В 2026 году электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся обязательной частью логистики для большинства компаний и ИП, связанных с грузоперевозками. Новые правила затронут грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, логистические компании и даже обычные организации, которые получают товары для бизнеса.
Главный документ в системе — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Именно она подтверждает факт перевозки груза и заменяет бумажные транспортные документы при коммерческих перевозках по территории России.
Переход на ЭПД вызывает много вопросов у предпринимателей:
- кому обязательно подключаться к системе;
- когда нужна ЭТрН;
- можно ли продолжать работать с бумажными документами;
- что делать перевозчикам и водителям;
- как оформлять документы при работе через экспедиторов;
- нужны ли ЭПД для маркетплейсов и курьерской доставки.
Разберём подробно, как устроен переход на ЭПД в 2026 году и что нужно сделать бизнесу уже сейчас.
Что такое ЭПД и ЭТрН
ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые оформляются и передаются через специальных операторов электронного документооборота.
Основной документ — ЭТрН (электронная транспортная накладная). Она используется при коммерческой перевозке грузов автомобильным транспортом.
Документы создаются в XML-формате, подписываются электронной подписью и передаются через систему операторов ЭПД в государственную информационную систему.
После вступления новых требований в силу бумажные версии ЭТрН использоваться не будут, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законодательством.
Кому обязательно переходить на ЭПД
Переход на электронные перевозочные документы касается практически всех участников логистической цепочки.
Грузоотправители
Если компания или ИП привлекает стороннего перевозчика для доставки товара, необходимо оформлять ЭТрН и подключаться к оператору ЭПД.
Если перевозка осуществляется собственным транспортом без договора перевозки, электронная транспортная накладная обычно не требуется.
Перевозчики
Для перевозчиков переход на ЭПД становится критически важным. Без подключения к системе работать легально будет практически невозможно.
Перевозчику необходимо:
- подключиться к оператору ЭПД;
- настроить транспортный ЭДО;
- обеспечить водителей устройствами для работы;
- организовать электронное подписание документов;
- протестировать внутренние процессы.
Экспедиторы
Обязанности экспедитора зависят от его юридической роли:
- Если экспедитор принимает груз во владение, он становится участником оформления ЭТрН и может выступать грузоотправителем.
- Если экспедитор только организует перевозку, но груз официально не принимает, участие в ЭТрН может не потребоваться.
Грузополучатели
Даже компании, которые просто получают товары для офиса, становятся участниками ЭПД.
Если организация принимает следующие товары, ей нужно подписывать свой раздел электронной транспортной накладной:
- канцелярию;
- стройматериалы;
- оборудование;
- расходники;
- товары для бизнеса.
Когда ЭТрН не нужна
Несмотря на масштабный переход на цифровые перевозочные документы, остаются ситуации, когда бумажный формат допустим.
ЭТрН обычно не требуется:
- при перевозках для физических лиц;
- при личных перевозках;
- при самовывозе без договора перевозки;
- при внутренней перевозке внутри одной компании;
- при международной перевозке за пределами РФ.
Для международной логистики продолжает использоваться накладная CMR.
Нужно ли переходить на ЭПД малому бизнесу
Даже небольшие компании и ИП обязаны адаптироваться к новым требованиям. Если бизнес пользуется услугами транспортных компаний, электронные перевозочные документы становятся обязательными.
Даже если учёт ведётся вручную или в Excel, предпринимателю всё равно придётся:
- подключиться к оператору ЭПД;
- получить электронную подпись;
- организовать электронный документооборот;
- перестроить логистические процессы.
В чём разница между ГосЛог и оператором ЭПД
Многие предприниматели путают регистрацию в ГосЛог и подключение к оператору ЭПД.
Это разные системы.
ГосЛог
ГосЛог — это государственный реестр участников рынка перевозок.
Регистрация подтверждает право компании работать как:
- перевозчик;
- экспедитор;
- участник логистического рынка.
Оператор ЭПД
Оператор ЭПД — это сервис, через который создаются и передаются электронные перевозочные документы.
Через оператора выполняются:
- оформление ЭТрН;
- обмен документами;
- передача данных в государственную систему;
- хранение документов;
- проверка корректности файлов.
Нужен ли обычный ЭДО вместе с ЭПД
Да. ЭПД — это часть электронного документооборота.
Для работы с перевозочными документами требуется подключение к оператору транспортного ЭДО.
Именно через него:
- создаются транспортные накладные;
- подписываются документы;
- передаются данные между участниками перевозки.
Нужны ли ЭПД для перевозок до 3,5 тонн
Да. Обязательность ЭТрН зависит не от массы автомобиля, а от характера перевозки.
Если доставка коммерческая и выполняется по договору перевозки, электронная транспортная накладная потребуется независимо от тоннажа автомобиля.
Как ЭПД работают при международных перевозках
На международном участке перевозки продолжают действовать международные документы, включая CMR.
Но если груз перемещается по территории России, после прохождения таможни оформление ЭТрН становится обязательным.
Если в перевозке участвует российский перевозчик, внутри РФ электронная транспортная накладная должна оформляться по стандартным правилам.
Как ЭПД влияют на курьерские службы
Для курьеров правила зависят от схемы доставки.
Доставка физическим лицам
Если товар доставляется обычному покупателю, ЭТрН не требуется.
Доставка бизнесу
Если доставка выполняется для ИП или юридического лица, оформление ЭПД становится обязательным.
Курьер как перевозчик
Если курьер работает как самостоятельный перевозчик, он становится полноценным участником ЭТрН.
Нужно ли оформлять ЭТрН при работе с маркетплейсами
Здесь всё зависит от способа доставки.
Если продавец самостоятельно отвозит товар на склад маркетплейса собственным транспортом, ЭТрН обычно не требуется.
Если привлекается сторонний перевозчик, электронная транспортная накладная становится обязательной.
Дальнейшую логистику со склада организует сам маркетплейс.
Как работать со сборными грузами
Сборные перевозки считаются одним из самых сложных сценариев для ЭПД.
В одной машине могут находиться грузы:
- от разных отправителей;
- для нескольких получателей;
- с разными маршрутами.
В таких случаях:
- на каждую партию оформляется отдельная ЭТрН;
- при смене перевозчика создаются дополнительные этапы;
- участники подписывают только свою часть перевозки.
Даже если груз едет в одной машине, документов может быть несколько.
Как происходит обмен ЭПД
Схема работы с электронной транспортной накладной выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель создаёт ЭТрН.
- Перевозчик подписывает свой раздел.
- Водитель получает QR-код.
- Грузополучатель подтверждает получение груза.
- Документы автоматически передаются в государственную систему.
Проверка данных обычно занимает несколько минут.
Что должен показывать водитель ГИБДД
После перехода на ЭПД водитель предъявляет QR-код электронной транспортной накладной.
Важно учитывать:
- код должен отображаться в приложении;
- скриншоты и распечатки не подходят;
- QR-код должен быть динамическим;
- интернет во время проверки может не понадобиться.
Если связи нет, информация может проверяться по номеру автомобиля.
Нужна ли водителю электронная подпись
Не всегда.
В некоторых схемах подписание документов выполняется удалённо из офиса перевозчика.
Но во многих случаях водителю всё равно потребуется:
- смартфон;
- приложение оператора ЭПД;
- доступ к QR-коду.
Как подписывать ЭТрН
Для работы с ЭПД используется:
- квалифицированная электронная подпись (КЭП);
- либо НЭП через Госключ.
Подписание возможно:
- с компьютера;
- через мобильное приложение;
- удалённо.
Можно ли исправлять ошибки в ЭТрН
Да, но после подписания документа обычное редактирование невозможно.
Все изменения оформляются через корректировки.
Поэтому компаниям важно заранее проверять:
- реквизиты;
- маршруты;
- данные перевозчика;
- вес груза;
- время погрузки и выгрузки.
Какие данные обязательно указываются в ЭТрН
В электронной транспортной накладной обязательно фиксируются:
- данные отправителя;
- информация о перевозчике;
- сведения о получателе;
- наименование груза;
- упаковка;
- масса груза;
- адреса;
- время погрузки и выгрузки.
Некоторые разделы доступны только отдельным участникам перевозки.
Например, стоимость перевозки обычно видят только отправитель и перевозчик.
Что делать при смене водителя или маршрута
Если в процессе перевозки меняется:
- водитель;
- транспорт;
- маршрут;
- адрес доставки,
в ЭТрН оформляются специальные титулы.
Например:
- титул 7 — переадресовка;
- титул 8 — смена водителя или транспорта.
Будут ли штрафы за отсутствие ЭПД
Ответственность за нарушения постепенно ужесточается.
Штрафы могут назначаться:
- за ошибки в документах;
- за отсутствие обязательных сведений;
- за отсутствие путевого листа;
- за нарушение правил перевозки.
Для некоторых нарушений штрафы уже достигают 100 000 рублей.
Как подготовиться к переходу на ЭПД в 2026 году
Чтобы перейти на электронные перевозочные документы без сбоев, бизнесу рекомендуется заранее:
- Определить свою роль в перевозке.
- Подключиться к оператору ЭПД.
- Получить электронные подписи.
- Настроить транспортный ЭДО.
- Проверить готовность контрагентов.
- Обучить сотрудников.
- Подготовить водителей и мобильные устройства.
- Протестировать оформление ЭТрН.
Чем раньше компания начнёт переход, тем проще будет избежать проблем после полного запуска обязательных требований.
Итоги
Переход на ЭПД в 2026 году станет одним из главных изменений для логистики и грузоперевозок в России.
Электронные перевозочные документы затронут:
- перевозчиков;
- экспедиторов;
- грузоотправителей;
- грузополучателей;
- транспортные компании;
- поставщиков и дистрибьюторов.
Главная задача бизнеса сейчас — заранее подготовить процессы и перейти на электронный документооборот с подключением сервиса 1С-ЭПД до момента, когда работа без ЭТрН станет невозможной.
Компании, которые внедрят ЭПД заранее, смогут:
- быстрее оформлять перевозки;
- сократить количество ошибок;
- уменьшить риски штрафов;
- ускорить обмен документами;
- повысить прозрачность логистики.
В ближайшие годы электронные транспортные накладные станут стандартом для всей отрасли грузоперевозок.
Рекомендуем обратить внимание на сервис автоматизации 1С:ЭПД https://4dk-soft.ru/services-1c/1s-epd/. Он помогает компаниям быстрее перейти на электронные перевозочные документы, упростить оформление ЭТрН и снизить риски ошибок при документообороте. А мы поможем подключить новый сервис и разобраться с ним. Заполните форму по ссылке выше, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 784-71-73 или напишите на электронную почту tlm1c@4dk.ru — мы оперативно ответим и подберём оптимальное решение.
