Изменение окладов в 1С ЗУП: полное руководство

Ежегодное повышение минимального размера оплаты труда обязывает работодателей пересматривать оклады сотрудников. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) предусмотрены гибкие инструменты для корректного отражения таких изменений — от массовой индексации до индивидуальных корректировок. В этой статье мы разберём, как правильно оформить изменение окладов, какие документы использовать и как избежать типичных ошибок при настройке зарплаты.

Основные способы изменения окладов в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП реализовано несколько подходов к корректировке заработка, выбор которых зависит от масштаба изменений и их характера. Для единичных случаев подойдут узкоспециализированные документы, а для массовых — универсальные механизмы.

Основные документы для изменения оклада:

- Изменение плановых начислений — основной инструмент для группового пересмотра окладов и проведения индексации.

- Кадровый перевод — применяется при одновременном изменении должности, подразделения или графика работы, но также позволяет скорректировать оклад.

- Изменение оплаты труда — предназначено исключительно для точечной настройки начислений одному сотруднику без сопутствующих кадровых изменений.

Для массового повышения окладов рекомендуется использовать документ «Изменение плановых начислений». Он не только позволяет одновременно скорректировать оплату труда нескольких работников, но и корректно учитывает индексацию при расчёте среднего заработка.

Изменение оклада в штатном расписании

Если в вашей организации ведётся штатное расписание с сохранением истории изменений, начинать корректировку следует именно с него. Документ «Изменения штатного расписания» находится в разделе «Кадры».

Пошаговый алгоритм:

1. Создайте документ «Изменение штатного расписания» в разделе «Кадры» — «Штатное расписание» — «Изменения штатного расписания».

Рисунок 1 — «Изменения штатного расписания»

2. Нажмите кнопку «Изменить позиции» и выберите нужные должности или подразделения.

3. Укажите новые значения окладов — вручную или с помощью функции «Заполнить показатели».

Рисунок 2 — «Функция «Заполнить показатели»

4. После сохранения система предложит автоматически сформировать документ «Изменение плановых начислений» для всех сотрудников, занимающих указанные должности.

Функция «Заполнить показатели» особенно полезна при единообразном повышении. Например, чтобы увеличить все оклады на 5%, укажите операцию «Умножить на» и коэффициент 1,05. По умолчанию программа округляет результат до рубля в большую сторону — это можно настроить в параметрах.

Документ «Изменение плановых начислений»

Этот документ является ключевым элементом процесса корректировки заработной платы в 1С:ЗУП. Он находится в разделе «Зарплата» — «Изменение оплаты сотрудников».

Рисунок 4 — «Изменение оплаты сотрудников»

Работа с ним включает в себя следующие этапы:

• Формирование списка сотрудников — с помощью кнопки «Заполнить» (все сотрудники) или «Подбор» (выборочное изменение).

• Установка нового оклада — вручную или с помощью группового заполнения.

• Определение даты вступления изменений в силу — как правило, с 1-го числа месяца.

Если речь идёт об индексации заработной платы, обязательно установите флажок «Учитывать как индексацию заработка». В этом случае вместо конкретной даты указывается месяц, а изменения применяются с первого числа этого месяца.

Рисунок 5 — «Флажок «Учитывать как индексацию заработка»

Программа автоматически рассчитывает коэффициенты индексации для каждого сотрудника. Эти коэффициенты затем используются при расчёте отпускных, больничных и других выплат, основанных на среднем заработке.

Массовое изменение окладов нескольких сотрудников

Для одновременной корректировки окладов группы работников оптимальным решением остаётся документ «Изменение плановых начислений».

Алгоритм массового повышения:

• Создайте документ «Изменение плановых начислений».

• С помощью кнопки «Подбор» выберите нужных сотрудников (можно отфильтровать по подразделению, должности и другим критериям).

Рисунок 6 — «Подбор»

• Нажмите «Заполнить показатели».

• Отметьте показатель «Оклад», выберите операцию «Умножить на» и укажите коэффициент (например, 1,05 для повышения на 5%).

• Настройте округление — рекомендуется использовать единые правила для всех сотрудников.

Преимущество такого подхода — единообразие и автоматизация. После проведения документа проверьте результаты с помощью кнопки «Сведения о фонде оплаты труда и начислениях», где отображаются как старые, так и новые значения окладов.

Настройка автоматического повышения окладов до уровня МРОТ

1С:ЗУП позволяет автоматизировать корректировку окладов при изменении МРОТ. Для этого необходимо заранее настроить соответствующие параметры.

Порядок настройки:

• Перейдите в раздел «Настройки» — «Расчёт зарплаты».

• Активируйте опцию «Выполняется индексация заработка сотрудников».

• Убедитесь, что показатель «Оклад» включён в состав совокупной тарифной ставки.

• Задайте правила округления при автоматическом пересчёте.

После официального повышения МРОТ система предложит сформировать документ «Изменение плановых начислений» с установленным флажком индексации. Однако важно помнить: техническая корректировка в программе не заменяет юридического оформления. Необходимо подготовить приказы и дополнительные соглашения к трудовым договорам с каждым сотрудником.

Особенности индексации заработной платы

Индексация заработной платы — это не просто повышение окладов, а обязательная мера по поддержанию реального уровня доходов работников. В 1С:ЗУП она оформляется особым образом.

Ключевые особенности индексации:

• Применяется ко всем сотрудникам организации или конкретного подразделения.

• Вступает в силу с 1-го числа месяца (указывается месяц, а не дата).

• Коэффициенты индексации автоматически учитываются при расчёте среднего заработка.

• Используется тот же документ — «Изменение плановых начислений», но с активированным флажком «Учитывать как индексацию заработка».

При проведении индексации программа рассчитывает индивидуальный коэффициент для каждого сотрудника на основе его совокупной тарифной ставки. Эти коэффициенты затем применяются в документах «Отпуск», «Больничный» и других. Проверить их применение можно в форме расчёта среднего заработка (кнопка с изображением зелёного карандаша).

Частые ошибки при изменении окладов

Несмотря на интуитивно понятную логику 1С:ЗУП, пользователи часто допускают ошибки, которые приводят к некорректным начислениям.

Типичные ошибки и способы их предотвращения:

• Неверная дата изменения — при индексации указывайте месяц, а не конкретную дату.

• Отсутствие кадрового оформления — любое изменение оклада должно сопровождаться приказом и дополнительным соглашением.

• Игнорирование индексации при расчёте среднего заработка — всегда проверяйте, применяются ли коэффициенты в расчётных документах.

• Разнобой в округлении — установите единые правила для всех сотрудников.

• Неполный пересмотр зависимых выплат — при изменении оклада перепроверьте надбавки, премии и другие начисления, привязанные к базовому окладу.

После любого изменения окладов рекомендуется провести тестовый расчёт заработной платы и сверить его с ручным расчётом. Помните: корректное оформление изменений в 1С:ЗУП — это не только техническая задача, но и важный элемент кадрового и бухгалтерского учёта, требующий внимания к деталям и соблюдения трудового законодательства.