 60.01 на общую сумму закупленных комплектующих.
Рисунок 3 — «Движение документа «Поступление: Оборудование»
7. Отразите сборку документами «Передача оборудования в монтаж». Этот документ соберет все комплектующие воедино. Найдите его в разделе «ОС и НМА» — «Поступление основных средств» — «Передача оборудования в монтаж».
Заполните его данными:
- В поле «Объект строительства» введите наименование того, что собираете (например: компьютер). Если нужного названия нет в списке, добавьте его прямо из этого окна.
- Укажите склад, где находятся оприходованные комплектующие.
- Поле «Счет учета» должно содержать 08.03 «Строительство объектов основных средств» — это правильный накопительный счёт.
- В поле «Статья затрат» выберите статью, на которой будет копиться стоимость будущего ОС. Удобно завести отдельную статью, например, «Формирование стоимости ОС» (предварительно создайте её в справочнике статей затрат).
- Заполните табличную часть: добавьте все компоненты, входящие в компьютер. Используйте кнопки «Добавить» или «Подбор».
- В колонке «Счет учета» для каждой позиции должно стоять значение 08.04.1 — это счёт учёта самих комплектующих.
Рисунок 4 — «Передача оборудования в монтаж»
Все затраты на компоненты собираются на счёте 08.03. Это означает, что программа начала формировать первоначальную стоимость будущего инвентарного объекта — основного средства.
Рисунок 5 — «Движения документа «Передача оборудования в монтаж»
Любые затраты, связанные с доставкой, погрузкой, консультационными услугами, увеличивают первоначальную стоимость объекта. Для их учета в 1С используется документ «Поступление дополнительных расходов».
Порядок оформления:
- Перейдите в раздел «Покупки» и выберите «Поступление (акты, накладные, УПД)».
- Нажмите кнопку «Поступление» и в выпадающем списке укажите вид операции — «Услуги (акт, УПД)».
- Заполните основные реквизиты документа на основании полученного от подрядчика акта выполненных работ: номер, дату, данные о договоре.
- Перейдите по ссылке в поле «Расчеты», чтобы проверить счета учета, сроки расчетов с контрагентом и выбрать способ зачета аванса (автоматически, по документу или без зачета).
- В табличной части документа нажмите «Добавить» и внесите информацию об оказанных услугах.
- В колонке «Номенклатура» выберите соответствующий вид работ. Если нужной позиции нет в списке — создайте её в справочнике номенклатуры, указав вид номенклатуры «Услуги».
- Укажите счёт учета — 08.03 «Строительство объектов основных средств». Затем выберите:
- объект строительства (например: компьютер);
- статью затрат;
- способ строительства — «Подрядный».
- В нижней части документа зарегистрируйте полученный от подрядчика счет-фактуру (или переключитесь на формат УПД, если он используется).
Рисунок 6 — «Поступление услуг. Акт, УПД»
Результат проведения документа: сумма услуг подрядчика отражается в учете проводкой Дт 08.03 — Кт 60.01, то есть увеличивает стоимость создаваемого объекта основных средств на счете 08.03.
Рисунок 7 — «Движения документа «Поступление услуг»
Финальный и самый ответственный этап — принятие к учету. Собранный и готовый к работе объект нужно оформить как основное средство. Для этого служит документ «Принятие к учету ОС».
Пошаговый порядок действий:
Первый этап:
- Перейдите в раздел «ОС и НМА» — «Принятие к учету ОС».
- По кнопке «Создать» выберите вид операции – «Объекты строительства».
- В поле «Событие ОС» выберите «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию» или при необходимости добавьте новое событие.
- Заполните поле «Местонахождение ОС» — укажите подразделение, в котором будет числиться основное средство.
Заполните закладку «Объект строительства»:
- Укажите необходимый «Способ поступления», например «Приобретение за плату».
- В поле «Объект строительства» выберите объект сборки из справочника «Номенклатура».
- Поле «Счет» заполняется автоматически 08.03 «Строительство объектов основных средств».
- Нажмите на кнопку «Рассчитать сумму», и программа заполнит поля «Стоимость» (отражает данные счета 08.03 по стоимости в БУ) и «Стоимость НУ» (отражает данные счета 08.03 по стоимость в НУ).
- Сохраните данные по кнопке «Записать».
Рисунок 8 — «Принятие к учету ОС. Закладка «Объект строительства»
В колонке «Основное средство» по ссылке «Выбрать из списка» откройте справочник «Основные средства»:
- Выберите существующий объект или создайте новый (кнопка «Создать»).
- При создании нового элемента ОС укажите:
- Группу учета (например, «Производственное оборудование»)
- Наименование («Производственная линия»)
- Код по ОКОФ
- Амортизационную группу
- Остальные поля программа заполнит автоматически при проведении документа.
Рисунок 9 — «Принятие к учету ОС. Закладка «Основные средства»
Заполните закладку «Бухгалтерский учет»:
- Проверьте заполнение поля «Счет учета» счет учета объекта ОС.
- В поле «Порядок учета» укажите способ учета затрат (по умолчанию «Начисление амортизации»).
- Укажите «Способ начисления амортизации» в соответствии со способом, установленным в учетной политике организации (например – «Линейный способ»).
- В поле «Способ отражения расходов по амортизации» выберите или создайте новый способ учета затрат на амортизацию объекта ОС.
- В поле «Срок полезного использования (в месяцах)» укажите плановый срок эксплуатации ОС в месяцах.
- Если у ОС установлена «Ликвидационная стоимость» укажите ее.
- Сохраните данные по кнопке «Записать».
Рисунок 10 — «Принятие к учету ОС. Закладка «Бухгалтерский учет»
Заполните закладку «Налоговый учет»:
- В поле «Порядок включения стоимости в состав расходов» выберите «Начисление амортизации» (объект ОС для целей НУ является амортизируемым имуществом).
- В поле «Срок полезного использования (в месяцах)» указываем установленный срок амортизации ОС в месяцах.
- Закладка «Амортизационная премия» заполняется, если право единовременного включения в расходы части стоимости ОС в соответствии с п. 9 ст. 258 НК РФ предусмотрено учетной политикой организации.
- Сохраните данные по кнопке «Записать».
Рисунок 11 — «Принятие к учету ОС. Закладка «Налоговый учет»
Рисунок 12 — «Движение документа «Принятие к учету ОС»
Способ 2. Поступление с одновременным вводом в эксплуатацию (упрощенный способ)
Этот способ подходит для объектов, которые не требуют сборки, монтажа и готовы к использованию сразу после получения.
Алгоритм действий:
- Создайте документ «Поступление основных средств»: перейдите в раздел «ОС и НМА» — «Поступление основных средств» — «Поступление основных средств».
- Заполните документ: укажите контрагента, договор, местонахождение ОС (подразделение), способ отражения расходов по амортизации, материально-ответственное лицо, группу учета ОС.
- По кнопке «Добавить» заполните список приобретаемых объектов, их стоимость, срок службы основного средства. (должно быть соблюдено условие - стоимость и срок полезного использования совпадают в БУ и НУ).
- Укажите счет фактуру (или переключитесь на формат УПД, если он используется).
Рисунок 13 — «Поступление основных средств: Станок производственный»
Проведите документ: 1С автоматически сформирует все необходимые проводки и поставит станок на учет в одном документе:
- Дт 08.04.2 Кт 60.01 — оприходовано основное средство.
- Дт 01.01 Кт 08.04.2 — основное средство принято к учету.
Рисунок 14 — «Движение документа «Поступление основных средств»
Что делать после постановки ОС на учет
- Настройте учет и контролируйте: убедитесь, что проводки сформированы верно и сумма на 01 счете соответствует вашим ожиданиям.
- Начисляйте амортизацию: амортизация начнет начисляться с месяца, следующего за вводом в эксплуатацию, и будет автоматически рассчитываться при выполнении регламентной операции «Закрытие месяца».
- Проверяйте результат: для контроля используйте отчеты: ОСВ по счету 01, «Анализ субконто», «Ведомость амортизации».
