В условиях современного ведения бизнеса всё больше организаций переходят на электронный документооборот. Данный инструмент представляет собой систему обмена юридически значимыми электронными документами по защищённым телекоммуникационным каналам при участии оператора ЭДО и с обязательным применением квалифицированной электронной подписи.
Если сравнивать ЭДО с классическим бумажным делопроизводством, можно выделить целый ряд существенных преимуществ:
-
Наведение порядка во внутренних процессах компании.
- Существенное ускорение рабочих бизнес-процессов.
- Снижение административных издержек (экономия на бумаге, печати и почтовых пересылках).
- Полное исключение риска утраты документации — все файлы надёжно сохраняются в архиве ЭДО.
- Высокий уровень безопасности при передаче сведений (все сообщения шифруются).
На рынке представлено несколько сервисов электронного документооборота, и одним из наиболее востребованных по праву считается решение
1С-ЭДО. Его ключевая особенность заключается в том, что функционал встроен непосредственно в экосистему 1С. Благодаря этому пользователю не требуется устанавливать какое-либо дополнительное ПО, а подключение обмена с контрагентами выполняется прямо в рабочей базе.
Подключить обмен электронными документами можно в большинстве конфигураций платформы 1С:Предприятие, включая такие продукты, как:
В рамках данной статьи мы детально разберём самый распространённый вариант — настройку функционала
1С-ЭДО в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия редакции ПРОФ. В иных конфигурациях порядок действий может иметь отдельные нюансы, однако в целом алгоритм регистрации учётной записи ЭДО совпадает с тем, что применяется в Бухгалтерии предприятия.
Требования для подключения к 1С-ЭДО
Чтобы успешно зарегистрировать учётную запись и начать работать с сервисом, необходимо заранее подготовиться и проверить выполнение ряда обязательных условий.
Список ключевых требований:
-
Наличие доступа к информационной базе 1С с правами администратора.
- Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (подойдёт как ЭП руководителя, так и ЭП физлица в комплекте с машиночитаемой доверенностью).
- УКЭП для руководителя организации оформляется в налоговой службе или в аккредитованных удостоверяющих центрах. Такие сертификаты записываются на специализированные USB-токены (например, Rutoken lite, Rutoken ecp, JaCarta и аналоги).
На компьютере должны быть установлены драйверы для работы с токеном Рутокен. Процесс инсталляции не требует глубоких навыков системного администрирования — дистрибутивы свободно загружаются с официального сайта вендора.
Также потребуется криптопровайдер — специальное ПО, отвечающее за шифрование исходящих и расшифровку входящих сообщений. Передача данных всегда происходит в зашифрованном виде, что гарантирует высокий уровень информационной безопасности.
Действующая подписка на информационно-технологическое сопровождение (ИТС). Без неё функция отправки приглашений блокируется — доступным остаётся лишь просмотр входящих документов.
Важно добавить, что сертификаты, выпускаемые для руководителей ФНС или УЦ, работают в связке с криптопровайдером КриптоПро. Его дистрибутив также можно скачать с сайта разработчика. Следует иметь в виду, что после установки по умолчанию активируется демонстрационная версия, которая действует 90 дней. По истечении этого срока работа КриптоПро приостанавливается. Поэтому в течение указанного периода необходимо приобрести лицензионный ключ на сайте производителя и активировать его с помощью пин-кода, который приходит после оплаты.
Рисунок 1 — «Ввод лицензии»
Если все перечисленные шесть условий соблюдены, можно смело переходить к настройке подключения.
Пошаговая инструкция подключения ЭДО в 1С
Прежде чем приступить непосредственно к регистрации учётной записи, необходимо предварительно добавить сертификат электронной подписи в список доступных в программе. Для этого следует открыть раздел: «Администрирование» - «Обмен электронными документами» - «Настройки электронной подписи и шифрования».
Рисунок 2 — «Добавление сертификата»
В открывшемся окне нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем пункт «Для подписания и шифрования из личного хранилища». Важно, чтобы перед этим сертификат уже был помещён в хранилище «Личное» через оснастку КриптоПро CSP.
Рисунок 3 — «Настройки»
На следующем шаге система попросит указать организацию (если она не подставилась автоматически) и ввести пароль доступа к токену. После заполнения нажимаем «Добавить». Сразу после добавления рекомендуется открыть запись сертификата и воспользоваться кнопкой «Проверить», чтобы убедиться в корректности данных.
Рисунок 4 — «Добавление сертификата»
Рисунок 5 — «Настройки электронной подписи»
Чтобы подключить сервис 1С-ЭДО, необходимо перейти по пути «Администрирование» — «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» — «Учетные записи ЭДО». В появившемся списке учётных записей нажмите кнопку «Создать».
Рисунок 6 — «Кнопка «Создать»
Запускается помощник создания новой учётной записи. Первым делом потребуется добавить сертификат пользователя из перечня, который формируется в разделе «Настройки электронной подписи».
В ситуации, когда у организации ещё нет ни одной зарегистрированной учётной записи 1С-ЭДО, пункт «Восстановить учётную запись» будет неактивен. Рассмотрим именно этот случай.
В блоке «Идентификатор организации» выбираем вариант «Получить новый» и указываем оператора связи — например, АО «Калуга Астрал».
Рисунок 7 — «Помощник подключения ЭДО»
На следующем экране нужно проверить корректность заполнения юридического адреса организации (он подтягивается из карточки) и кода ФНС. При обнаружении ошибок адрес будет подсвечен красным — тогда необходимо кликнуть по ссылке и внести правки.
Кроме того, заполняется поле «Наименование учётной записи». Именно этот текст увидят ваши контрагенты, когда будут получать приглашение на обмен.
Для примера можно указать «Для электронных документов». В обязательном порядке установите флажок «Соглашаюсь с условиями использования».
Рисунок 8 — «Поле «Помощника подключения ЭДО»
На следующем этапе будет предложено выбрать сертификат ЭП и требуется ввести пароль. Обычно, 1С-ЭДО не требует дополнительного ввода пароля, поле оставляем пустым.
Если же пустой пароль не подходит, нужно ввести пароль, который установлен на токен при формировании электронной подписи.
Стандартные пароли для токенов:
-
Rutoken – 12345678;
- JaCarta – 1234567890.
Если ни один, из указанных паролей не подходит, нужно уточнить, какой пароль установлен на токен при формировании ЭЦП (обычно это указывается в документации к токену.)
После ввода пароля нажмите «ОК».
В следующем окне мы видим процесс создания новой учетной записи. Все стадии подключения должны быть отмечены зелёной галочкой. Если же на каком-то этапе возникает ошибка, то данный пункт отмечается красным крестом. Требуется исправить ошибки и повторить подключение.
Рисунок 9 — «Процесс создания учетной записи»
Если же у данной организации ранее была зарегистрирована учетная запись, то при создании учетной записи программа предложит восстановить данную учетную запись. В остальном процесс восстановления не отличается от процесса создания новой учетной записи.
Рисунок 10 — «Процесс восстановления»
В итоге, в списке учетных записей будет одна активная учетная запись. При этом зеленый кружок в названии учетной записи означает, что сертификат ЭП, используемый в данной учетной записи ЭДО актуален.
Если сертификат близок к завершению срока своего действия, то в названии учетной записи будет значок «Восклицательный знак». Если же сертификат просрочен, то индикатор будет красного цвета.
Рисунок 11 — «Активная учетная запись»
На этом создание учетной записи ЭДО завершено. Можно приступать к отправке приглашения.
Настройка обмена с контрагентами
Чтобы полноценно включить электронный обмен документами, необходимо отправить приглашение и дождаться, чтобы оно было принято контрагентом. Только после этого станет возможна отправка и получение электронных документов. При этом неважно, кто именно направляет приглашение — продавец или покупатель.
Важный нюанс: настройка связи ЭДО поддерживается даже между различными операторами. Это называется роумингом. Роуминг позволяет отправлять приглашения контрагентам, которые используют иные сервисы ЭДО (например, СБИС, Диадок и т.п.). Настройка роуминга выполняется силами самих операторов; от пользователя требуется лишь корректно указать идентификатор ЭДО партнёра.
Идентификатор ЭДО — это своего рода адрес компании в системе электронного документооборота. Провести аналогию можно с электронной почтой: точно так же, как по домену понятно, на каком сервисе зарегистрирован ящик, по первым буквам идентификатора
ЭДО можно определить оператора связи контрагента:
-
2AE — Калуга Астрал (сервисы 1С-ЭДО либо Астрал.Доки);
- 2BE — Тензор (СБИС ЭДО);
- 3BM — Контур (Диадок).
При отправке приглашения крайне важно точно знать, на какой именно идентификатор его направлять. Эти данные лучше заранее уточнить у самого контрагента.
Как пригласить контрагента в ЭДО
Процедура отправки приглашения выполняется из карточки организации. Для этого нажмите кнопку ЭДО и выбрать команду «Пригласить к обмену электронными документами».
Рисунок 12 — «Приглашение»
В появившемся диалоговом окне необходимо указать идентификатор контрагента. Система может автоматически подставить некоторые идентификаторы из своего реестра (для тех, кто уже зарегистрирован в 1С-ЭДО), однако нет стопроцентной гарантии, что будут найдены все существующие адреса всех операторов.
Если вам известен точный идентификатор ЭДО партнёра, лучше вставить его вручную и нажать «Далее». Текст самого приглашения можно оставить без изменений.
Рисунок 13 — «Отправка приглашения»
После отправки статус приглашения отслеживается в интерфейсе ЭДО в разделе «Покупки (Продажи)» - «Текущие дела ЭДО» во вкладке «Приглашения».
Сразу после отправки статус сменится на «Отправлено». Когда контрагент примет приглашение, необходимо обновить состояние интерфейса с помощью кнопки «Отправить и получить».
Рисунок 14 — «Обновление интерфейса»
Стоимость и тарифы 1С-ЭДО
Стоит отметить, что сервис 1С-ЭДО доступен для всех пользователей, однако, если у вас есть договор ИТС уровня ПРОФ либо ТЕХНО, либо оплаченный тариф Старт ЭДО, то на отправку документов предоставляется скидка в зависимости от уровня договора
Рисунок 15 — «Скидка на отправку документов»
В 1 пакет документов можно включить 3 документа по одной операции (например Договор, Счет и УПД).
Также есть предоплаченные тарифы 1С ЭДО. Стоимость завbсит от лимита документов в тарифе. Срок предоплаченных тарифов 1 год.
Рисунок 16 — «Предоплаченные тарифы»
При оплате по факту размер оплаты зависит от количества отправленных документов за расчетный период (месяц). Сумма к оплате рассчитывается путем умножения указанной в таблице ниже стоимости одного комплекта (в комплекте – до 3-х документов) на количество комплектов.
Рисунок 17 — «Сумма к оплате»
Ответы на частые вопросы
В процессе настройки и использования 1С-ЭДО у пользователей нередко возникают одни и те же типичные ситуации. Чтобы сэкономить ваше время, мы собрали самые популярные из них и подготовили развернутые пояснения.
1. Что делать, если при создании учётной записи появляется ошибка «Не найден действительный сертификат»?
Чаще всего это означает, что сертификат электронной подписи, который вы пытаетесь добавить, либо уже истёк, либо не был корректно установлен в личное хранилище сертификатов Windows. Первым делом проверьте срок действия сертификата в оснастке КриптоПро CSP. Также убедитесь, что на компьютере установлена актуальная версия криптопровайдера.
2. Можно ли использовать одну учётную запись 1С-ЭДО для нескольких организаций?
Нет, это невозможно. Каждая учётная запись жёстко привязана к конкретному ИНН организации и сертификату руководителя (или уполномоченного лица). Если вы ведёте несколько юридических лиц в одной базе 1С, для каждого из них потребуется отдельная регистрация в сервисе ЭДО со своим уникальным идентификатором и электронной подписью.
3. Я отправил приглашение контрагенту, но прошло уже несколько дней, а ответа нет. В чём может быть дело?
Здесь возможны несколько вариантов.
- Во-первых, приглашение могло попасть в спам или технические папки на стороне контрагента (особенно если у них другой оператор и настройка роуминга выполнена не до конца).
- Во-вторых, у контрагента может быть просрочена подписка на сервис ЭДО, и они физически не могут принять документы.
Самое надёжное решение — связаться с партнёром по телефону или электронной почте и уточнить, отображается ли у них ваше приглашение в интерфейсе, а заодно проверить, активен ли их тариф.
4. Нужно ли каждый раз вводить пароль от токена при отправке каждого документа?
Как правило, нет, если вы установили галочку «Запомнить пароль». Программа 1С запоминает сессию работы с токеном на время вашей работы в базе. Повторный ввод пароля может потребоваться только в том случае, если вы перезагрузили компьютер, вытащили токен из USB-порта или закрыли сеанс 1С более чем на несколько часов.
5. Что такое роуминг и нужно ли его дополнительно настраивать?
Роуминг — это техническая возможность обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к другому оператору ЭДО (например, вы на «Калуге Астрал», а ваш поставщик — на «Диадоке»). Сама настройка роуминга происходит на стороне операторов связи, и пользователю обычно не нужно предпринимать никаких дополнительных шагов. Единственное, на что стоит обратить внимание, — это корректно указанный идентификатор ЭДО контрагента (начинается с 2BE, 3BM и т.д.). Если идентификатор введён верно, операторы «подружат» ваши системы автоматически.
6. Как быть, если срок демо-версии КриптоПро истёк, а лицензию ещё не купили?
В этом случае работа с электронной подписью полностью блокируется — вы не сможете ни подписывать исходящие документы, ни расшифровывать входящие. Единственное решение — приобрести коммерческую лицензию на сайте производителя (ООО «КриптоПро») и активировать её полученным пин-кодом. Обратите внимание, что для юридических лиц обычно требуется версия КриптоПро CSP не ниже 5.0. После активации сертификат перестанет блокироваться, и все функции ЭДО снова станут доступны.
7. При отправке документа возникает ошибка: «Превышен лимит исходящих комплектов». Что это значит?
Данное сообщение говорит о том, что вы исчерпали количество оплаченных комплектов документов в рамках вашего текущего тарифного плана. В такой ситуации необходимо либо дождаться начала нового расчётного периода (если у вас оплата по факту), либо приобрести дополнительный пакет документов или перейти на тариф с большим лимитом. Уточнить остаток комплектов всегда можно в личном кабинете оператора 1С-ЭДО или в разделе «Настройки обмена» в самой программе.
8. Можно ли подключить ЭДО, если у организации нет подписки ИТС?
Формально зарегистрировать учётную запись можно, но без действующего договора ИТС вы столкнётесь с серьёзным ограничением: функция отправки приглашений новым контрагентам будет заблокирована. Вы сможете только просматривать те документы, которые вам уже прислали. Поэтому для полноценной работы подписка ИТС обязательна. Это плата не только за сам ЭДО, но и за доступ к обновлениям конфигураций и консультационной поддержке.
9. Контрагент прислал документ, а у меня он не отображается. Почему?
Причин может быть несколько. Самая распространённая — вы не нажали кнопку «Отправить и получить» в интерфейсе текущих дел ЭДО, чтобы синхронизировать данные с сервером оператора. Вторая по частоте — у вас не добавлен или не активен сертификат расшифровки (тот самый, на который пришёл документ). И, наконец, возможно, контрагент ошибся идентификатором и отправил бумагу на другую организацию. Проверьте статус обмена, обновите список и, если документ всё ещё не появился, запросите у контрагента скриншот отчёта об отправке.
10. Влияет ли смена руководителя на работу 1С-ЭДО?
Да, при смене директора меняется и электронная подпись (старая аннулируется, новая выпускается на нового руководителя). В этом случае вам придётся заново добавить новый сертификат в настройки подписи и, скорее всего, создать новую учётную запись ЭДО для организации, так как старая будет привязана к уже недействительному сертификату. Перевыпуск учётной записи происходит по аналогичному алгоритму, описанному в пошаговой инструкции выше.
Нужна помощь с подключением и настройкой 1С-ЭДО?
1С-ЭДО позволяет организовать обмен электронными документами прямо в привычной программе 1С — без перехода в сторонние сервисы. Но для корректной работы важно правильно настроить электронную подпись, создать учетную запись ЭДО и подключить обмен с контрагентами.
Если при подключении 1С-ЭДО возникли ошибки или Вы не хотите разбираться в настройках самостоятельно, обратитесь к специалистам Первого Дома Консалтинга «Что делать Внедрение». Поможем подключить и настроить 1С-ЭДО, проверить работу электронной подписи и решить возникающие вопросы по работе сервиса.
Связаться с нами:
Телефон: +7 (495) 784-71-70
E-mail: tlm1c@4dk.ru
Оставьте заявку — специалист свяжется с Вами и поможет настроить
